Глава 6. Сутність процесу планування у проектному менеджменті

6.1 Задачі процесу планування при управлінні підприємницькими проектами

6.2 Складові частини процесу планування

6.3 Задачі та сутність проведення декомпозиції проектних робіт

6.4 Оцінка тривалості та вартості проектних робіт

Основні терміни:

Процеси планування в управлінні діловими проектами - розробка комплексу робіт, необхідних для досягнення цілей проекту та винаходженні найбільш ефективних засобів їх виконання.

Визначення змісту (декомпозиція) - поділ основних компонентів ділового проекту, які визначені у діловому плані на дрібніші, більш керовані складові (елементарні роботи) для забезпечення кращого керування ними.

Логічний зв’язок - залежність між двома роботами проекту або роботою і подією визначеного типу: фініш - старт, фініш - фініш, старт - старт, старт - фініш.

Метод попередніх діаграм (PDM) - побудова сітьової діаграми проекту при якому роботи зображуються вузлами. Роботи зв'язуються відношеннями передування для відображення послідовності їхнього виконання.

Метод стрілочних діаграм (ADM) - побудова сітьової діаграми проекту при якому роботи зображуються стрілками. Хвіст стрілки позначає початок роботи, а вістря - її завершення.

Опис роботи - коротке пояснення або мітка, що використовується у сітьовий діаграмі проекту для пояснення змісту дій щодо даної роботи.

Оцінка тривалості робот - визначення кількості робочих періодів, які необхідні для виконання окремих проектних робіт.

Планування ресурсів - визначення номенклатури ресурсів та їх кількісного виразу, необхідного для здійснення окремих проектних робіт. Ресурси проекту - все, що споживається проектом за межами перехідної зони проекту.

Керована робота - робота, тривалість якої залежить від кількості спрямованих на її виконання ресурсів.

Некерована робота - робота, тривалість якої не залежить від кількості спрямованих на її виконання ресурсів.

6.1 Задачі процесу планування при управлінні діловими проектами

Планування є найбільш важливим процесом у проектному менеджменті. Про це свідчить час, який відводять члени команди менеджера проекту (КМП) на його здійснення, а також існування тісної залежності між ефективністю планування в проектному менеджменті та результатами виконання проекту. Практикуючи проектні менеджери доводять, що 70% успіху проекту належить саме через ефективне проведення процесів планування.

Зважаючи на важливість планування, його навіть ототожнюють з управлінням проектами. Звісно, що це не так, але сам факт дуже красномовно свідчить про увагу, яку потрібно приділяти плануванню при виконанні плану здійснення ідеї.

Процеси планування є логічним продовженням передпроектної стадії, основною складовою частиною якої є бізнес-план. У цьому документі можна виділити три складові частини:

• Обґрунтування доцільності бізнес-ідеї.

• Обґрунтування ходу реалізації ідеї.

• Аналіз фінансових показників проекту.

При обґрунтуванні ходу реалізації ідеї розробляється доцільність її виконання тільки у розрізі окремих етапів, наприклад: придбання та монтаж обладнання, ремонт виробничого приміщення тощо. Але коли настає час виконання проекту, цього здається замало. Щоб реалізація проекту проходила плідно та була б завершена у визначений термін, потрібен більш чіткий план дій. Його розробка і є головною метою процесів планування у проектному менеджменті. Інакше кажучи, сутність процесів планування в управлінні проектами полягає у доведенні положень бізнес-плану, які присвячені порядку втілення ідеї у життя до рівня календарного плану.

Таким чином сутність планування в управлінні діловими проектами полягає в розробці комплексу робіт, необхідних для досягнення цілей проекту та винаходженні найбільш ефективних засобів їх виконання.

На етапі планування визначаються всі необхідні параметри реалізації проекту:

• терміни виконання проекту в цілому та кожного його елементу;

• потреби в людських, матеріально-технічних та фінансових ресурсах;

• час постачання сировини, матеріалів та послуг;

• загальний бюджет проекту;

• відповідальні за досягнення якості проектних рішень.

Процедури планування проекту повинні забезпечити можливість виконання проекту у визначений термін та з мінімально можливими витратами ресурсів.

Запам'ятайте:

Найважливішим завдання планування в проектному менеджменті є доведення сформованих у діловому плані напрямків реалізації бізнес-ідеї до рівня календарного плану. При цьому уточнюються терміни виконання проектних робіт, їхня вартість, ресурси та визначаються відповідальні виконавці.

Планування є найбільш важливим процесом у проектному менеджменті. Про це свідчить час, який відводять члени команди менеджера проекту (КМП) на його здійснення, а також існування тісної залежності між ефективністю планування в проектному менеджменті та результатами виконання проекту. Зважаючи на важливість планування, його навіть ототожнюють з управлінням проектами. Звісно, що це не так, але сам факт дуже красномовно свідчить про увагу, яку потрібно приділяти плануванню при виконанні плану здійснення ідеї.

Основною метою планування в проектному менеджменті є побудова моделі ходу реалізації проекту, яка необхідна для координації діяльності проекту. З її допомогою визначається черговість, в який повинні виконуватися роботи та призначаються необхідні для цього ресурси.

При деталізації робіт, необхідність яких обґрунтовується, може статися, що вони потребують більше часу або ресурсів. Наслідки цих розрахунків повинні враховуватися при визначенні параметрів проекту, які підлягають керуванню.

Процедури планування проекту повинні забезпечити можливість виконання проекту у визначений термін та з мінімально можливими витратами ресурсів.

Запам'ятайте:

Найважливішим завдання планування в проектному менеджменті є доведення сформованих у діловому плані напрямків реалізації бізнес-ідеї до рівня календарного плану. При цьому уточнюються терміни виконання проектних робіт, їхня вартість, ресурси та визначаються відповідальні виконавці.

Дії, які відбуваються під час процесів планування можуть багаторазово повторюватися при проходженні чергових стадій виконання проекту. До такого роду відносяться:

• Планування змісту проекту та його упорядкування у відповідності із фактичними даними, отриманими при виконанні попередніх проектних етапів (робіт).

• Упорядкування кошторисів, корегування ресурсів, необхідних для виконання проектних робіт.

• Формування переліку конкретних робіт, які в змозі досягти кінцевої мети проектної стадії реалізації ділової ідеї.

• Формування розкладу проектних робіт, їх залежності одне від одної у відповідності із технологічною та логічною схемами їх виконання.

• Оцінка терміну виконання, витрат ресурсів щодо окремих проектних робіт.

• Планування ресурсів із врахуванням встановлених термінів завершення проектних робіт.

• Формування та корегування бюджету проекту з огляду на фактичний хід виконання проектних робіт.

Процеси планування підрозділяються на основні та допоміжні. До основних процесів планування відносяться ти, які обов'язково виконуються у будь якому проекті і їхнє проходження має циклічний характер по мірі досягнення проектом свого чергового стану. Допоміжні процеси виконуються за необхідністю в залежності від потреб конкретного проекту.

Склад основних та допоміжних процесів планування в проектному менеджменті наведений на рис. 6.1.