1.2. Цілі, завдання, функції та процеси проектного менеджменту.

В останні роки поняття проект пов'язаний з поняттям чогось загального, єдиного цілого, яке відображає ідею, задум від їх зародження до реалізації і отримання результату. Існує безліч визначень проекту (див. п. 1.1), які відображають в кінцевому рахунку зміну системи, дійсності, створення чогось нового. Якщо їх проаналізувати, то можна виділити ряд проблем в їх розумінні:

- у класичному розумінні проект трактують вузько;

- у понятті найчастіше відбиваються його характеристики;

- результативність надана абстрактно або нечітко;

- виділяються укрупнені процеси, які супроводжують виконання проекту;

- відсутнє розуміння проекту як системи бізнес-процесу;

- не надано результату проекту, який виділяється як інновація.

Разом з тим, у всіх цих визначеннях, проекти спрямовані на досягнення певних результатів – іншими словами на досягнення мети. Саме ця мета є рушійною силою проекту, і всі зусилля, що докладаються до планування і реалізації, спрямовані на її досягнення.

Таким чином, головною кінцевою ціллю проекту (інвестиційного проекту) є таким результат, який забезпечив би його підвищений попит і задоволення споживачів, суспільства на випуск якісної ціленаправленої продукції і одержання прибутку. Проміжними цілями проекту є його організація, дотримання строків визначених концепцією, якість та заплановані витрати. Зв'язок між головною метою і цілями проекту наведений на рис. 1.2.

Головна мета

Обсяг робіт з проекту

Організація

Якість

Час (строки)

Витрати

Рис. 1.2. Зв’язок між головною метою і цілями проекту

Виконання визначених цілей інвестиційного проекту пов’язано з виконанням наступних завдань з:

- формуванням структури проекту і визначення основних об’ємів і етапів роботи;

- визначенням необхідних обсягів інвестицій і джерел фінансування;

- визначенням виконавців проекту на основі прямих переговорів або тендерних торгів;

- підготовкою роботи для узгодження контрактів, договорів та їх укладення;

- визначенням строків виконання проектів відповідно до діючих нормативів і практичних досягнень та складання на цій основі графіків реалізації проекту;

- підготовчими роботами, в тому числі по закупкам, які відносяться до стадії МТЗ;

- проведенням аналізу витрат;

- плануванням і врахуванням ризиків.

В той же час кожен проект, що реалізується має свою специфіку, відрізняється тим, що він не повторюється; має сформульовану мету; завдання; механізм створення, певний початок і кінець, обмежений в часі і засобах; складний; вимагає тих чи інших методів; залучення фахівців різних профілів; часто має високий пріоритет.

Само створення проекту та його управління вимагає особливого підходу і представляє собою процес, а по його стадіях реалізацію системи процесів.

Під процесним підходом розуміють використання в рамках системи процесів проекту разом з їх визначенням і взаємодією, а також управління ними.

Процесний підхід забезпечує безперервний контроль в межах системи процесів та їх об’єднанням і взаємодією. В рамках управління проектом формується певна послідовність і взаємозв’язок всіх процесів, а само формування цієї послідовності і налагодження взаємозв’язків визначає виконання всього процесу. Процесний підхід і взаємозв’язок процесів при управлінні проектами наведений на рис. 1.3.

Процес ініціації

Процес встановлення мети

Процес узгодження завдання

Процес формулювання команди

Процес формулювання методичного забезпечення

Процес планування і виконання робіт

Процес контролю

Процес коригування

Процес завершення

Процес визначення потреби в проекті

Рис. 1.3. Процесний підхід і взаємозв’язок процесів при управлінні проектами.

Таким чином проект, проектна діяльність представляють собою модель процесів, яка реалізується виконанням системи функцій проектного менеджменту та інструментів їх реалізації. До основних функцій проектного менеджменту відносяться: планування, організація, контроль і регулювання, які реалізуються за допомогою тих чи інших методів.

Функція планування проектного менеджменту є основоположною функцією в процесі управління проектами – при виконані проектних робіт; закупці технологій, матеріально-технічних ресурсів і обладнання; будівельних робіт; визначенні строків вводу об’єктів в експлуатацію та інше. Він повинен бути різнобічним, безперервним, розроблятися на всіх стадіях життєвого циклу проекту – предпроектній, проектній, будівництва, експлуатації і ліквідації з визначеністю життєздатності.

Організація управлінням припускає формування керованої і керуючої системи, її загальну структуру, правильний вибір персоналу учасників проекту зі створенням працездатної команди і колективу для роботи над виконанням проекту.

В процесі контролю фіксується стан справ виконання проекту і визначаються на основі отриманої інформації, дані для аналізу. Об’єктами контролю є: об’єми робіт, строки, витрати, якість, зміни, які вносяться в процесі роботи над проектом, в тому числі ревізія проекту.

Отримані дані контролю і аналізу проекту, в випадках відхилення і відступу фактичного ходу від процесу виконання проекту – є вихідні дані для коригування і початку робіт з регулювання процесу реалізації проекту, в тому числі і з заходами з мотивації.