Особенности оформления деловых писем в англоязычной культуре

Правила международной переписки и оформления писем в англоязычной культуре очень строги. Любое их нарушение ведет к коммуникативной неудаче. В современном мире существует большое количество всевозможных международных программ, куда вовлекаются русские студенты и преподаватели. Участие в них предполагает переписку, поэтому преподаватели английского языка должны быть в состоянии оказать квалифицированную помощь в оформлении англоязычных писем.

Суммируя собственный опыт и тот материал, который предлагают учебники делового английского, мы предлагаем обратить внимание на следующие основные моменты оформления писем.

Вступительное обращение.

Пишут с новой строки, отступив от адреса 4 интервала. В английских письмах употребляют следующие вступительные обращения:

Sir, Sirs	- государственным лицам;
Dear Sir,	- письмо адресовано мужчине, с которым вы лично не знакомы;
Dear Sirs,	- письмо адресовано компании в целом;
Dear Madam,	- письмо адресуется женщине или девушке, с которой вы лично не знакомы;
Dear Mr Baker,	- знакомому должностному лицу - мужчине;
Dear Mrs Baker,	- знакомому должностному лицу - замужней женщине;
Dear Miss Baker,	- знакомому должностному лицу - незамужней женщине;
Dear Ms Baker,	- знакомому должностному лицу – замужней или незамужней женщине.

Запятые в каждом из этих случаях могут опускаться. В американских письмах используются следующие вступительные обращения:

Gentlemen: Dear Sirs: Dear Gentlemen:	- письмо адресовано компании в целом;
Dear Mr Brown: Dear Mrs Brown: Dear Ms Brown:	- письмо адресовано определенным должностным лицам.

2. Заключительная формула вежливости.

Указывается через два межстрочных интервала после письма. Она должна соответствовать по форме вступительному обращению и положению (званию) получателя.

Если письмо начинается словами Dear Ms/Miss/Mr/Mrs Baker, то оно заканчивается выражением: Yours sincerely (Искренне Ваш).

Если приветствие имеет вид: Dear Sir/Sirs/Madam, то заключительная формула вежливости будет: Yours faithfully/ truly (С уважением).

После заключительной формулы вежливости может быть напечатано название компании печатными буквами.

3. Основные виды деловых писем:

• Письма о приеме на работу

• Письма-запросы

• Письма-заказы

• Письма-претензии

• Письма-ответы

3.1 Письма о приеме на работу пишутся непосредственно работодателю или на биржу труда. Письмо должно быть написано таким образом, чтобы оно было запоминающимся. Кроме того, успех в поиске работы зависит от того, как написано резюме, т.е. краткое изложение об образовании, опыте работы и краткой биографии. При составлении резюме желательно использовать следущие фразы: I developed, I created, I devised, I controlled, I initiated, I negotiated.

3.2 Письмо-запрос пишется в случае, если вам требуется дополнительная информация об адресате, если вы желаете уточнить условия поставки товаров или услуг, скидках, видах транспортировки, или если вы желаете, чтобы вам выслали прайс-листы, рекламные проспекты (брошюры, каталоги) и т.д. В таком письме четко указывается источник информации и четко формулируется суть вопроса. При этом следует кратко представить компанию и себя лично. Завершать такое письмо следует фразой, однозначно указывающей на то, что вы ждете от адресата и выражающей надежду на продолжительное и плодотворное взаимное сотрудничество. При этом используются фразы: I hope you will consider me for (post, course, scholarship), we trust you will, we look forward to the pleasure of meeting/ welcoming/ hearing etc., we look forward to meeting/ hearing/ receiving etc.

3.3 Письма-заказы – важная и неотъемлемая часть деловой переписки. При составлении такого рода писем необходимо учитывать, что краткость, обстоятельность, обоснованность и точность формулировок, вежливость и тактичность являются залогом успешной переписки и плодотворного сотрудничества. В реальной жизни ни одна уважающая себя компания не станет рассматривать запрос, сделанный в неопределенной или неправильной форме. Сегодня большинство компаний использует трафаретные бланки, где отправителю остается только заполнить пробелы, но все равно остаются какие-то моменты, нуждающиеся в особой оговорке, и тогда необходимо учитывать следущие правила:

• если предложение начинается с цифры, а сумма большая, то ее следует написать словами: two hundred sixty yards of wire are needed to complete this project.

• при написании больших и круглых чисел предпочтение отдаетсясловесному написанию: six million dollars, fifty dollars.

• в остальных случаях многозначные числа пишутся цифрами.

3.4 Письма-претензии пишутся для того, чтобы оповестить партнера о возникновении трудностей и исправить ситуацию. Обычно возникшие проблемы решают при помощи телефонных переговоров. Но если это по каким-либо причинам невозможно, поможет письмо. Такого рада письмо должно быть составлено особо тщательно. Писать его в обиженном или оскорбительном тоне бесполезно. Такое письмо нужно составлять, четко указывая причину претензии, количество нанесенного ущерба и ясно формулируя свои требования. Необходимо указать на хорошую репутацию партнера и сослаться на предыдущие успешные поставки.

В ответ на письмо – претензию лучше всего признать ошибку, убедить партнера в ее случайности и принять все меры для скорейшего решения проблемы.

3.5 Письмо-ответ зависит от ситуации. Это может быть ответ на претензии или разного рода запросы. Ответ на письмо-претензию уже оговаривалось выше. В ответе на запрос следует полностью удовлетворить нужды клиентов, ответив на все интересующие вопросы и выслав каталог или брошюру.

Литература

1. Домбровская И.В., Петрова О.А. Wrighting Formal and Informal Letters.– Воронеж, 2002. - С.68

2. Кисунько Е.И., Музланова Е.С. Бизнес-курс английского языка. Деловое общение и документация. – М.: ЮНВЕС. – 2001. - С.368.

И.В. Королько, Н.М. Нефедова

Россия, Воронеж