3.5 Параметри проекту, що підлягають керуванню

Сенс виділення проекту з системи поточної діяльності організаційної структури полягає в тому, щоб забезпечити максимальне зосередження його виконавців на досягнення мети. Тому необхідно включити у склад проектних робіт лише ті, що безпосередньо мають риси проектних, тобто є одночасно унікальними, обмеженими у часі та спрямовані на досягнення конкретної мети.

Запам'ятайте:

В діловому плані можуть обґрунтовуватися досить велика кількість напрямів реалізації бізнес-ідеї, але далеко не всі вони мають характер проектних, тобто характеризуються тимчасовістю, унікальністю та чітко виділеною цільовою спрямованістю на цілком конкретний результат. Крім того ці напрями підрозділяються на ті, які безпосередньо спрямовані на створення продукту проекту і ті, які забезпечують його ефективну експлуатацію. Для того, щоб проект реалізовувався найбільш плідним засобом, необхідно в першу чергу виділити з загального кола робіт ті, які мають ознаки проектних. Це дозволить в максимальній мірі сконцентруватися саме на продукті проекту, а звісно забезпечити його створення найбільш раціональним чином.

Тобто, однією з передумов успішного виконання проекту є чітке визначення параметрів проекту, які підлягають керуванню. Тут повинно виконуватися правило: "нічого зайвого, що безпосередньо не пов'язано із створенням продукту проекту, матеріалізації його мети". Керованими параметрами проекту є (рис. 3.7):

• Обсяг і види робіт, які необхідно виконати для завершення проекту, або його зміст.

• Дотримання бюджету проекту.

• Термін завершення проекту.

• Якість проектних рішень.

Границя фіксованих параметрів

Границя рішень з реалізації ділового плану

Зміст проекту

Бюджет проекту

Термін завершення проекту

Якість проектних рішень

Рис. 3.7 Параметри проекту, які підлягають керуванню

З точки зору логіки управління проектами, визначення параметрів, які підлягають керуванню можна пояснити рівнем свободи дій, що надаються групі з реалізації проекту. Щодо вказаних параметрів свобода в прийнятті управлінських рішень дуже обмежена. Тобто це ті задачі, які необхідно виконати. Менеджер проекту не має право сам змінювати їх навіть тоді, коли йому здається це доцільним. Компетентність в цьому питанні належить виключно Замовнику проекту.

Що ж стосується інших параметрів проекту, то тут свобода дій проектної групи, рівень самостійності у прийнятті рішень - дуже високі.

Сенс такого поділу є ясним з точки зори впливу вказаних параметрів на результати експлуатації продукту проекту. Як ми вже з'ясували - проектна стадія співпадає з періодом витрат на здійснення ділової ідеї. Тобто саме порушення встановлених границь може негативно вплинути на результати окупності та доходності проекту. І якщо цього не вдається уникнути, то рішення щодо зміни керованих параметрів проекту може прийняти тільки його Замовник сам або по домовленості з іншими зацікавленими сторонами проекту.

Запам'ятайте:

Керовані параметри проекту по суті є тими задачами, які ставляться перед безпосередніми його виконавцями. Дотримання положень ділового плану (змісту проекту), термінів впровадження ділової ідеї, відповідності проектного продукту наміченим характеристикам, виконання бюджету проекту - ось що хвилюю в першу чергу зацікавлених сторони проекту.

У рамках встановлених правил персоналу, який призначений для виконання проекту, повинні надаватися максимальні права. І навпаки, все те, що не має безпосереднього зв’язку з даними параметрами, повинно вирішуватися у рамках поточної діяльності замовника проекту.

Звичайно, вказані керовані параметри проектів, пов’язаних з комерційним результатом, формуються у бізнес-планах, які складаються задля отримання фінансування. Звісно, що у цьому документі не можна все ретельно обчислити, до того ж задачі бізнес-плану трохи інші – доказати перспективність ідеї та навести докази можливості її втілення у життя. На етапі проекту необхідно конкретизувати напрями реалізації ідеї, а тому цілком ймовірно, що при цьому будуть уточнені вартісні й часові параметри реалізації проекту.

Дана обставина визначає відсутність фатального характеру умов обов'язкового дотримання встановлених задач. Тому вони відрізняються за рівнем жорсткості вимог щодо їх обов'язкового виконання.

Найбільш жорсткі умови дотримання параметрів проекту, які підлягають керуванню, стосуються якості проектних рішень. В плані стосовно нового продукту до якості проектного рішення відносяться його техніко-економічні та експлуатаційні параметри. Вплив даних характеристик на кінцеві результати експлуатації проекту характеризуються схемою, яка наведена на рис. 3.8.

Зміна рівня цін

Зміна балансу кеш-фло

Зміна якості проектних рішень

Зміна обсягу продажу

Зміна показників ефективності проекту

Зміна плану з прибутків

Зміна рівня собівартості продукції

Рис. 3.8 Вплив зміни якості проектного рішення на кінцеві результати реалізації продукту проекту

Якщо в результаті виконання проекту виявиться, що запланованих параметрів продукту проекту не вдасться досягнути, це може негативно і самим серйозним чином вплинути на ефективність проектних рішень. Це безпосередньо стосується питань ціноутворення, відношення покупців щодо привабливості продукту, його собівартості. Звісно, що в кінцевому рахунку - це те, що особливо хвилює засновників проекту.

Запам'ятайте:

Дотримання встановлених параметрів продукту проекту є основною задачею проектного менеджера. Дане питання повинно постійно находитися під його контролем. І в разі, якщо в ході реалізації проекту виявиться неможливість досягнення запланованих параметрів щодо якості продукту (а така ситуація цілком можлива), менеджер зобов'язаний своєчасно попередити про це представників зацікавлених сторін. Саме вони в змозі прийняти рішення про подальшу долю проекту.

Питання досягнення потрібної якості проектних рішень багато в чому пов'язані з дотриманням змісту проекту, тобто виконання саме тих процедур і дій, які обґрунтовані у діловому плані. Але їх правомірність стає більш очевидною по мірі проходження практичних кроків під час виконання проекту. Тому проектному менеджеру дається більша свобода в напрямку коректив змісту проектних робіт, звісно якщо це не призводе до погіршення інших керованих параметрів. Тобто ця границя проекту є менш жорсткою ніж якість проектних рішень.

Таким чином, менеджер проекту має право на корегування змісту проекту в межах, які не ставлять під загрозу сутність проектних робіт та їх результатів. При цьому треба пам’ятати, що перелічені кордони проекту є багато в чому взаємопов’язаними. Зокрема це стосується вартісних та часових параметрів.

Усім відомо прислів’я: “Час – це гроші”. Але при виконанні проектів воно має звучати “Час дорожчий за гроші”, особливо якщо вони мають маркетингову спрямованість. Дуже часто трапляється, що затримка з реалізацією проекту призводить до значного погіршення показників його ефективності чи повної її втрати. Чому так відбувається було з'ясовано у попередніх главах при розгляді основних провалів при впровадженні ділових ідей у підприємницьку практику.

Тому дилема: витратити більше грошей, але завершити проект своєчасно, звичайно вирішується на користь останнього параметру. У бізнес-проектах, особливо у малих, вартість власно проектних робіт значно поступається загальним витратам у терміну окупності. Тобто витрати, які здійснюються в проектному періоді менша ніж прибутки, які очікується отримати за той же часу. Це зрозуміло хоча б тому, що в противному випадку проект не буде мати комерційної перспективи.

Тому якщо вимоги менеджера проекту обґрунтовані, замовники сприймають їх, хоча і без особливого задоволення, особливо якщо це стосується дотримання термінів завершення проектних робіт.

Запам'ятайте:

Здійснити проект у відповідний термін - головна задача управління проектами. Порушення термінів виконання робіт може призвести до того, що коли він стане реальністю, то може вже бути нікому не потрібним або, в кращому випадку, забезпечувати значно менші прибутки. Це є аксіомою конкурентного середовища, а тому параметри витратності мають в проектному менеджменті підпорядковане значення у зрівнянні із своєчасним завершенням проектних робіт. .

Підводячи висновки матеріалу даного параграфу, слід зазначити, що рівень кваліфікації проектного менеджеру визначається не тільки здатністю організувати персонал на виконання поставлених задач відповідно керованих параметрів проекту. Не менш важливим є спроможність аналізувати хід виконання проектних робіт, оцінювати його вплив на кінцеві результати та своєчасно попереджувати Замовника про небезпеку погіршення очікувань щодо перспектив продукту, який створюється. При цьому дуже цінним є: подання обґрунтування щодо побоювань у досягненні встановлених завдань, а також варіантів вирішення проблемної ситуації.

Чим точніше будуть виконані ці функції, тим більш доцільним буде остаточне рішення зацікавлених сторін проекту щодо його подальшої долі. Узагальнення ролі керованих параметрів в практиці проектного менеджменту подано на рис. 3.9.