3.2. Контроль календарних планів і графіків при управлінні проектами

Календарні плани проекту та їх виконання – є однією з основних функцій при управління проектами в процесі його реалізації. Вони розробляються і складаються на всіх стадіях реалізації проекту і включають плани проектних робіт, матеріально-технічного забезпечення, будівництва, монтажу, наладки, комплексного опробування запроектованої технології та вводу об’єкту в експлуатацію.

Календарний план у будівництві - це проектний документ, яким встановлюється на основі прийнятих організаційно-технологічних схем і рішень, доцільна послідовність, взаємоузгодження у часі і терміни виконання робіт.

На основі календарних планів виявляється потреба в працівниках, будівельних машинах і механізмів, матеріально-технічних і енергетичних ресурсах, транспортних засобах, тимчасових будинках і спорудах. Календарним планом встановлюються терміни і послідовність постачання технологічного устаткування і комплектуючих виробів, розробка проектно-кошторисної документації, розподіл в часі капітальних вкладень та обсягів БМР.

Календарні плани будівництва промислового об’єкту та споруд розробляються на стадії проекту (робочого проекту) в складі проекту організації будівництва (ПОБ), в якому встановлюється послідовність та терміни будівництва основних та допоміжних об’єктів та споруд, пускових комплексів, очередей і робіт підготовчого періоду.

На об’єкт розробляються календарні плани робіт з об’єкту в складі проекту виробництва робіт (ПВР)в якому встановлюється послідовність і терміни виконання будівельних, монтажних і спеціальних будівельних робіт та їх взаємоузгодження в часі при будівництві окремого будинку (споруди). ПВР є основним документом виробничого призначення, на основі якого здійснюється оперативне планування, управління і контроль за роботами, що виконуються на об’єкті.

На основі ПВР складаються річні, квартальні, місячні, декадно-добові, тижнево-добові часові графіки виробництва робіт, а також графіки забезпечення конструкціями, виробами, матеріалами, устаткуванням та робочими, виконання яких контролюється в оперативному порядку.

За видами робіт, в складі технологічної карти на комплексний будівельний процес, результатом якого є закінчені конструктивні елементи розробляється календарний графік виконання робіт, який контролюється і в якому встановлена послідовність виконання окремих робочих процесів і операцій, їх тривалість та взаємоузгодження в часі.

Треба сказати, що той чи інший проект представляє собою складну систему, яка характеризується великою кількість показників. Однак контролюються не всі показники, а тільки ті, які включають їх сукупність, та які впливають на кінцеві результати, а саме: обсяги робіт, терміни їх виконання, вартість та якість, які поєднуються контролем за календарним виконанням графіків виконаних робіт.

Контроль за ходом виконання календарного графіку здійснюється як було зазначено вище не тільки за термінами, коли почато або закінчено роботу, але й в кількісних одиницях, а також як відбувається виконання сукупності робіт за проектом та їх якість. В цьому випадку загальний об’єм виконаних робіт за проектом визначається в відсотковому відношенні. І в цьому, і в іншому випадку контроль зводиться до порівняння виконаних робіт за календарними графіками. Виконаний об’єм робіт підтверджується щомісячними довідками за формами №2 та №3, які містять найменування робіт, одиницю вимірювання, кількість, вартість одиниці вимірювання та загальну вартість з визначенням загальної вартості усіх виконаних робіт за місяць з урахування плановогоприбутку, накладних витрат та інших витрат. На підставі форм №2 і №3 з урахуванням інфляційних процесів складається вартість виконаних робіт за місяць за договірною ціною.

Часткове виконання будь-якого конструктиву або виду робіт може бути визначено за допомогою фізичних показників, а також у відсотках. Звичайно контроль здійснюється тижнево-добовим плануванням. Наприклад, обсяги виконаних робіт за якимось конструктивом цегляної кладки, штукатурки, санітарно-технічним роботам і т.д. (табл. 8.1)

Наведені висновки виконаних робіт свідчать про відставання і зрив графіку і потребують аналізу та рішення.

Таблиця 8.1

Порівняння планових та фактично виконаних робіт

Дата	Результати наростаючим підсумком
	Фізичні величини		Відсотки, %
	План	Факт	План	Факт
7 березня	200	210	25	26
14 березня	400	390	50	48,8
21 березня	500	550	75	68,8
28 березня	800	750	100	93,8
30 березня		800		100

За накопичуваними відомостями ведеться також щомісячний контроль, з наростаючим підсумком виконаних обсягів робіт. Який зрівнюється з передбаченим за графіком та з загальним за кошторисом (табл. 8.2).

Таблиця 8.2

Накопичувана відомість виконаних обсягів робіт вузлу, об’єкту

Назва конструкцій	Од. вимір.	Обсяг робіт за кошторисом	Місяці
			січень		лютий		березень			….		вересень
			обсяг	%	обсяг	%	обсяг	%			обсяг		%
1. Монолітні залізобетонні фундаменти	м3	250					-	-	-		-		-
2. Монтаж збірного залізобетонного каркасу	м3	150	-	-					-		-		-
3. Цегляна кладка	м3	300	-	-				100/ 100	-		-		-
4. …..	м3
5. Монтаж устаткування	тис. грн..	20	-	-	-	-	-	-

Для контролю ходу реалізації проекту необхідно мати: план використання робочої сили, так званий графік забезпечення робочими, який складається за професіями і виконавцями і за яким ведеться щоденний облік наявності робочих на буд майданчику.

Такий аналіз обсягу робіт, забезпечення робітниками дозволяє прослідкувати за ростом продуктивності праці, проконтролювати витрати ресурсів та потребу в них та надає інформацію менеджеру проекту. Маніпулюючи ресурсами і максимально поєднуючи технологію робіт він може приймати необхідні рішення щодо корегування ходу робіт.

Контролю підлягають строки виконання робіт за найважливішими вузлами і етапами, в найважливіших точках, що визначають введення об’єкту у відповідності з графіком і контрактом, витрати фінансових коштів, витрати ресурсів та ефективність їх використання.

Контроль виконання строків виконуваних робіт наочно приведений в табл. 8.1, 8.2, а також виконанням графіку потреби в робітниках.

Контроль фінансових коштів та ресурсів завжди пов'язаний з роботами, що виконуються. Вони є рушійними силами проекту. Якщо гроші не будуть надані, виконавці не будуть виконувати роботи, не зможуть придбати матеріали, сплачувати заробітну плат робітникам і т.д. Тому, системаконтрою буде неефективною, якщо не будуть використовуватися менеджером проекту дані та інформація про забезпечення проекту фінансовими і матеріальними ресурсами. Успіх та реалізація проекту залежить від дотримання необхідних пропорцій і балансу між планом виконаних робіт та необхідними для цієї мети ресурсами, які в сукупності визначають час(тривалість).

Контролюються також наступні показники:

• відхилення від графіків виконання;

• відхилення від кошторису витрат;

• індекс виконування календарного плану;

• індекс інтенсивності витрат.

Контроль календарного графіку повинен здійснюватися за наступними напрямками:

• зіставлення плану і факту;

• визначення критичного шляху та можливих відхилень, оцінка їх впливу на графік;

• коригування графіку;

• прогноз ключових точок.

• постійний аналіз хода виконаних робіт.

Контролю підлягають графіки виконання робіт, поставки МТР, устаткування, забезпечення робочими та ін. а також заходи, пов’язані з виконанням робіт.Для ефективності контролю повинна бути створена система звітів про хід робіт, система заходів попереджуючого характеру, оцінка продуктивності праці і механізм прийняття рішень для своєчасного внесення необхідних корективів в проект, що реалізується.

Основним показником реалізації проекту також є його ціна, за дотриманням якою, повинен бути встановлений контроль. При будівництві цей контроль здійснюється замовником та менеджером проекту шляхом порівняння кошторисної вартості конструктивів з виконаними обсягами робіт (їх оплатою).

З цією метою ведеться облік витрат згідно табл. 8.3

Таблиця 8.3

Порівняльний аналіз кошторисної вартості конструктивів з фактичними витратами

Найменування робіт	Вартість за кошторисом			Фактичні витрати (тис.грн.)
	тис. грн.	%
Земляні роботи	30	2,5	28
Устрій фундаменту	144	12	154
Монтаж каркасу	264	22	264
Стіни	84	7	82
Отвори	36	3	45
Крівля	72	6	68
…. і т.д.	114	9,5	114
Сантехнічні роботи	96	8	96
Електромонтажні роботи	120	10	118
Монтаж устаткування	144	12	154
Оздоблювальні роботи	96	8	100
Усього	1200		1291

Аналізуючи табл. 8.3, після виконання кожного конструктиву ми бачимо, що при виконанні земляних робіт досягається економія в 2,0 тис.грн., а устрій фундаменту дав подорожчання в 10 тис.грн., в цілому удорожчання після виконання двох конструктивів склало 8 тис.грн.Аналізом встановлюються причини розроблюються заходи та приймаються рішення щодо дотримання ціни проекту, що реалізується. Такими рішеннями можуть бути використання нових технологій, що здешевлюють будівництво; вибір постачальників матеріальних ресурсів, у яких ціни на матеріали будуть нижче, чим у попередніх; обмеження додаткових вимог експлуатаційних служб і т.д., з урахуванням яких вносяться корективи, тобто здійснюється регулювання.

В процесі будівництва об’єкту здійснюється постійний контроль за його ходом, використанням ресурсів, за виконанням договірних зобов’язань з замовником і з субпідрядниками, продуктивності праці, витратами на будмайданчику і т.д.

1. Контроль за ходом будівництва здійснюється на підставі календарного графіку шляхом технічної оцінки виконання вузлових термінів та позицій графіка в цілому. Так вузлові терміни визначаються роботами. Технічна готовність яких дозволяє проводити інший вид роботи, проводити іспити, пусконалагоджувальні роботи та опробування механізмів, агрегатів, пристроїв. Наприклад, здача фундаментів під монтаж каркасу будівлі або під монтаж устаткування, передача електропідстанції під електромонтажні роботи, монтаж технічного обладнання з передачею під пусконаладку, закінчення робіт з монтажу трубопроводів з передачею під випробування та ін.

Контролю також підлягають строки початку та закінчення робіт окремих конструктивів.

Для вірної оцінки стану робіт на окремих вузлових термінах і позиціях графіку необхідно знати ступінь їх технічної готовності.

Технічна готовність (вузлу, об’єкту) тієї чи іншої позиції графіку повинна визначатися не тільки вартістю даної роботи, але й трудомісткістю. Вона визначається як в цілому за об’єктом, конструктивом, так і за термінами виконання.

Наявність у складі кожної позиції графіка обсягів робіт, вартості і трудомісткості і визначення технічної готовності дозволяє узгодити графік з оперативним тижнево-добовим і декадним плануванням і приймати при необхідності коригувальні дії.

Технічна готовність тієї чи іншої позиції (роботи) графіку визначається як у відсотках так і приведена (питомим коефіцієнтом) за кошторисною вартістю і трудомісткістю за формулами.

У відсотках:

(8.3)

(8.4)

де Пс, Пт – відсоток позиції графіку до вузла (об’єкта) за кошторисною вартістю та трудомісткістю;

Сп, Тп - кошторисна вартість та трудомісткість позиції графіку;

Со, То – загальна кошторисна вартість та трудомісткість за вузлом (об’єктом).

Приведена за питомим коефіцієнтом:

(8.5)

(8.6)

де Кс, Кт – питома вага за кошторисною вартістю трудомісткістю тієї чи іншої позиції (роботи) графіку.

Розглянемо спрощений графік окремого вузлу (об’єкту) табл. 8.4 і використовуючи формули 8.3 та 8.4 заповнимо графи 5,7 цієї таблиці.

Для заповнення граф 11-12 (чисельник) на підставі встановлених термінів визначаємо середньодобовий темп, наприклад позиції 1, який складає 100% / 30= 3,33 % (30 діб тривалість роботи в робочих днях, у тому числі в травні 16, в червні 14). Тоді плановий відсоток технічної готовності 3, 33* 16 = 53,3 %, а в наступному місяці з урахування наростаючого підсумку 100%.

Плановий відсоток технічної готовності за останніми позиціями графіку визначається подібно, як за кошторисною вартістю, так і за трудомісткістю.

Після закінчення звітного періоду (місяця, тижня) на підставі виконаних обсягів робіт за вартістю та трудомісткістю визначаємо за тією же методикою фактичний відсоток технічної готовності (знаменник) за кожною позицією або вузлу (об’єкту) з заповненням таблиці 8.4.

Ріст технічної готовності за вартістю і трудомісткістю абсолютний та приведений визначається з використанням 8.5 та 8.6 та табл. 8.4. і заповненням таблиць 8.5 і 8.6 і підсумку табл. 8.4.

Аналізуючи та порівнюючи ріст технічної готовності за графіком, що проектується з фактичним ростом технічної готовності кожної позиції вузла (об’єкту), можна зробити висновок, що оцінку графіку та його контроль треба здійснювати не тільки за термінами виконання робіт і вартістю, але й за трудомісткістю робіт, яка є найбільш об’єктивною та виключає можливість суттєвих прорахунків менеджерів проекту щодо забезпечення реалізації проекту в встановлені терміни.

2. Контроль за використанням трудових ресурсів здійснюється на підставі графіку руху робочих, вихідним документом для складання якого є календарний графік будівництва об’єкту.

Основним принципом побудови графіку руху робочих є його рівномірність при дотриманні технологічної послідовності руху бригад і ланок робітників за фронтами робіт.

Календарному графіку над кожною роботою цифрами показана кількість робітників, зайнятих її виконанням. Підсумовуючи за кожний робочий день або інший період за всіма роботами отримаємо загальну щоденну планову кількість робочих, які працюють на об’єкті, в тому числі за спеціальностями.

Таблиця 8.4

Спрощений графік будівництва вузла (об’єкту)

№	Найменування роботи	Об’єм	Кошторисна вартість			Трудомісткість			Вико-навець		Термін виконання			Проектований та фактичний ріст технічної готовності за місяцями, %
			тис.грн	% до вузла	Чол. дн.		% до вузла			Поча-ток		Кі-нець	Травень			Червень		Липень		Серпень		Вересень
													За кошт.		За труд.	За кошт.	За труд.	За кошт.	За труд.	За кошт.	За труд.	За кошт.	За труд.
1	2	3	4	5	6		7	8		9		10	11		12	13	14	15	16	17	18	19	20
1.	Земляні роботи, м3	5	4,1	1,28	125,1		5,2	ВАТ «Екскав»		10.05		20.06
2.	Монолітні залізобетонні фундаменти, м3	250	37,5	11,7	188		7,83	ЗАТ «Макстр»		20.06		16.07
3.	Монтаж збірного залізобетонно-го каркасу , м3	150	65,0	20,3	180		7,5	ЗАТ «Макстр»		5.07		31.07
4.	Цегляна кладка, м3	300	40,0	12,3	240		10	ЗАТ «Макстр»		20.07		25.08
5.-14.	Інші роботи	153,4	153,4	47,97	1497		62,37	ЗАТ «Макстр»		10.07		20.09
15	Монтаж устаткування	20	20	6,25	170		7,1	ВАТ «Механомонтаж»		25.08		25.09
	Всього		320		2400		100

Таблиця 8.5

Ріст технічної готовності за вартістю

№ поз. граф.

Кс

Процент технічної готовності за кошторисною вартістю

Травень

Червень

Липень

Серпень

Вересень

Абсолют.

Приведена

Абсолют.

Приведена

Абсолют.

Приведена

Абсолют.

Приведена

Абсолют.

Приведена

1.

0,0128

2.

0,117

_

_

3.

0,203

_

_

_

_

4.

0,125

_

_

_

_

5-14

0,4797

_

_

_

_

15

0,0625

_

_

_

_

_

_

1,0

_

_

_

_

_

Таблиця 8.6

Ріст технічної готовності за трудомісткістю

№ поз. граф.	Кс	Процент технічної готовності за кошторисною вартістю
		Травень		Червень		Липень		Серпень		Вересень
		Абсолют.	Приведена	Абсолют.	Приведена	Абсолют.	Приведена	Абсолют.	Приведена	Абсолют.	Приведена
1.	0,52
2.	0,0783	-	-
3.	0,075	-	-	-	-
4.	0,1	-	-	-	-
5-14	0,6237	-	-	-	-
15	0,071	-	-	-	-	-	-
	1,0	-		-		-		-		-

Примітка до таблиць 8.5 і 8.6:Ц чисельнику приводиться відсоток технічної готовності за графіком, в знаменнику – фактична готовність.

Контроль робочих здійснюється шляхом порівняння фактичної їх наявності на об’єкті з графіком. У випадку нестачі робітників тієї або іншої спеціальності або субпідрядної організації, аналізуються причини та приймаються міри щодо коригування графіку виробництва робіт та руху робочих.

3. Контроль витрат з будівництва об’єкту. Витрати на будівництво об’єкту поділяють на прямі та опосередковані.

До прямих відносяться витрати на матеріали, заробітну плату і механізми, тобто всі витрати, що мають пряме відношення до будівництва.

До опосередкованих– усі інші витрати за об’єктом (будмайданчику), які не мають прямого відношення до виробництва БМР, а саме управлінські витрати, будівництво тимчасових будівель та споруд та ін.

Регулювання цих витрат є прямим обов’язком менеджера будівництва та управлінського персоналу, що працює з ним і пов’язано з постійним контролем.

Контроль цих витрат повинен здійснюватись групою контролю витрат менеджера.