Змістовний модуль 8. Контроль виконання проекту Зміст

8.1. Основні стадії і елементи контрольного циклу.

8.2. Контроль календарних планів і графіків при управлінні проектами.

8.3. Аналіз показників виконання проекту та його оцінка.

8.4. Проектна звітність та контроль за змінами проектів.

8.5. Етапи завершення проекту і передача його замовнику.

Висновки.

Питання для самоперевірки знань.

Література (3,5,6,11,14,17)

8.1. Основні стадії і елементи контрольного циклу.

Контроль за виконанням робіт за проектом здійснюється на всіх етапах його життєвого циклу і представляє собою стадійний перелік послідовно виконуємихскладних робіт і дій.

На етапі інвестування, при управлінні проектами, такими стадіями і роботами є: проектування, матеріально-технічне забезпечення, будівництво об’єкту, монтаж, наладка і комплексне опробування устаткування, а також введення об’єкту в експлуатацію, які відносяться до контрольного циклу.

Контролю при проектування об’єкту підлягають плани процесу проектування і розробки проекту, вхідні і вихідні данні.

Плани проектування повинні мати опис розділів, строки виконання з закріпленням виконавців і відповідальних осіб. Проектування і розробка проекту доручається кваліфікованому персоналу, забезпеченого необхідними ресурсами. Між різними групами повинно бути визначено організаційну і технічно взаємодію.

На вході процесу проектування повинні бути встановлені і документально оформлені вимоги до продукції, а вихідні проектні дані з розробкою проектної документації і контролю відповідати вхідним (рис 8.1).

Рис. 8.1 Етапи і стадії проектування і контролю об’єктів

На визначених етапах проектування проводиться аналіз, перевірка і контроль результатів проектування, який здійснюються комісією, в склад якої входять учасники проектування, а при необхідності і інші спеціалісти.

Виправлення і внесені зміни в проект узгоджуються повноважними особами, замовником (інвестором) або за його згодою іншими фахівцями.

При перевірці документації між перевіряючими повинні бути розділені процедури щодо огляду, схваленню, випуску, розповсюдженню і перевірці проектних документів. Особлива увага переділяється повноті, точності розроблених специфікацій.Контролюється також повнота, точність всієї документації, її передача в необхідних екземплярах на всі ділянки, де вона використовується і де згідно цієї документації проводиться робота. Недійсна та застаріла документація підлягає вилученню. Також визначається порядок змін в раніше розроблену документацію.

Вся робота з контролю за організацією і плануванням матеріально-технічного забезпечення (МТЗ)проекту здійснюється на всіх його етапах і полягає в: нормуванні витрат матеріальних ресурсів і визначення потреби в них; організації матеріально-технічного постачання з визначенням організаційної структури і постачальників; формуванні заказів і узгодженні контрактів; організації зберігання матеріалів, видачі і обліку їх виробничим дільницям та з якісним контролем на кожній стадії.

Етапи матеріально-технічного забезпечення при виконанні проекту наведені на рис. 8.2, а їх функції і контроль за їх виконанням здійснюються структурними підрозділами підприємства, в питаннях:

• нормування й і визначенні потреби – технічними и виробничими відділами;

• - визначення організаційної структури МТЗ проекту - керівництво та плановий відділ підприємства;

Рис. 8.2 Стадії МТЗ і контролю проекту

• визначення технічних умов, якості і дослідження задоволення потреби в матеріалах та ін. з пошуком, відповідних постачальників – відділи маркетингу, якості, матеріального забезпечення;

• формування заказів та узгодження контрактів – відділ виробництва, матеріального забезпечення, юриспруденції;

• організація забезпечення зберігання, поставок матеріалів безпосередньо на виробничі ділянки – відділ матеріального забезпечення;

• облік розходу матеріальних ресурсів – виробничий відділ, бухгалтерія та інше.

Розглянемо більш докладно кожен з названих етапів.

На етапі нормування і визначення потреби в матеріальних ресурсах за проектом, контролюються і визначаються склад та якість розрахунків. Визначається норма витрат.

Норма витрат – це планова величина витрат матеріальних ресурсів, мінімально необхідних для виготовлення одиниці продукції, що встановлюється згідно з прийнятої конструкції виробу, запроектованого технологічного процесу і рівня організації виробництва.

Норма складається з окремих елементів і в загальному вигляді може визначатися за такою формулою:

Нв = Км+Вт – Вт.в. + Во – Вв.в., (8.1)

де: Нв – норма витрат матеріалу на одиницю продукції;

Км – корисний зміст матеріалу в готовій продукції;

Вт – відходи технології;

Вт.в. – частина технологічних відходів, що була використовувана

Во – відходи и втрати організаційного-технічного характеру;

Вв.в. – частина відходів, що була використовувана.

Вихідними даними планування потреби в матеріально-технічних ресурсах та якісного контролю в їх визначенні є обсяг об’ємів робіт за проектом, номенклатура використаних у проекті матеріалів, а також технічного обґрунтовані норми витратцих матеріалів з розрахунку на одиницю об’єму робіт.

Потреба в матеріальних ресурсах за проектом визначається в кількісному вимірі на ті чи інші види ресурсів за формулою:

М = Нв × Кв (8.2)

де: М - потреба в будь-якому матеріалі;

Нв – норма витрат в матеріалі на одиницю продукції;

Кв – кількість (об’єм) за проектом.

Структура МТЗ проекту визначається для кожного проекту індивідуально і залежить від прийнятих форм забезпечення проекту ресурсами та організаційної структури служб матеріально-технічного забезпечення.

Організаційна структура служб матеріально-технічного забезпечення при управлінні проектами залежить від масштабності і виду проектів, запроектованих потужностей, об’ємів і конструктивів робіт, галузевої ознаки та ін.Звичайно, для невеликих малих і середніх проектів МТЗ здійснюється окремими робітниками або відділом матеріального забезпечення, а для великих проектів – спеціальною службою, яка в свій час отримала назву управління виробничо-технічної комплектації (УВТК), в обов’язки якої крім постачальних і контролюючих функцій, введені інженерні функції потреби в якісній продукції.

Організаційних форм забезпечення матеріально-технічними ресурсами існує декілька, серед них наступні:

- через аукціони і конкурси;

- на товарно-сировинних біржах;

- за допомогою спонсорства;

- за допомогою прямих зв’язків з постачальниками;

- власного виробництва.

МТЗ за проектом може здійснюватися за двома напрямками (способами): замовником – прямі закупки, підрядником разом із субпідрядними організаціями – субпідрядні поставки. При першому або другому напрямку використовується та або інша форма МТЗ, виходячи з особливостей ресурсу, ціни і т.д. та їх форм сполучення. Контроль функцій МТЗ за проектом - за персоналом служб матеріально-технічного забезпечення.

Визначивши організаційну структуру, форм МТЗ, а також потребу в матеріально-технічних ресурсів (МТР) за проектом вирішуються питання проджерела цієї потреби. Мова йде про вивчення ринку матеріалів, конструкцій виробів, машин, механізмів і тому подібне.

Вихідну інформацію надають загальні джерела: газети, радіо, телебачення, інтернет, спеціальні журнали і каталоги, біржові бюлетені, технічні довідники та ін. Повні дані можна отримати при безпосередньому контакті з виробниками, постачальниками та при відвіданні виставок, ярмарків. Така інформація дає змогу виявити необхідних постачальників.

Процедура вибору постачальників при управлінні проектами може бути організована в різних формах. Найбільш важливими і ефективними є:

- конкурсні торги (тендери);

- прямі переговори між постачальниками і організацією проекту, що реалізується.

Вибір постачальників визначають виходячи з оцінки їх можливостей. Такими можливостями є:

- управлінські, технічні і виробничі можливості;

- якість продукції;

- наявність прямих довгострокових зв’язків;

- фінансове становище;

- надійність постачальників;

- документальні пропозиції інших реалізаторів проекту;

- імідж постачальників;

- віддаленість постачальників від реалі заторів проекту (будівельників);

- ризик штрафів у постачальника, тощо.

Матеріально-технічне постачання при управлінні проектами здійснюється оформленням різних документів. Одним з таких документів є замовлення (заказ), що при невеликих обсягах поставок є юридичним документом і може замінити договір.

Замовник повинен мати:

• назву документа з заявкою матеріалу та описом продукції, що поставляється;

• порядковий номер;

• строки поставки і кількість, у тому числі партіями, а для конструкцій – комплектами;

• адреса поставки;

• погоджена ціна;

• реквізити постачальника та будівельника - реалізатора проекту.

Формування замовлень на матеріали здійснюється на підставі розроблених проектною організацією й уточнених на місці відомостей потреб у матеріалах і замовлених спеціаалізаціях. Замовлення формується за групами матеріалів, а на конструкції комплектами з дотриманням принципу технологічності.

Принцип технологічності складається з сукупності матеріальних ресурсів комплекту по кількості, найменуванню, типорозміру, що забезпечує безперервність у точній відповідності з технологією, прийнятою проектом виробництва БМР.

Замовлення складаються по постачальникам у вигляді поставних, монтажних і рейсів комплектів, які групуються у комплектувальні відомості (карти), з урахуванням монтажних схем.

Комплектувальні відомості (карти) складаються на підставі різних схем технологічних комплектів, що забезпечують виконання будівельно-монтажних робіт (БМР) за проектом.

Після вибору постачальника, проведення певної підготовчої роботи та розміщення замовлень на поставку матеріалів, між постачальником і будівельником-реалізатором проекту документально оформлюється контракт (договір), в якому дається характеристика матеріалу, що замовляється, його кількість, якість, фінансові умови, порядок і терміни постачання та ін. Договір вважається узгодженим , якщо між сторонами досягнуто згоди за всіма його істотними умовами.

Контроль за виконанням поставок за контрактом здійснює служба матеріально технічного постачання.

Основним документом, який забезпечує організацію зберігання поставок матеріалів безпосередньо на виробничій ділянці є об’єктний будівельний генеральний план, що розробляється будівельними організаціями в складі проекту виробництва робіт.

Будівельний генеральний план об’єкту це план будівельною майданчика, на якому показані та розміщені основні монтажні і грузо-підйомні механізми, тимчасові будинки, споруди і устаткування, в тому числі складське господарство, яке необхідно і буде використовуватися в період будівництва.

Складське господарство об’єкту (проекту) включає під’їзні шляхи та комунікації, тимчасові будинки і споруди, а також складські майданчики, які являються елементами для зберігання поставок.

Сама поставка на об’єкт складається з процесів доставки матеріальних ресурсів транспортом, їх прийому, розвантаження, складуванняі зберігання.

Доставка матеріальних ресурсів в залежності від складності об’єктів може здійснюватися залізничним транспортом, автомобільним, водним і авіатранспортом.Прийомка конструкцій, розвантаження і складування повинні відповідати вимогам нормативних документів, а зберігання, відповідно норм та природно-кліматичним умовам і вимог їх зберігання. Названі етапи та їх якість контролюються службами МТЗ.

Особливе значення надається обліку і контролю за витратами матеріалів, що досягається точною фіксацією наявності надходжень і витрат матеріальних ресурсів за допомогою діючої системи документів. Відпуски матеріалів виробництва повинні здійснюватися на підставі лімітних карт забору того чи іншого матеріалу, які складаються на основі відомості обсягів робіт за об’єктом (проектом) й існуючих норм витрат матеріалів. Лімітна карта є основним документом обліку, що регламентує відпустку матеріалів з початку й до кінця будівництва даного об’єкту.

Контроль витрат основних матеріалів у зіставленні з виконаними обсягами робіт і встановлених виробничих норм здійснюється поданням лінійним персоналом місячних звітів, з послідовною їх перевіркою виробничим відділом та остаточною перевіркою бухгалтерією з прийняттям рішення керівництвом.

Будівництво об’єкту (проекту), монтаж, наладка і комплексне опробування устаткування- це найбільш важливі стадії реалізації проекту, які складають в загальному обсязі проекту до 80 % його вартості та трудовитрат. Зрив одного з елементів цього етапу погрожує кризою і банкрутством задуму проекту для інвестора.

Виконанню БМР на об’єкті повинен передувати комплекс заходів з підготовки виробництва як це було зазначено в четвертій темі, а також шляхом виробничого контролю, який включає :

• Вхідний контроль включає контрольробочої документації та її відповідність передовим досягненням НТП, нормативно-технічній документації, сучасним технологіям та вимогам споживача, суспільства, прийнятої проектними розробками; матеріально-технічних ресурсів, устаткування з впровадження нових прогресивних матеріалів, машин і механізмів, устаткування, які надають зниження витрат за статтями собівартості створюваної будівельної продукції; та енергоресурсам. Проводиться персоналом будівельної організації за належністю.

• Операційний контроль будівельних процесів або виробничих операцій, який повинен забезпечувати своєчасне виявлення дефектів і вжиття заходів щодо їх попередження. При операційному контролі слід перевіряти технологію виконання будівельно-монтажних процесів, а також відповідність виконуваних робіт робочим кресленням, будівельним нормам, правилам і стандартам. Особливу увагу слід звертати на виконання спеціальних заходів при будівництві на осідаючих ґрунтах, в районах з зсувами і карстовими явищами, а також при будівництві складних і унікальних об’єктів.

При операційному контролі слід керуватися відповідними нормативними документами з будівництва (ДБН), технологічними або типовими картками, схемами виконання робіт, схемами операційного контролю якості, що контролює майстер, виконроб, лабораторія та геодезична служба будівельної організації.

• Приймальний контроль БМР здійснює перевірку якості виконаних робіт, а також відповідних конструкцій зі складанням акту прихованих робіт. Огляд прихованих робіт зі складанням акту прихованих робіт здійснюється безпосередньо перед виконанням робіт на відповідність їх та інших робіт вимогам нормативних документів та проекту. Виконання наступних робіт при відсутності актів огляду прихованих попередніх робіт забороняється. Огляд прихованих робіт і приймання відповідних конструкцій на складних і унікальних об’єктах повинні проводитися з урахуванням особливих вказівок, що повинно відображатися у відповідних актах.

Відповідні конструкції підлягають в процесі будівництва, по мірі їх готовності складанню проміжного акту прийняття цих конструкцій за участю замовника, виконавця та авторського нагляду.

Контроль якості виконаних БМР в процесі прийомки здійснюється атестованими працівниками служби якості, лінійним персоналом, геодезичними та лабораторними службами, авторським наглядом та замовником. Замовнику в процесі прийомки виконаних робіт передаються паспорта на матеріали, акти на приховані роботи, виконавчі схеми, та інша документація.

На всіх стадіях, з метою перевірки ефективності виконаного раніше виробничого контролю за виконаними БМР, будівельні організації силами спеціальних служб, створеними з цією метою комісіями, проводять інспекційний контроль.

За результатами контролів повинні бути вжиті заходи щодо усунення виявлених дефектів і зроблено записи в загальному журналі робіт.

Контроль введення об’єкту (проекту) в експлуатацію здійснюється шляхом порівняння на основі його поетапного формування за рівнями:

• нормативному;

• фактичному;

• експлуатаційному;

• кінцевої будівельної продукції (об’єкту).

Нормативний рівень проекту повинен відповідати науковим і експериментальним дослідженням,виходячи з вимог рішення соціально-економічних задач,перспектив розвитку НТП,технічних і економічних можливостей держави.

Фактичний рівень проекту повинен відповідати стадії його проектування і залежить від ступеню дотримання його нормативного рівня, тобто обумовлюється ступенем виконання вимог проекту.

Експлуатаційний рівень виявляється і підтримується в процесі експлуатації закінчених будівництвом об’єктів, тобто він відповідає і характеризує ступінь задоволення очікуваних потреб споживачів, суспільства визначених нормативним і фактичним рівнями.

Кінцевий рівень будівельної продукції (об’єкту) визначається проміжними рівнями продукції, які включають і відповідають нормативній і проектній документації, нормативним вимогам до будівельних матеріалів, конструкцій, виробів і устаткуванню, а також БМР і проблемам експлуатації будинків і споруд.

Таким чином, кінцевий рівень будівельної продукції (об’єкту) визначається нормативними документами та експлуатаційними показниками.