9.3 Контроль вартості. Метод освоєного обсягу

Необхідність контролю вартості виникає внаслідок виникнення чинників, які призводять до можливості перевитрат бюджету проекту. Він спрямований на управління змінами з метою зменшення негативних наслідків цих чинників. Контроль вартості включає:

• відстежування вартісного виконання для своєчасного виявлення відхилень від планових завдань;

• гарантування того, що всі відповідні зміни точно відображені у вартісній основі;

• запобігання включенню у вартісну основу неправильних, невідповідних або незатверджених змін;

• інформування відповідних зацікавлених осіб про затверджені зміни;

• виправлення помилкових або не зовсім обґрунтованих рішень, які були заплановані раніше.

Контроль вартості має три складові.

В першу чергу, це власно облікова функція. Вона передбачає оцінку фактичної вартості виконаних робіт та витрачених ресурсів.

Друга, аналітична функція, передбачає дії з виявлення причин відхилень, причому як негативного, так і позитивного плану.

І по-третє, це прогнозна складова, тобто оцінка фактичного обсягу витрат на кінець реалізації проекту (вартість по завершенні).

Контроль вартості має бути максимально інтегрованим з іншими процесами контролю. Це необхідно для запобігання негативних наслідків у інших параметрах проекту при коригуванні вартісних параметрів. Наприклад, бажання знизити бюджетні витрати може сприяти затримки виконання проекту в цілому або погіршити якість проектного продукту, що набагато гірше ніж перевитрати бюджету.

Контроль вартості здійснюється за допомогою двох основних методів: традиційного та методу освоєного обсягу.

Традиційний метод контролю використовує такі показники: планові (бюджетні витрати) та фактичні витрати.

Планові (бюджетні) витрати – це бюджетна вартість робіт, запланованих у відповідності з розкладом, або кількість ресурсу, який повинен бути використаний до встановленого терміну (поточної дати).

Фактичні витрати – це вартість фактично виконаних робіт на визначену дату, або кількість ресурсу, яка фактично використана до встановленого терміну.

Розходження за витратами згідно з традиційним методом визначається як проста різниця між плановими та фактичними витратами (рис 9.4).

Витрати

Фактичні витрати

Планові витрати

Встановлений термін

Рисунок 9.4 Звітний графік витрат за проектом

Даний метод простий у використанні, проте у нього є один суттєвий недолік. Він полягає в тому, що при його застосуванні не враховується вплив відхилень за календарним планом виконання робіт. Наприклад, в результаті порівняння може виявитися, що фактичні витрати становили 97% від запланованого рівня. Але робити висновки про наявну економію бюджетних коштів було б дуже необачно. Може статися, що це відхилення відбувається на фоні затримки виконання робіт, тобто при фактичному завершені до встановленого терміну тільки 75% з них. Тобто потрібно вести мову про значне перебільшення бюджетних витрат, а не навпаки.

Розглянемо наступний приклад. Два виконавця проекту звітують менеджеру про хід виконання ними проектних робіт. Перший використав 125% від загального кошторису, а другий – 98%. Але негативна оцінка дій першого виконавця була передчасною.

І ось чому. Подальший аналіз ходу виконання плану проекту виявив, що перший виконав 130% запланованого обсягу робіт, а другий лише 80%. Тобто оцінка повинна докорінно змінитися тому, що перевищення кошторису першим виконавцем обумовлено більшим обсягом робіт, які були виконані ним. Інакше кажучи, він йде до мети із випередженням графіку. А другий навпаки – затримує виконання робіт, а тому його так звана економія в дійсності є перевищенням витрат (табл.9.1).

Таблиця 9.1

Показники виконання календарного плану

Виконавці плану	Фактичний відсоток витрат ресурсів	Фактичний відсоток виконання робіт за календарним планом
Виконавець 1	125	130
Виконавець 2	98	80

Таким чином, використання простого методу контролю не дає повну картину ходу виконання проекту.

Даний недолік, який може призвести до невірних висновків, усувається при використанні методу освоєного обсягу.Він оснований на відношенні фактичних витрат до обсягу робіт, якіповинні бути виконаніу визначений термін. Тобто освоєний обсяг – це планова вартість фактично виконаної роботи або кількість ресурсу, яку потрібно було використати у визначений час:

Освоєний обсяг = Планова вартість*Плановий відсоток(9.1)

використання ресурсу

Тобто сутність показника освоєного обсягу в тому, що він поєднує в своєму значені вартісні (ресурсні) та календарні аспекти виконання плану реалізації проектних робіт.

Запам’ятайте:

Показник освоєного обсягу вказує на те якими були б витрати ресурсів, якщо б виконувався графік робіт у відповідності з календарним планом проекту. Тобто він допомагає відновити більш точну картину ходу виконання проектних робіт і на цій основи сформувати вірну політику у подальших діях з реалізації завдань проекту.

Як видно з формули 9.1, визначення освоєного обсягу ніяк не пов’язане з фактичними витратами за проектом або окремими роботами.

Відхилення по витратах згідно з методикою освоєного обсягу визначається як різниця між фактичними витратами ресурсу та освоєним обсягом, а відхилення від графіку є різниця між плановими витратами та освоєним обсягом.

Основною перевагою методики освоєного обсягу є можливість попереднього виявлення можливості перевищення бюджетних витрат. Практика проектного менеджменту свідчить, що його можна застосовувати на момент досягнення 15%-го рівня завершення робіт, що дає змогу оцінити чинники відхилення і прийняти відповідні управлінські рішення.

Різницю між застосуванням традиційного методу та методу освоєного обсягу розглянемо за допомогою умовного прикладу, наведеного в табл. 9.2.

Таблиця 9.2

Розрахунок відхилень від виконання бюджету проекту методом освоєного обсягу

Код роботи	Планові витрати, грн.	Фактичні витрати, грн.	Плановий % використання ресурсу	Освоєний обсяг, грн.	Відхилення по витратах, тис. грн.
					Традиційний метод	Метод освоєного обсягу
1	7000	7200	75	5250	+200	+1950
2	11500	9300	60	6900	-2200	+2400
3	5000	4800	90	4500	-200	+300
4	6000	6000	100	6000	0	0
Сума	29500	27300	76,8	22650	-2200	+4650

Таким чином, розрахунки традиційним методом вказують на абсолютну економію бюджету в сумі 2200 грн. Але якщо порівняти їх з фактичним використанням ресурсу, то картина виявляється зовсім інша. У зв’язку з тим, що деякі роботи значно запізнюються з виконанням, фактичні перевитрати бюджету з урахуванням даного чинника складають 4650 грн.

Якщо метод освоєного обсягу дозволяє отримати більш точну оцінку виконання бюджету проекту та окремих його робіт, то за його допомогою можна здійснювати прогнозну оцінку того, які будуть витрати за проектом при його завершенні.

Перевагами застосування методу освоєного обсягу перед іншими способами контролю полягають у:

• Це єдина система контролю в умовах здійснення проекту, яка надає надійні дані щодо стану реалізації проекту.

• Відбувається поєднання значень трудових витрат, часових параметрів та вартісних параметрів в єдину структурну декомпозицію робіт.

• Створюються надійні бази даних завершених проектів, які корисні для планування майбутніх проектів.

• Показник освоєного обсягу є надійною оцінку виявлення запізнювання із виконанням проектних робіт.

• Його застосування може визначити, яким буде бюджет проекту на дату його завершення.

• Розрахунок показників освоєного обсягу на різних етапах виконання проекту дає змогу вірно оцінити динаміку проектних змін.

• Використання єдиної методики розрахунку ходу виконання проекту спрощує аналіз проектів, які виконуються фірмою.

Показник освоєного обсягу крім самостійного значення, як надійної оцінки стану виконання проекту, використовується також для розрахунків інших показників, якими користуються під час здійснення процесів контролю. Насамперед мова йде про показники вартості по завершенні. Їх сутність і значення в управлінні діловими проектами розглядається в наступному параграфі.