9.1 Склад процесів контролю в проектному менеджменті

Основні цілі контролю у проектному менеджменті мають деякі відзнаки від здійснення даної функції управління в умовах поточної діяльності фірми. Якщо контроль призначений для забезпечення виконання планових показників, то в умовах проекту така постановка питання не відповідає сутнісним відзнакам проекту.

Проект – це насамперед унікальне підприємство. Будь-яка унікальність визначає невизначеність як проходження самого процесу, так і очікуваних результатів. А в разі реалізації нових бізнес-ідей, хід яких включає необхідність вирішення багатьох творчих задач, така невизначеність значно зростає. У даних умовах розробка плану, який би враховував усі аспекти майбутнього процесу його виконання є малоймовірним. А якщо при цьому контроль буде зосереджений на забезпеченні виконання такого плану, то він буде сприяти лише поглибленню негативних наслідків від планових прорахунків.

Т

Зворотний зв’язок

ому система контролю виконання проекту повинна бути частиною загальної системи управління проектом, між елементами якої є зворотні зв’язки і можливості зміни завдань, які були встановлені раніше. В загальному вигляді система управління зі зворотним зв’язком представлена на рис. 9.1

Вхід Вихід

Рисунок 9.1 Система управління зі зворотним зв’язком

Система має вхід, вихід і сам процес виконання, який може відноситися до будь-якої частини проекту, починаючи від елементарної проектної роботи. Ще до закінчення формування вихідних параметрів вони контролюються, порівнюються з встановленими параметрами і в разі їхньої невідповідності робиться аналіз причин відхилення за результатами якого приймаються відповідні управлінські рішення.

Чим раніше будуть встановлені ці відхилення та визначені їх чинники, тим ефективніше буде функціонувати система контролю проекту. Саме на це і спрямовані процеси контролю в проектному менеджменті.

Вимоги до здійснення процесів контролю виробляються до початку реалізації проекту за участю зацікавлених сторін і визначають склад інформації, що аналізується, структуру звітів і відповідальність за їх подання, порядок прийняття рішень. Створення ефективної системи контролю проекту передбачає:

• Ретельне планування всіх проектних робіт, виконання яких необхідне для завершення проекту.

• Точна оцінка часу, ресурсів та витрат.

• Облік порядку виконання робіт у розрізі часу, ресурсів та витрат.

• Постійна переоцінка часу та витрат, необхідних для виконання частини робіт, що залишилися.

• Багатократне порівняння фактичного виконання та витрат у відповідності з календарним планом та бюджетом.

Для того щоб дані умови були реалізовані, система контролю повинна будуватися на таких принципах.

Наявність конкретних планів. Неможливо запровадити якісний контроль по відношенню до планів, які складені неналежним чином. Плани повинні бути змістовними, чітко структурованими та фіксованими. Тому передусім треба забезпечити якість планування відповідно до вимог, які були розглянуті в темі 6 даного курсу.

Наявність інформативної системи звітності.Звіти повинні висвітлювати стан проекту відносно первісних планів на основі єдиних критеріїв. Для цього потрібно визначити прості процедури підготовки та отримання звітів. Для кожного виду звітів потрібно чітко встановити відповідні терміни подання. Результати звітів необхідно обговорювати на нарадах.

Наявність ефективної системи аналізу фактичних показників і тенденцій. У результаті аналізу зібраних даних керівництво проекту має визначитися чи відповідає наявна ситуація запланованій, а якщо ні, то визначитися з причинами відхилень та оцінити їх наслідки для дотримання параметрів реалізації проекту. Оцінка наслідків передбачає прогнози щодо дотримання термінів виконання проектів та бюджету, змісту наступних робіт та можливої якості їх результатів.

Наявність ефективної системи реагування. Завершальним кроком процесу контролю є дії, які реалізуються на основі управлінських рішень і спрямовані на запобігання негативного впливу відхилень на кінцеві результати проекту. В деяких випадках такі дії можуть призвести до перегляду планових завдань. Саме це не є проблемою. Головне, щоб перегляд плану був своєчасним і відповідав реальним умовам його виконання.

Процеси контролю проекту підрозділяються на основні й допоміжні і враховують:

• Загальний контроль за змінами – координація змін за проектом в цілому.

• Ведення звітності за проектом – збір та надання звітної інформації щодо ходу реалізації проекту, враховуючи прогноз наслідків відхилень.

• Контроль змін змісту.

• Контроль розкладу – контроль змін в календарному плані проекту.

• Контроль витрат – відстежування відхилень від планових витрат ресурсів й виконання бюджету проекту.

• Контроль якості – відстежування конкретних результатів проектних робіт для визначення їх відповідності встановленим плановим нормам та прийняття необхідних рішень, спрямованих на усування чинників, які призводять до порушення характеристик якості.

• Контроль ризику – реагування на зміни рівня ризику в ході реалізації проекту.

Запам'ятайте:

Основною відміною побудови системи контролю в проектному менеджменті є її спрямованість на своєчасне виявлення можливих відхилень термінів виконання проекту та витрат від тих, що заплановані. Тобто заздалегідь слід бути впевненими, що план, який стосується унікального продукту вірогідніше за все не може врахувати всіх аспектів впровадження нововведення, а тому його точне виконання вряд чи можлива. Але якщо своєчасно виявити ці недоробки та внести до плану відповідні корективи, головне завдання проектного менеджменту - забезпечити практичну реалізацію бізнес-ідеї - стає більш реальною.