6.1. Мета і функції проектного планування

В управлінні проектами, планування вважається одною з перших функцій реалізації проекту. Успіх будь-якого проекту залежить від своєчасної і якісної розробки плану, який повинен бути всебічним, непереривним, розроблятися на всіх стадіях життєвого циклу проекту – на передпроектній, проектній, будівництві, експлуатації, з визначенням життєздатності.

Сутність планування проекту полягає в обґрунтуванні цілей і засобів, іх досягнення на основі виявлення ресурсів, визначення комплексу робіт, ефективних методів і засобів, необхідних для їх виконання, і встановлення взаємодії організацій учасників проекту.

Основна мета планування проекту – забезпечити виконання робіт і досягнення кінцевих результатів проекту. Планування передбачає визначення цілей і параметрів взаємодії робіт, розподіл ресурсів і прийняття інших організаційних технологічних і економічних рішень, що забезпечують досягнення поставлених у проекті цілей [3].

Розробка планів проекту охоплює всі сторони його побудови. Плануються всі необхідні параметри мети : час, потреба в матеріально – технічних і трудових ресурсах, устаткування та інше., із встановленням термінів виконання планових цілей при мінімальних витратах і необхідній якості.

Плани, що розробляються, об’єднуються в єдину комплексну систему і забезпечують збалансованість планових показників, як по видах прийнятих ресурсів, так і по термінам виконання планів.

Розроблені плани проекту повинні бути направлені на кінцеві його цілі- максимальне задоволення вимог споживача в одержанні якісної продукції та одержання інвестором необхідного прибутку. Таке орієнтування визначає новий напрямок функцій планування проектів. Сьогодні функції планування проектів припускають рішення наступних питань:

- якою повинна бути організаційна форма, функціональна структура проекту;

- як повинен реалізовуватися проект, щоб досягти і забезпечити намічені цілі при мінімальних витратах виробництва і ресурсів;

- в якому стані знаходиться проект в даний час в процесі реалізації, його слабкі і сильні сторони, його можливості в області фінансів, забезпечення ресурсами та ін.;

- яке зовнішнє оточення;

- що повинен робити менеджер проекту, його функції, функції членів команди (робочої групи), що забезпечують виконання поставлених цілей проекту та ін.

Як ми бачимо, планування в управлінні проектами займає провідне місце в процесі реалізації поставлених цілей проекту. Планування і управління тісно пов’язані між собою в здійсненні загальних функцій менеджменту проекту, а саме: виборі мети, визначенні ресурсів, організації виробничих процесів і праці, контролі виконання і коригування, мотивації і оплати праці команди.

6.2. Складові системи планування

Процес розробки планів охоплює всі стадії проектного циклу: розробку концепції проекту, вибір стратегічного рішення, щодо виконання проекту і розробка деталей проекту, укладання контрактів виконання робіт та ін. і представляє собою систему планів до яких відносяться наступні функції планування:

- на доінвестиційний стадії;

- на стадії розробки проектно-технологічної документації у складі проекту організації проекту;

- на стадії матеріалізації у складі проекту виробництва робіт.

Основні складові змісту плану реалізації проекту залежить від самого проекту, в тому числі від його типу, місця розташування і т.д. Так план з реалізації крупного промислового об’єкту включає наступні стадії:

- основні цілі проекту;

- фінансовий план проекту;

- план узгодження контрактів;

- функціональний план проекту;

- аналіз факторів виконання проекту.

1. Основні цілі проекту визначаються, виходячи з його концепції, а саме цілі учасників повинні бути викладені чітко і визначатися контрактами з ними.Не повинна ставитися така ціль - як досягнення високої якості при мінімальних витратах тому, що ці цілі не можуть бути поєднанні між собою.

2. Фінансовий план проекту визначає життєздатність проекту і є його розділом. В ньому закріпляються узгоджені оптимальні рівні (долі) інвестицій кожного інвестора і умови фінансування, що створює зацікавленість кожної сторони в зниженні витрат на приріст капіталу і мінімізує фінансовий ризик.

3. План узгодження контрактів складається в сумісній стратегії учасників проекту з допомогою якої взаємно ув’язуються їх виробничі цілі. Визначаються задачі кожного учасника та їх взаємозалежність. Так задачі субпідрядника взаємно ув’язуються з задачами постачальників та іншими учасниками, задачі субпідрядника ув’язуються з задачами генпідрядника, а генпідрядника з задачами замовника.

Кожен учасник розробляє план виконання контракту відповідно з поставленими задачами і основною ціллю реалізації проекту, визначають послідовність і строки, призначають відповідальних осіб за підготовку і узгодження контракту.

4. Функціональний план проекту визначає структуру кожного функціонального етапу робіт, строки їх виконання і особливості:

Функціональний план включає:

- генеральний календарний план (графік) проекту. Цим планом плануються строки початку і завершення робіт по функціональним комплексам, підкомплексам і т.д., визначаються строки початку випуску продукції, строки поставок матеріалів, устаткування, проектування будівництва і т.д.;

- календарний план (графік) робіт (короткостроковий) складається на окремі функціональні цільові етапи, з обліком вводу проекту (об’єкту) в експлуатацію. Кожен функціональний етап здійснюється в визначений проміжок часу.

Короткостроковий календарний план утримує перелік і об’єми робіт, строки їх виконання з визначенням відповідальних осіб за їх виконанням.

-функціональні плани робіт які представляють собою систему розробляємих заходів з конкретними технічними і управлінськими рішеннями, пов’язаними в тому числі з виконанням тих чи інших робіт. До таких особливостей відносяться:

а) По плану проектних робіт:

- лецензіор технологій;

- консультанти з питань технологій;

- вихідні дані для проектування;

- першочергові вимоги до проектно конструкторських робіт;

- пріоритети виконання робіт;

-потреба в персоналі;

-процедури затвердження розробок.

б) По плану матеріально-технічного забезпечення:

-постачальники матеріалів і устаткування;

-контроль за розходом будівельних матеріалів і устаткування.

в) По плану будівництва:

-вплив кліматичних умов;

-участь архітектора (автора проекту);

-тимчасові будинки і споруди, в тому числі житло для будівельників;

-наявність, можливість отримання і кваліфікація робочої сили;

-тривалість робочого тижня;

-потреба в машинах, механізмах, інструменті;

- організація робіт на будмайданчику та організація робіт субпідрядних організацій.

г) По плану контролю якості:

-загальні критерії якості (політика в області якості і створення системи);

- контроль якості поставляємого устаткування і матеріалів;

- перевірка розрахунків і робочих креслень;

- охорона устаткування і матеріалів на будмайданчику;

д) По плану здачі проекту (об’єкту ) в експлуатацію:

- підготовчі роботи;

- передексплуатаційний контроль;

- введення проекту в експлуатацію.

5. Аналіз факторів виконання проектів призначається для визначення недоліків в плануємих попередніх рішеннях і розробка заходів з ліквідації цих недоліків, які впливають на виконання проекту.

Сам процес проходить в наступному порядку:

- ідентифікація і аналіз факторів, які впливають на реалізацію проекту;

- розробка заходів з ліквідації негативного впливу факторів на поставлену ціль;

- розробка календарного графіку виконання заходів;

- призначення відповідальних компетентних осіб, здатних виконати розроблені графіки;

- впровадження розроблених заходів в реалізуємий проект [5].