7.3 Порядок роботу у середовищі Sure Trak pm під час формування плану проекту

Широке впровадження в практику проектного менеджменту програмних засобів значно полегшило роботу із формування календарного плану за рахунок скорочення числа рутинних операцій. При цьому вивільняється час для творчих дій, спрямованих на поліпшення самого проекту.

Роз’яснення матеріалу будемо здійснювати на прикладі використання програмного продукту фірми Primavera - Sure Trak Project Management (далі - ST). Основи здійснення календарного планування у середовищі ST надають загальні відомості про здійснення операцій щодо цього процесу. Вони повинні бути поглиблені на практичних заняттях, присвячених створенню календарного плану навчального проекту.

Взагалі, розгляд матеріалу цього параграфу доцільно проводити перед комп’ютером з встановленою програмою ST, яка є на CD “Все про проектний менеджмент” (дивиться список літератури). Допомогти розібратися в деталях також допоможуть методичні вказівки щодо роботи в середовищі ST, які також містяться на диску.

Розпочати рекомендуємо з перегляду шаблонів проектів. Тут надані приклади календарних планів проектів із різноманітних напрямків: модернізація підприємства, проектування системи автоматизації роботами, тощо. На даних прикладах Ви побачити, яким буде ваш власний план, якщо ви засвоїте навики роботи у середовищі ST.

Потім можна сформувати свій проект. Зробити це дуже просто. Треба лише у діалоговому вікні Новий проект заповнити відповідні його реквізити: назва проекту, файл проекту, розміщення на диску тощо.

Після цього можна приступати до опису робіт конкретного проекту. В якості прикладу мі будемо використовувати зміст проекту, який наведений у главі 6 на сторінках 164 – 168. При цьому не треба забувати, що до моменту початку роботи з програмою, повинна бути сформована вся база побудови календарного плану проекту.

Як вже було встановлено, вхідними даними для формування календарного плану проекту є:

• сітьова діаграма проекту;

• оцінка тривалості робіт;

• вимоги до ресурсів;

• описання ресурсів;

• календарі;

• обмеження;

• допущення;

• випередження та запізнення.

Більшість із вказаних вхідних даних формується при плануванні змісту проекту, процеси якого були розглянуті в попередніх параграфах. В узагальненому вигляді практично всі вони викладені у табл.. 6.2. Інші характеристики вказуються безпосередньо при формуванні вхідної інформації в середовищі ST.

Відкривши новий проект, необхідно, перш за все, провести кодування робіт. Воно складається з:

• визначення словників або категорій;

• створення списку кодів для кожного словника;

• надання кодів окремим проектним роботам.

Ці дії можна здійснювати декількома шляхами:

• через відкриття таблиці Словників у відповідному діалоговому вікні;

• через відкриття таблиці Характеристик робіт.

Словники кодів робіт призначені для створення можливості проведення дій із подальшого групування, створення окремих масивів тощо. В нашому прикладі (табл.62) виділяється 3 фази робіт:

1. Придбання та монтаж обладнання (роботи 1.1 – 1.7).

2. Виконання робіт із ремонту орендованого приміщення (2.1 - 2.5).

3. Виготовлення дослідної партії товару (3.1 – 3.7).

Для того щоб виділити їх у календарному плані проекту, у вікні “Коди робіт" необхідно задати ім’я словника, наприклад PHAS (від слова фаза), а нижче відповідні коди й найменування цих етапів (табл. 7.4).

Коди словників вказуються виключно латинським шрифтом і не більше чотирьох літер, тому код повинен бути зрозумілим користувачам майбутнього календарного плану.

Таблиця 7.4

Приклад створювання словників кодів робіт у середовищі ST

Словники		Склад словника
Код	Найменування	Код	Найменування
PHAS	Фази виконання проекту	OBLAD	Придбання та монтаж обладнання
		REMONT	Ремонт орендованого приміщення
		VIROB	Виробництво дослідної партії товару
RESP	Відповідальні виконавці	KERIV	Керівник
		TEHNOL	Технолог
		BUDIV	Будівельник
		KOMERS	Комерсант

Словників можна складати стільки, скільки потрібно. В нашому прикладі їх два: фази проектних робіт й відповідальні за їх проведення. Для того, щоб співвіднести конкретну роботу до кожного словника слід зробити відповідний вибір при відкритті вікна “Формат роботи”.

В цьому вікні зосереджена вся інформація про кожну окрему роботу. Спочатку у відкритих віконцях вказують її найменування присвоюють індивідуальний код (ID), вказується терміни їх виконання та відповідні коди із сформованих словників.

Кожній з робот можна задати календар її виконання. Базовий календар є звичайним календарем з 5-ти денним робочим тижнем і має код “1”. В той же час бувають випадки, коли окремі роботи можуть виконуватися тільки в конкретний період часу. Наприклад, робітники, які виготовляють дослідну партію, можуть виконувати проектні роботи тільки у вихідні дні тому що у робочі дні вони зайнятті своїми поточними обов’язками. Щоб ST міг врахувати цю особливість, по таких роботах необхідно сформувати індивідуальні календарі. Зробити це дуже просто: вибираючи в закладці календарі “Новий” треба відмітити в ньому робочі та робочі дні, а потім присвоїти цьому календарю індивідуальний номер (код), наприклад “2”.

Вікно пріоритети робіт призначається для можливості вирівнювати ресурси. Якщо відносно даної роботи не плануються ці дії або вони не доцільні (наприклад, в разі якщо робота є некерованою), у вікні “Прі” залишається значення за умовчання. Інакше, ST сприймає команду на проведення оптимізації виконання даної роботи.

При виборі типу роботи задається метод, яким ST буде управляти вхідними даними. Всього їх розглядається 7. Характеристики типів робот наведені в табл.. 7.5.

Таблиця 7.5

Типи робіт, які розглядаються у середовищі ST

Тип проектних робіт	Характеристика
Віха старту (ВС)	Початкова точка здійснення проекту. Означає тільки дату і не має тривалості
Віха фінішу (ВФ)	Кінцева точка здійснення проекту. Означає тільки дату і не має тривалості
Гамак	Робота до якої застосовується розрахунок розкладу вперед. ST сам визначає її тривалості у тому випадку, якщо користувач залишає її тривалість рівній “0”
WBS	Робота до якої застосовується розрахунок розкладу назад. ST сам визначає її тривалості у тому випадку, якщо користувач залишає її тривалість рівній “0”
Завдання, Незалежна робота, Зустріч	Тривалість визначається користувачем та проставляється у відповідному віконці меню. В той же час залишається право на її зміну, якщо ресурси, призначені для її виконання будуть керованими.

Якщо виконати всі вказані дії то на екрані по мірі набирання інформації буде відтворюватися графічна діаграма Ганта, лінії на якої відповідають терміну виконання проектних робіт. Якщо при цьому не задавати конкретних дат початку робіт, всі вони всі будуть починатися з однієї точки.

Це відбувається тому, що нами не були задані залежності (передування) між ними. В мережі ST це можна зробити кількома засобами. Найпростіший з них – це використання функції “Залежності”. При її активації з’являється вікно з вказівкою на активну роботу та графою “попередні роботи”. Заповнюючи останню у відповідності з даними графи 5 таблиці 6.2 ми отримаємо графік виконання проекту з урахуванням залежностями між початком та кінцем проектних робіт.

Ця ж функція дозволяє встановлювати резерви. В практиці проектного менеджменту це буває необхідним, якщо мова йде про роботи зі значним елементом невизначеності. Якщо ми задаємо параметр резерву то це не призводить до збільшення терміну виконання роботи, але між її плановим закінченням та початком наступної роботи з’являється проміж часу, рівному вказаному користувачем значенню.

Однією з важливих характеристик робот є ресурси на її виконання. Зазвичай при здійсненні планування проекту у склад ресурсів залучаються ті, які залучені зовні. Їх склад визначається на етапі планування змісту проекту. Так, наприклад, для виконання проектної роботи “1.3 – Укладання контракту”, КМП потрібен переклад з італійської, який у період відрядження допомагає вести переговори з фірмою – постачальником обладнання. Включення цього ресурсу в календарний план відбувається через занесення відповідних даних у таблицю, яка відкривається в діалоговому вікні “Словник ресурсів” (табл. 7.6).

Таблиця 7.6

Зразок формування словника ресурсів у середовищі ST

Ресурс	Опис	Одиниці	Вартість	Доход	Управ.	Вирівн.	Клн.
PEREKL	Перекладач з італійської	Люд.	520	0	Ні	Ні	1
URIST	Юрист	Люд.	160	0	Ні	Ні	2
BUDIV	Робітники – будівельники	Люд.	80	0	Так	Так	1

У полі “Одиниці” визначається одиниця вимірювання споживання даного ресурсу.

У полі “Вартість” – витрати за споживання конкретного ресурсу в одиницю виміру. Наприклад, КМП уклало договір з консалтинговою фірмою із надання послуг юриста й перекладача для здійснення проектних робіт. В договорі вказуються суми сплати за використання послуг цих фахівців. Крім того, до них додаються прями витрати фірми (треба сплачувати за проживання перекладача у готелі, купувати для нього квіток на літак, тощо). Ці витрати додаються до вартості послуг.

Бувають випадки, коли при використанні ресурсів формується доход. Якщо таке передбачається, то дані передбачених доходів враховуються у відповідній графі.

Наступні поля призначені для визначення ознак керованості та вирівнювання ресурсів. Про ці ознаки буде вказано у наступному параграфі.

Календарі ресурсів мають тій же сенс, що і календарі робіт, порядок використання й формування яких був наведений вище.

Зв’язки між окремими роботами у середовищі STнайбільш доцільно формувати, використовуючи меню характеристик робіт. При цьому достатньо вказати характер зв’язку, а потім вказати код попередніх чи наступних робіт.

Закінчуючи опис характеристик кожної роботи, вони автоматично з’являються на головному екрані користувача. З введенням останньої характеристики закінчується формування календарного плану. Тобто всі процедури розрахунку плану, включаючи визначення критичного шляху програмою вирішуються автоматично, реалізуючі алгоритм Методу Критичного Шляху.

Як було вказано вище, основною достойністю Методу Критичного Шляху є можливість визначення найбільш раціонального засобу спрямованості ресурсів на виконання окремих робіт із ціллю скорочення терміну виконання всього проекту. Ця процедура при формуванні календарного плану проекту має назву “стиснення тривалості”.