3.7 Функції та методи управління проектами

На відміну від процесів, які визначаються як сукупність конкретних дій, функції характеризують спрямованість цих дій. В управлінні проектами до складу основних функцій відносять:

• Управління інтеграцією в проекті.

• Управління змістом проекту.

• Управління часом у проекті.

• Управління вартістю проекту.

• Управління командою проекту.

• Управління закупівлями в проекті.

• Управління ризиком у проекті.

• Управління інформаційним зв’язком у проекті.

Дані функції реалізуються в ході виконання процесів проектного менеджменту. Нижче наводяться основні задачі, які вирішуються реалізацією функцій управління проектами.

Управління інтеграцією включає різні дії, необхідні для того, щоб основний процес був би правильно скоординований. Воно включає здійснення обміну між конкуруючими силами й альтернативами для того, щоб задовольнити або навіть перевищити очікування зацікавлених осіб. Управління інтеграцією проекту повинне забезпечити системність ведення процесів його виконання. Інакше кажучи воно ставить за мету недопущення відриву виконання один від одного відносно окремих процесів: планування, виконання, контролю, ініціалізації та закриття. Зрозуміло, що реалізація даної координуючої функції покладена на менеджера проекту. Крім того, управління інтеграцією передбачає дії, які спрямовані на підтримку постійної зацікавленості в проекті з боку його прямих учасників, забезпечення “вплетення” проекту в поточні дії його замовників і виконавців, а також в їх стратегічні плани.

Управління змістом проекту забезпечує включення до нього й подальше виконання саме тих робіт, які необхідні для його успішного завершення. В основному управління змістом проекту зосереджується на визначенні та контролюванні того, що включати, а що не включати до складу проектних робіт. В основному це питання вирішується в процесі планування, але і в ході виконання доволі часто приходиться приймати рішення про додаткове включення у проект необхідних робіт або передачу їх виконання за межі проекту.

Управління часом у проекті ставить за мету забезпечення того, щоб проект завершився вчасно. Велике значення в цьому має ступінь обґрунтованості планових завдань, пов’язаних з терміном виконання проекту. Звісно, що календарний план проекту повинен бути напруженим. Але в той же час необхідно враховувати фактори невизначеності та існування творчої складової в окремих проектних роботах. Як це робиться, ми розглянемо при вивченні організації та здійснення процесів планування в управлінні проектами. Після того як календарний план проекту буде прийнято, реалізація даної функції буде залежати від кваліфікаційного рівня здійснення процесів виконання та контролю.

Управління вартістю проекту включає процеси, необхідні для забезпечення того, щоб проект не вийшов з рамок прийнятого бюджету, а якщо цього неможливо уникнути, то - своєчасне попередження про це зацікавлених сторін. Бюджет бізнес-проекту формується при розробці бізнес-плану. Ті дані є основою для більш детального його розподілу за окремими ресурсами. Ця задача вирішується при здійсненні процесів планування у проектному менеджменті. Вартісні показники виконання окремих робіт можуть змінюватися в залежності від вибору конкретних форм взаємодії з постачальниками, форм оплати тощо. Вибір найбільш раціональних схем відносин з постачальниками вирішується в процесах виконання проекту. Враховуючи фактор непередбачливості можливих подій, реалізація функції управління вартістю проекту обов’язково включає процеси контролю вартістю, основною метою яких є попередження про можливі перевищення бюджету. Своєчасність цієї інформації дає змогу прийняття своєчасних дій, щоб не допустити зриву виконання проекту внаслідок перевищення ліміту коштів, відпущених на його реалізацію.

Управління якістю проекту передбачає процеси, необхідні для забезпечення того, щоб проект задовольняв ті потреби, задля яких він і розроблений. Управління якістю включає всі роботи, що стосуються загальної функції управління, визначають політику у сфері якості, завдання та відповідальність і реалізують їх такими засобами, як планування якості, контроль її та удосконалення в рамках системи забезпечення якості. Управління якістю проекту має адресуватися до управління як самим проектом, так і його продуктом. Недотримання вимог якості в будь-яких з цих сфер може мати серйозні негативні наслідки для зацікавлених сторін проекту, включаючи його повний провал.

Управління командою проекту включає процеси, необхідні для забезпечення найбільш ефективного використання осіб, залучених до проекту. Конкретні методи реалізації даної функції є предметом дисципліни “Управління персоналом”. В управлінні проектами найбільш важливими її аспектами є:

• Лідерство, комунікація, ведення переговорів.

• Делегування повноважень, мотивація, тренінг, навчання та інші теми, що стосуються роботи з індивідуумами.

• Комплектування команди, розгляд конфліктів та інші теми, що стосуються роботи в групі.

• Оцінка виконання, залучення нових виконавців, трудові відносини, питання техніки безпеки та інші теми, що стосуються управління штатом.

Управління інформаційним зв’язком або комунікаціями в проектах включає дії для забезпечення своєчасного збору, отримання, поширення, зберігання і кінцевого розміщення проектної інформації. Воно забезпечує дуже важливі зв’язки між людьми для обміну ідеями та різного роду інформацією, що в кінцевому підсумку є дуже важливим для успішного завершення проекту.

Управління ризиком у проекті включає процеси, зв’язані з ідентифікацією, аналізом і реакцією на ризик у проекті. Воно передбачає також максимізацію переваг від позитивних подій у проекті та мінімізацію наслідків негативних подій. Ідентифікація ризику здійснюється в ході процесу планування проекту. Тут також передбачаються відомі процедури, які спрямовані на зменшення ризику.

Арсенал проектного менеджменту включає багато різноманітних загальноуправлінських методів, які Вам знайомі з інших економічних дисциплін. Найбільш поширеними з них є: методи сітьового, календарного та ресурсного планування; фінансового менеджменту; імітаційного моделювання та інші. В той же час, практика управління проектами народила також і специфічні методи, які враховують особливості проекту та ходу його виконання. До них відносяться метод “критичних ланцюжків”, метод контролю за освоєним обсягом, методика використання яких буде розглядатися у відповідних темах курсу.