3.3. Исследование систем управления и их проектирование

Система управления предприятиями долж­ на обладать гибкостью производства, учитывать серьезную кон­ куренцию на рынке товаров (услуг), учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей, принимать во вни­ мание необходимость учета неопределенности внешней среды и др. Для реализации этих условий существует объективная необ­ ходимость в исследованиях, анализе существующего положения. Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управ­ ления, что требует уточнения отдельных связей, параметров сис­ темы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т. д.

Развитие и совершенствование организации базируются на тщательном и глубоком знании ее деятельности, что требует про­ ведения исследования систем управления.

Необходимость соответствия современной организации тре­ бованиям рыночной экономики вызывает потребность постоян­ ного ее совершенствования, организационного развития. Базой организационных нововведений служит изучение деятельности организаций.

Исследование систем управления —это вид деятельности, на­ правленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внут­ ренними условиями. В условиях динамичности современного про­ изводства и общественного устройства управление должно не­ прерывно развиваться, что сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуще­ ствляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лаборато­ рий, отделов. Необходимость в исследованиях систем управле­ ния продиктована достаточно большим кругом проблем, с ко­ торыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Исследования систем управления могут быть раз­ личными как по целям, так и по методологии их проведения.

По целям выделяют практические и научно-практические ис­ следования. Практические исследования предназначены для полученных эффективных решений и достижения желаемых ре­ зультатов. Научно-практические исследования ориентированы на перспективу, более глубокое понимание тенденций и закономер­ ностей развития организаций, повышение образовательного уровня работников.

По методологии проведения выделяют исследования эмпири­ ческого характера и опирающиеся на систему научных знаний.

Разнообразны исследования и по использованию ресурсов (собственных или привлекаемых), трудоемкости, продолжитель­ ности, информационному обеспечению, организации их прове­ дения. В каждом конкретном случае, исходя из поставленных це­ лей, необходимо выбирать подходящий вид исследования. Ис­ следование как вид деятельности в процессе управления органи­ зацией включает следующие работы:

•распознание проблем и проблемных ситуаций;

•определение причин их происхождения, свойств, содержа­ ния, закономерностей развития;

•установление места этих проблем и ситуаций как в системе научных знаний, так и в системе практического управления;

•нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о данной проблеме;

•разработка вариантов решения проблем;

•выбор оптимального варианта решения проблемы по крите­ риям результативности, оптимальности, эффективности.

Проведение исследований и анализ любой конкретной систе­ мы управления как объекта необходимы для обеспечения конку­ рентоспособности предприятия на рынке товаров (услуг), для по­ вышения эффективности функционирования подразделений и организации в целом.

Исследования необходимо проводить в следующих случаях:

•когда организациям грозит банкротство или серьезный кризис;

•когда организации функционируют успешно и стабильно достигают определенных результатов (своевременные исследова­ ния помогут удержать этот стабильный уровень работы организа­ ций, выяснить, что мешает либо в большей степени стимулирует работу, чтобы желаемые результаты были еще лучше);

•когда существенно меняется внешнее окружение органи­ зации;

•когда меняются цели функционирования организаций (это неизбежно в условиях рыночной конкуренции и постоянно ме­ няющегося спроса потребителей).

Исследования необходимы как с научной, так и с практичес­ кой точки зрения. С научной точки зрения исследование предпо­ лагает разработку и четкое формулирование методологии прове­ дения исследований, с тем чтобы разработать фундаментальные теоретические положения. С практической точки зрения исследо­ вания должны проводить конкретные люди (аналитики, проекти­ ровщики). Практика показывает, что специалисты, имеющие обычный опыт работы в научно-исследовательских или хозяй­ ственных организациях, не обладают специальными знаниями для подобных исследований. С практической точки зрения прове­ дение исследований предъявляет определенные требования к сос­ таву и квалификации коллектива аналитиков и разработчиков.

Исследователи должны:

•иметь опыт работы в области управления конкретными про­ изводственными объектами;

•обладать знаниями современных методов и техники управ­ ления;

•обладать знаниями методов исследования операций и сис­ темного анализа;

•иметь способности к общению со специалистами различных уровней и профилей.

Исследование систем управления включает:

•уточнение цели развития и функционирования предприя­ тия и его подразделений;

•выявление тенденций развития предприятия в конкурентной рыночной среде;

•выявление факторов, обеспечивающих достижение сформу­ лированной цели и препятствующих ей;

•сбор необходимых данных для разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;

•получение необходимых данных для привязки современ­ ных моделей, методов и средств к условиям конкретного пред­ приятия.

В процессе исследования и анализа работы организации уста­ навливаются ее роль и место в соответствующем секторе рынка; состояние производственно-хозяйственной деятельности орга­ низации; ее производственная структура;- система управления и ее организационная структура; особенности взаимодействия ор­ ганизации с потребителями, поставщиками и другими участни­ ками рынка; инновационная деятельность организации; ее пси­ хологический климат и др.

Исследования являются составной частью менеджмента орга­ низации и направлены на совершенствование основных характе­ ристик процесса управления. При проведении таких исследова­ ний объектом исследования является сама система управления, которая характеризуется определенными признаками и подчиня­ ется ряду требований.

Системное исследование целесообразно проводить на основе выбранной методологии, представляющей собой совокупность целей, методов и средств, необходимых для комплексного иссле­ дования. Важное значение при проведении исследований приоб­ ретает общая концепция, построенная на основе системы науч­ ных знаний в области управления, а также теории и практики ор­ ганизационного проектирования.

Системная концепция предполагает комплексное проектиро­ вание систем управления, включающее выбор целей функциони­ рования, формирование состава решений, реализующих выбран­ ные цели, проектирование технологии подготовки управленчес­ ких решений, формирование структуры управления, разработку регламентирующей документации.

Эффективность исследования систем управления определя­ ется выбранными методами исследования. Всю совокупность методов исследования можно структурировать на методы, осно­ ванные на использовании знаний и интуиции специалистов, на методы формализованного представления систем, на комплексированные методы и методы исследования информационных потоков.

Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов, включают: методы типа «мозговой атаки», методы типа «сценариев», методы экспертных оценок, методы типа «Дельфи», методы структуризации типа «дерева целей», методы «деловой игры», морфологический подход.

Методы формализованного представления систем включают: аналитические, статистические, теоретико-множественные, ло­ гические, лингвистические, семиотические, графические, струк­ турно-лингвистические методы, имитационное динамическое моделирование.

Любая система управления — это прежде всего система, име­ ющая иерархическое строение и определенные цели. Деятель­ ность любой системы управления направлена на достижение поставленных целей. При построении организации необходимо различать глобальную цель и цели функционирования. Важное значение при проектировании системы управления приобретает определение состава качественных и количественных целей. Для реализации поставленных целей необходимо осуществлять функции управления.

Проектирование систем управления —заключительный этап в системном исследовании, поскольку весь комплекс работ по исследованию систем управления направлен в конечном итоге на совершенствование уже действующей либо на создание новой системы управления.

Важное значение в современных условиях приобретает воп­ рос проектирования структур управления. Оно ведется на основе выбранных типовых схем управления, приоритетное место среди которых занимает матрично-штабная схема. При проектирова­ нии организационной структуры определяются состав и взаимо­ связь уровней управления, количество структурных подразделе­ ний на каждом уровне, численность сотрудников аппарата управ­ ления, проектируется управленческая технология. На завершаю­ щем этапе проектирования должна быть разработана документа­ ция, регламентирующая деятельность конкретной системы уп­ равления.

Знание основных методов и методик исследования организа­ ций, применение их в дальнейшем на практике имеют на совре­ менном этапе большое значение. Для всестороннего понимания внутриорганизационных процессов и явлений следует вырабо­ тать системное представление об объекте исследования, увидеть возможности устранения возникающих недостатков в системе управления. Необходимо знать и уметь использовать различные методы исследования систем управления, получить опыт прове­ дения различных процедур при исследовании управленческих систем организаций.