7.2 Задачі та етапи календарного планування в управлінні проектами

Розробка календарного плану означає визначення конкретних дат старту й фінішу окремих робіт, етапів та всього проекту; умов виконання робіт; відповідальних виконавців.

Основою для розробки календарного плану проекту є:

• Визначення змісту проекту.

• Проведення декомпозиції проектних робіт.

• Визначення тривалості проектних робіт.

• Визначення зв’язків між окремими роботами.

• Визначення ресурсів щодо кожної роботи.

• Визначення обмежень та допущень щодо використання ресурсів.

Як можна побачити з цього переліку, всі питання щодо бази здійснення безпосередньо календарного плану були нами розглянуті у попередній главі підручнику. Маючи набір проектних робіт із визначеними їхніми характеристиками можна приступати до упорядкування їх у єдину систему черговості та пріоритетності: від початкової дати проекти і до її завершальної події.

Першу задачу, яку тут необхідно вирішувати є призначення відповідальних за виконання проектних робіт. Вони призначаються з числа членів КМП. При цьому слід керуватися правилами:

• Відповідальні виконавці повинні бути компетентними в доручених ним напрямкам проектних робіт.

• Завантаження відповідальністю повинна бути відносно рівномірно розподіляться між членами команди.

Допомогти у погоджені структур відповідальності за виконання проектних робіт допомагає побудова матриці відповідальності. Її приклад наведений у табл. 7.1.

Таблиця 7.1

Матриця відповідальності

Задачі	Відповідальні
	Менеджер проекту	Адміністратор проекту	Фінансист	Комерсант
Погодження цілей	ВН			К
Побудова плану за віхами	ВН	В		К
Бюджет проекту	ВН	В	К
План проекту	П	ВН
Затвердження плану	ВН		К	К

Умовні пояснення характеризують умови участі в роботі:

ВН – відповідальний;

В – виконавець;

П – приймання робот;

К – консультант.

Якщо така матриця відбудовується щодо комплексу проектних робіт, то її розгляд дозволяє пересвідчитися в правильності проведення декомпозиції. Її можна признати прийнятною, якщо кожна робота буде мати не більше одного виконавця.

Наступним етапом є визначення ранніх та пізніх дат початку та завершення проектних робіт. Відбувається так званий розрахунок розкладу, який відбувається двома засобами:

• Розрахунок розкладу вперед.

• Розрахунок розкладу назад.

Розрахунок розкладу вперед починається з робі, які не мають попередників. Таким чином виявляються ранні дати робіт, під якими слід розуміти найбільш ранні можливі терміни початку та завершення робіт за умови, що попередні роботи завершені:

Ранній початок + Термін виконання – 1 = Раннє закінчення

Розрахунок розкладу назад починається з робіт, які не мають послідовників. Таким чином визначаються пізні дати робіт, під яким розуміються найбільш пізні можливі терміни початку та закінчення робіт за умови, що дата завершення проекту буде незмінною.

Пізнє закінчення – Термін виконання +1 = Пізній початок

На основі розрахунків ранніх та пізніх дат визначаються величини резервів для кожної із робіт.

Найбільш значимим із всіх резерві є повний резерв. Він являє собою час, на який може бути затримано виконання роботи без загрози зриву планового терміну закінчення проекту. Вільний резерв – є час, на який на який може бути затримана робота без загрози до повного резерву наступних робіт, тобто без затримки їх раннього початку.

Важливість отримання цих даних, пов’язана з їх подальшому використанні при проведенні процедур оптимізації календарного плану. Тобто задаючи ранні та пізні дати щодо проектних робіт ми тим самим даємо команду програмі розрахувати в межах визначених резервів перерозподіл ресурсів на виконання критичних робіт, що власно і є сутністю методу МКШ.

Якщо проект невеликий і складається з одного – двох десятків проектних робіт можна обійтись і без використання програмного забезпечення. В цьому разі достатньо сформувати дані розрахунків в табличній формі, як це наведено в табл.. 7.2

Таблиця 7.2