2. Термінова реєстрація виїзду з готелю

У деяких готелях персонал СПіР виконує попередні заходи по від'їзду гостей. Більшість СПіР готелів обслуговують від'їжджаючих гостей в період між 7.30 і 9.30 ранку. Звичайні заходи щодо роботи з від'їжджаючими гостями включають приготування і ранній розподіл формулярів гостей, які збираються виїхати в цей ранок. Формуляри можуть бути тихенько вкладені під двері в номер між 2.00 і 4.00 ночі так, щоб їх ніхто не зміг підробити за межами номерів.

Гість, обираючи право термінової реєстрації виїзду, заповнює форму і підтверджує перенесення неоплаченої суми на вже віддрукований контрольний талон (зроблений під час реєстрації). Потім гість залишає бланк термінового виїзду в СПіР, а сам покидає готель.

Бланки термінової реєстрації виїзду можуть також включати довідку, що дозволяє гостю право повідомлення СПіР про які-небудь зміни в планах виїзду.

Хоча гість покидає готель після того, як заповнив бланк термінового виїзду, адміністратор повинен повністю оформити виїзд гостя, підтверджуючи несплачені заборгованості, порівнюючи їх з раніше прийнятими методами оплати. Для того, щоб ефективно використовувати форму термінового виїзду, служба прийому і розміщення повинна бути добре організова і надати гостю чітку інформацію розрахунків під час реєстрації ще при поселенні. Персонал СПіР повинен крім всього виявляти зацікавленість в оновленні статусу номера. Як тільки гість виїжджає, у відділ покоївок відразу поступає відповідна інформація. Прискорення від'їзду гостя вигідно і гостю, який поспішає, і готелю, який може швидко підготувати номер для наступного клієнта.

Лекція 13	Автоматизація гостьового циклу за допомогою програмного комплексу «Парус - Готельне гос-подарство»
	План лекції
	1. Можливості автоматизованої системи
	2. Налаштування і підготовка системи до роботи.
	3. Операції з бронювання і реєстрації
	4. Обслуговування клієнтів
	5. Підготовка звітів

1. Можливості автоматизованої системи.

Програмний комплекс «Парус – Готельне господарство» розроблено з використанням сучасних інформаційних технологій, що надає можливість автоматизувати всі бізнес-процеси готелю. Система повнофункціонально працює як самостійний модуль, так і в комплексі з іншими модулями «Парус – Підприємство 7», такими як «Парус – Бухгалтерія», «Парус – Торгівля і склад», «Парус – Заробітна плата», «Парус – Персонал», «Парус – Менеджмент та маркетинг», «Парус – Пропускний режим» та іншими. Тісні інформаційні зв’язки з модулем «Парус – Ресторан» дозволяють включити витрати щодо харчування в загальний рахунок за проживання в готелі.

«Парус – Готельне господарст-во» автоматизує наступні бізнес-процеси в готелі:

• автоматизацію рецепції;

• управління номерним фондом;

• автоматизацію бронювання;

• автоматизацію реєстрації посе-лення і виїзду клієнтів;

• формування вартості наданих послуг;

• розрахунки з клієнтами.

Автоматизована система вирішує облікові й управлінські задачі:

• формування структури готельного комплексу;

• облік характеристик номерів (тарифи, фото номерного фонду);

• управління доступом у номери (за допомогою пластикових карток та електронних ключів);

• бронювання, поселення, розрахунок у будь-якій формі оплати (готівка, безготівковий рахунок);

• відстеження повторного приїзду;

• оперативне управління (скарги, ремонти, прибирання, простій номерів або місць);

• поселення іноземців (валютний облік);

• гнучкі зміни (розрахунковий час, гнучка система оплати, знижки, спеціальні тарифи);

• підготовка всієї затвердженої та специфічної звітності;

• інтеграція з білінговими телефонними системами;

• погодинне планування (сауни, масажні кабінети, спортзали, басейни);

• облік майна в номерах.

Система має можливість надавати інформацію про наявність вільних, зайнятих і заброньованих місць в готелі з використанням мережі Інтернет.

Автоматизована система має можливість формувати в друкованому вигляді наступні документи:

• візитні картки для мешканців (форма № 3-Г) і рахунок на оплату послуг (форма № 4-Г);

• реєстраційну картку клієнта й анкети мешканців (форма № 1М);

• касовий або фіскальний чек.

А також друкувати й аналізувати наступні звіти:

• журнал обліку мешканців (форма № 5-Г);

• касовий звіт (форма № 8-Г);

• звіт за довільний період про оплату послуг з підсумками;

• звіт за довільний період про оплату за проживання;

• звіт за довільний період про оплату додатково наданих послуг;

• відомість про рух номерів в готелі (форма № 9-Г);

• звіт про надані послуги за довільний період у розрізі послуг.