4.1 Організаційні основи управління проектами

Для того, щоб реалізація проекту проходила у відповідності із визначеним планом, відбувалася ефективно та цілеспрямовано, необхідно створення відповідних організаційних умов. Тобто, першу чергу, після отримання згоди всіх зацікавлених сторін щодо впровадження проекту та визначення з його фінансуванням необхідно побудувати організаційну структуру проекту, від відповідності якої конкретним умов здійснення проекту багато в чому залежить кінцевий результат проектної стадії реалізації ділової ідеї.

Специфіка проекту як об'єкту управління, та характерні його особливості в умовах невизначеності та обмеженості за терміном виконання свідчать про те, що найбільш раціональною формою керуванням проектних робіт є професійне управління. Воно означає залучення до управління проектами професіональних проектних менеджерів, які розуміються на логіці впровадження нововведень, специфічних методах планування, виконання та контролю при здійсненні проектних робіт, засобах підвищення віддачі від її прямих виконавців.

Задачами структури професійного управління в проектному менеджменті є:

• Активна участь в формуванні змісту проекту.

• Консультаційна допомога зацікавленим сторонами щодо сутності та специфіки конкретного проекту, можливих ризиках, побудови інформаційних зв'язків тощо.

• Обґрунтований вибір прямих виконавців (членів команди, підрядників) та постачальників ресурсів проекту.

• Організація та координація проектних робіт.

• Організація та координація робіт прямих виконавців, підрядників та постачальників на предмет виконання ними свої службових чи контрактних обов'язків.

• Задоволення інформаційних потреб всіх учасників (зацікавлених сторін) проекту.

• Контроль і аналіз стану проекту на всіх етапах його реалізації.

• Прийняття управлінських рішень в межах своєї компетентності, які спрямовані на поліпшення умов реалізації проекту.

• Підготовка обґрунтувань з необхідності рішень, прийняття яких не в межах його компетентності, для відповідних учасників проекту.

Під організаційною структурою слід розуміти сукупність елементів організації та зв'язків між ними. Ці зв'язки можуть мати різний характер, бути вертикальними чи горизонтальними. Вертикальні (адміністративно-функціональні) зв'язки забезпечують проходження адміністративних процесів прийняття управлінських рішень. Горизонтальні або технологічні, забезпечують процеси безпосереднього виконання робіт (рис. 4.1).

Функціональні підрозділи проекту

Менеджер проекту

Рис. 4.1 Вертикальні та горизонтальні зв'язки при виконанні проекту.

Побудова організаційної структури проекту включає наступні елементи:

1. Підбір та призначення менеджеру проекту - відповідальної особи за здійснення плану впровадження ділової ідеї.

2. Побудова організаційної форми здійснення проектних робіт, яка б відповідала типу та умовам реалізації проекту.

3. Формування персоналу (команди), члени якої повинні здійснювати організаційні, виконавчі та контрольні функції під час реалізації проекту.

4. Визначення умов функціонування команди. Укладання статуту проекту.

Таким чином, першою задачею, що вирішується в проектному менеджменті, після ділового плану інвесторами, є формування організаційної структури, метою якої є виконання всього комплексу робіт з реалізації проекту. У теорії і практиці управління проектами ці структури мають назву команди.

Від вірного підбору команди і вибору оптимальної схеми взаємозв'язків усередині її і з оточенням проекту, багато в чому залежить успішне закінчення комплексу проектних робіт.

Під формуванням і створенням команди, у загальному випадку, розуміється процес цілеспрямованої побудови особливого засобу взаємодії людей у групі, що дозволяє ефективно реалізовувати їхній професійний, інтелектуальний і творчий потенціал у відповідності зі стратегічними цілями даної групи (команди). Команда в цьому випадку визначається як група людей, взаємодоповнюючих і взаємозамінюючих один одного в ході досягнення поставлених цілей.

Запам'ятайте:

В залежності від типу проекту, його масштабності та складнощі, можуть існувати різні вимоги до формування організаційної структури проекту. Але загальною вимогою є формування команди на чолі з менеджером проекту, яка здійснює конкретні дії щодо виконання положень ділового плану, що спрямовані на те щоб ділова ідея стала реальністю повсякденного життя фірми або підприємницькою практикою.

За змістом роботи, команди, що створюють що-небудь нове чи виконують нову роботу, яка раніше не здійснювалося, відносяться до типу команд проекту (проектні команди). Вони носять тимчасовий характер, що визначається сутністю проекту, як тимчасовою специфічною організаційною формою досягнення цілей і рішення унікальних задач. В організаційній структурі великих проектів і в їхньому менеджменті можна виділити принаймні три типи проектних команд:

1. Команда проекту (КП) - організаційна структура проекту створювана на період здійснення проекту або однієї з фаз його життєвого циклу. Задачею керівництва команди проекту є вироблення політики і затвердження стратегії проекту для досягнення його цілей. У команду проекту входять особи, що представляють інтереси різних учасників проекту.

2. Команда управління проектом (КУП) – організаційна структура проекту, що включає тих членів КП, що безпосередньо залучені в керування проектом, у тому числі - представників деяких учасників проекту і технічний персонал. У відносно невеликих проектах КУП може містити в собі практично всіх членів КП. Задачею КУП є виконання всіх управлінських функцій і робіт у проекті по ходу його здійснення.

3. Команда менеджера проекту (КМП) - організаційна структура проекту, очолювана керівником (менеджером проекту) проекту і створювана на період здійснення проекту чи його окремої життєвої фази. У команду менеджера проекту входять фізичні особи, що безпосередньо здійснюють менеджерські й інші функції керування проектом. Головними задачами команди менеджера проекту є втілення у життя політики і стратегії проекту, реалізація стратегічних рішень і здійснення тактичного (ситуаційного) менеджменту.

Не треба доводити, що головне значення в успіху здійснення проекту має саме команда менеджеру проекту (КМП). В її межах відбуваються процеси проходження проектом всіх етапів свого розвитку, від отримання перших траншів фінансування і до закриття проекту. Тому в даному курсі будуть розглядатися саме тактика проектного менеджменту. Що ж стосується стратегічних питань, що є предметом інших типів команд більш високого рівня, то вивчаються іншими дисциплінами, наприклад, "Стратегічне управління".

Вимоги до формування КМП викладені в параграфі 4.4 даної глави.

Питання обґрунтування вибору організаційної структури проекти базується на деяких загальних принципах, які будуть розглянуті в наступному параграфі підручника. На їх основі відбувається вибір конкретної форми організації проектних робіт типи та характеристики яких аналізуються в параграфі 4.3.

У зв'язку з тим, що КМП діє обмежений термін, а значення робот, які вона виконує має приорітетний статус, його необхідно закріпити у відповідних документах. Для більш-менш великих проектів розробляється спеціальний статут проекту в якому визначаються умови здійснення КМП свої безпосередніх функцій. В малих проектах таким документом може бути окремий приказ або розпорядження керівника материнської компанії, яка здійснює проект. Але сутність їх одна - створити умови для найбільш плідної роботи КМП, відносно відокремити її діяльність від поточної роботи фірми, надати необхідні повноваження самостійного прийняття рішень в умовах обумовленої компетентності. Ці питання розглядаються в параграфі 4.5.

Запам'ятайте:

Побудова конкретної організаційної структури проекту повинна відповідати його специфіки та стилю керівництва менеджера проекту. Головними чинниками які визначають управлінську структуру щодо здійснення проекту є: кількісний та якісний склад команди менеджера проекту, зміст проектних робіт, інтереси зацікавлених сторін проекту. Але в будь якому разі структура, що будується повинна бути максимально гнучкою та не обтяжена зайвими зв'язками із перехідною зоною та зовнішнім середовищем. В протилежному випадку вона втрачає мобільність та відносно високу самостійність, що є найважливішими чинниками функціонування команди під час реалізації проекту.