8.5 Організація тендерів та торгів

У світовій практиці здійснення закупівель через конкурсні торги є найбільш поширеним засобом. Особливо це стосується великих та середніх проектів. Чим більше обсяг закупівель передбачається планом проекту, тим вище ефективність застосування цієї форми забезпечення його виконання ресурсами. Використовуючи фактор конкуренції постачальників, вона підвищує ймовірність вибору найбільш надійних з них, а також сприяє зниженню бюджетних витрат на виконання проекту.

Предметом торгів може бути будь який елемент з плану закупівель:

• Підряди на будівництво, капітальний ремонт підприємств в цілому та окремих їх підрозділів “під ключ”;

• Виконання комплексу будівельних та монтажних робіт;

• Монтаж налагодження та запуск обладнання;

• Проектування;

• Розробка ТЕО;

• Управління проектом;

• Постачання комплектного технологічного обладнання;

• Консультаційні та інші послуги.

Організація та проведення торгів відбувається за схемою, яка наведена на рис. 8.6.

Розповсюдження Оферти претендентів

тендерної документації

Визначення предметів торгів

Розробка тендерної документації

Приймання та реєстрація офертів

Процедура торгів

Затвердження результатів торгів

Визначення форми проведення торгів

Формування тендерної комісії (комітету)

Рис. 8.6 Схема організації торгів

В залежності від способів організації торгів вони можуть бути:

• Відкриті торги;

• Відкриті торги з попередньою кваліфікацією;

• Закриті торги;

• Одиничні торги.

При проведенні перших двох видів торгів до них залучаються всі бажаючи. Об’яви (офіційні повідомлення) про їх проведення публікуються у відкритій печаті, від чого їх ще називають публічними.

Частіше за все відкриті торги провадяться з ціллю отримання типових типів обладнання чи матеріалів, робіт й послуг, а також отримання найбільш економічних пропозицій від продавців. Попередня кваліфікація передбачає отримання попередньої інформації від покупців, аналіз якої дозволяє відсікти від безпосередньої участі в конкурсі претендентів, які мають не досить стійкий фінансовий стан і не задовольняють вимоги керівництва проекту з погляду на технічні й фахові можливості. Тобто до участі в торгах залучається попередньо відібраний круг претендентів.

Закриті торги звичайно застосовуються при придбанні досить коштовного, прогресивного, високотехнологічного обладнання, а також на проведення технічно-складних будівельно-монтажних робіт. В цьому випадку запрошення на участь в торгах надсилається безпосередньо на адресу відомих виробників, підрядників і т.п., які зарекомендували себе такими, що можуть задовольнити потреби замовників проекту.

Одиничні торги застосовуються досить рідко для проведення постачань з боку монопольного власника патенту чи унікальних розробок.

Виконання всієї організаційної роботи з проведення торгів здійснює тендерний комітет чи комісія. В його функції входе:

• Розробка й розповсюдження тендерної документації;

• Здійснення попередньої кваліфікації претендентів;

• Ознайомлення та консультація претендентів з погляду умов конкурсу;

• Забезпечення збору, зберігання та оцінки офертів;

• Здійснення процедури торгів;

• Прийняття рішення за результатами торгів і визначення переможців із послідуючим поданням їх на затвердження керівництву проектом.

Тендерна документація – це комплект документів, який включає інформацію про технологічні, комерційні, організаційні та інші параметри предмету торгів, а також процедуру їх здійснення. Тендерна документація складається таким чином, щоб всі потенційні учасники однаково розуміли її зміст. Як за правило тендерна документація викупається потенційним учасником конкурсу. В залежності від типу проекту та предмету торгів вона може мати як символічну вартість, так і сягати декілька десятків тисяч доларів.

Якщо умови тендерної документації задовольняють постачальника, він надсилає згоду у виді спеціально розробленої форми, яка має назву оферт.Форму оферту розробляє тендерний комітет в залежності від типу торгів та його предмету.

Оферент - це особа, яка надає оферт та має право надати альтернативну пропозиції з предмету конкурсу.

Необхідними його складовими є загальні відомості про продавця товарів (робіт, послуг), технічна частина пропозиції, комерційна частина пропозиції. Приклад структури оферту наведений в табл. 8.3.

Таблиця 8.3

Приблизна структура оферту

Назва розділу	Зміст розділу
1. Загальні відомості про претендента	Повне найменування Опис напряму діяльності Копії установчих документів Банківські реквізити Статистичні дані про обсяг продаж продукції (послуг) даної номенклатури за останні 2-3 роки Інформація про склад та фаховий рівень адміністративного та технічно-виробничного персоналу Дані про фінансовий стан і платоспроможність Рекомендації
2. Технічна частина	Схеми та графіки виконання робіт Календарний план виконання робіт Склад ресурсів, які залучаються до виконання замовлення Техніко-економічні та екологічні характеристики
3. Комерційна частина	Рівень ціни продавця, умови перегляду рівня ціни Умови оплати чи кредитування виконання робіт

Тендерний комітет приймає оферти в запечатаних конвертах і визначає час їх відкриття. Власне безпосереднє розглядання надісланих оферт і складає сутність конкурсу.

Аналіз та оцінку пропозицій, які надійшли на конкурс здійснює тендерний комітет із залученням експертів. Вони визначають переможців конкурсу, оферти яких найбільш повно відповідають проектним вимогам і є найбільш привабливими з комерційної точки зору.