ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ

ней и внешней среде. Установление того, достигла ли организа­ ция своих целей, осуществляется с помощью контроля. Иными словами, менеджеры с помощью контроля постоянно проверяют, насколько то, что происходит в действительности, соответствует тому, что должно быть.

Контроль является продолжением планирования и сопро­ вождает процесс реализации планов. Он предполагает определе­ ние и документирование фактических показателей (результатов реализации решений) и сравнение их с плановыми показателями для установления результатов деятельности. Контроль включает также анализ отклонений от запланированных показателей. Сравнение и анализ стимулируют новые процессы принятия ре­ шения, которые в свою очередь инициируют проведение коррек­ тирующих мероприятий и обеспечивают долгосрочный обучаю­ щий эффект. Контроль становится действенным лишь тогда, ког­ да по его итогам или в его ходе принимаются меры по устранению недостатков и причин, порождающих нежелательные явления.

Контроль —это постоянный процесс, обеспечивающий достиже­ ние целей организации путем своевременного обнаружения возника­ ющих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объек­ тов управления проблем и изменений внешней среды.

Благодаря контролю организация имеет возможность устра­ нять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей. Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути дос­ тижения цели была наиболее эффективна.

Контроль способствует укреплению дисциплины и соблюде­ нию законности. Благодаря ему обеспечивается единство реше­ ний и их исполнение, достижение поставленных задач, а также предупреждаются ошибки и недоработки.

Л. Якокка применял простую, но действенную систему конт­ роля своих подчиненных. «В течение многих лет я регулярно за­ давал своим ведущим работникам (и требовал от них, чтобы они в свою очередь задавали и своим ведущим работникам) несколько элементарных вопросов: “Какие задачи вы ставите себе на бли­ жайшие три месяца? Каковы ваши планы, приоритеты, надежды? Что вы намерены предпринять для их осуществления?” На пер­ вый взгляд такая практика —просто примитивный способ обя­ зывать служащих представлять своему боссу отчеты о своей рабо-

те. Разумеется, сюда включается и такого рода отчетность, но я подразумеваю гораздо большее, так как система квартальных док­ ладов заставляет служащих отчитываться и перед собой. Она не только вынуждает каждого менеджера обдумывать собственные цели, но служит также надежным способом напоминать людям о необходимости не предавать забвению свои мечты» [144].

Пгавный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управлен­ ческого процесса.

Имея большой диапазон воздействия на организацию, конт­ роль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов. Он входит в обязанности руководителя любого ранга.

Объектами контроля выступают предприятия, организации. Предметами контроля являются процессы, проходящие в ор­

ганизации, или ее элементы. Контролируют производственный процесс, нормы расходования материальных и финансовых средств, осуществляют технический и технологический конт­ роль, контроль качества продукции и т.д.

Субъектами контроля могут выступать менеджеры фирмы, от­ делы технического контроля, государственные органы.

Пивные инструменты выполнения функции контроля — на­ блюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. Например, на производстве контроль может осуществляться в виде наблюдения с использованием различных контрольно-из­ мерительных приборов. Для контроля за денежными средствами применяют финансовые и бухгалтерские документы. Своих под­ чиненных менеджер может контролировать в форме письменных отчетов о работе или посредством проведения регулярных сове­ щаний и обсуждения проблем, возникающих в фирме или у от­ дельных работников.

Учет — это сбор, регистрация и обобщение всей информации, необходимой руководству компании для принятия управленчес­ ких решений. Учет является информационной базой контроля.

Выполняя свои задачи, учет не может обойтись без контроля качества хозяйственных процессов. В противном случае было бы не выполнено основное требование, предъявляемое к учету,—его достоверность. Поэтому учет включает отдельные контрольные функции.

Контроль в ряде случаев не может обойтись без данных учета, поскольку завершенные экономические процессы могут быть подвергнуты контролю только при наличии данных учета этих процессов. В этом состоит взаимосвязь учета и контроля.

Важную роль в подготовке информации, необходимой для принятия и обоснования управленческих решений, играет ана­ лиз. В процессе него осуществляется всесторонняя оценка функционирования объекта управления, анализируются причи­ ны отклонений от запланированного уровня, выявляются ре­ зервы, определяются возможные альтернативы управленческих решений.

Контроль —это критически важная функция управления, так как только она обеспечивает обратную связь в системе управле­ ния. Остальные функции (планирование, организация, мотива­ ция) являются прямой связью с объектом управления. Контроль можно считать элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов. Другими словами, система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенны­ ми первоначальными планами, и реальными показателями дея­ тельности организации. И тот, у кого есть современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить.

В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

•чему мы научились?

•что в следующий раз следует делать иначе?

•в чем причина отклонений от намеченного?

•какое воздействие оказал контроль на принятие решений?

•было ли воздействие контроля позитивным или негатив­

ным?

•какие выводы следует сделать для выработки новых целей? Система контроля характеризуется определенной целенаправ­

ленностью. Это свойство системы проявляется в том, что все эле­ менты и звенья контроля служат общей цели —обеспечению эф ­ фективного управления.

Важно выделить еще одну характерную черту контроля как системы. Контроль является информационной системой, включа­ ющей сбор, обработку, хранение и передачу контрольной ин­ формации. Посредством информации контроль связан с други­

ми системами и подсистемами. Эта связь характеризуется ин­ формацией, создаваемой внутри системы контроля, которую он получает от других систем и которую он посылает в окружаю­ щую среду.

Люди являются неотъемлемым элементом контроля. Следова­ тельно, при разработке контроля менеджер должен учитывать по­ ведение людей. Только знание того, что работа контролируется, часто стимулирует людей к качественному и эффективному ее выполнению.

Однако просто «видимость» контроля при отсутствии его эф­ фективного механизма ни к каким положительным результатам привести не может. В Санкт-Петербурге, например, проводился эксперимент по использованию фанерных манекенов сотрудни­ ков ГИБДД. Но вместо того чтобы заставлять водителей сбрасы­ вать скорость, манекены вызывали смех и привлекали вандалов. В итоге из двадцати установленных в городе «искусственных инс­ пекторов» «выжил» только один. Большая их часть была украде­ на, а некоторые покрыты граффити неприличного содержания. Не уцелел даже экземпляр, установленный напротив местного управления ГИБДД.

Источник. Эксперимент потерпел фиаско / / Автомобили. -2001. - N Q7 .- С . 8.

Правильно организованный контроль очень важен и во мно­ гом зависит от искусства менеджера. Он должен быть достаточно требователен, чтобы подчиненные всегда чувствовали ответ­ ственность за свои действия и решения. И в то же время по-нас­ тоящему умелый менеджер знает, что непрерывно контролиро­ вать своих подчиненных вредно: они теряют самостоятельность, инициативность.

Понятие «контроль» можно рассматривать в трех основных аспектах: как функцию управления или элемент управления эко­ номикой; как целенаправленную деятельность; как систему орга­ нов, осуществляющих контроль. Но при этом необходимо учиты­ вать, что эти три стороны контроля представляют единое целое. В то же время контроль является сложной системой и нуждается в управлении.

Контроль можно классифицировать по следующим признакам.

•по стадии производственного процесса различают: входной, операционный контроль, контроль готовой продукции, транс­ портирования и хранения;

•в зависимости от субъекта контроля выделяют самоконт­ роль; контроль, выполняемый менеджером, контрольным масте­ ром, отделом технического контроля (ОТК); инспекционный контроль; государственный и международный контроль;

•по степени охвата объекта контролем: сплошной и выбороч­

ный;

•по режиму контроля: усиленный и нормальный;

•по степени механизации: ручной, механизированный, авто­ матизированный, автоматический;

•по способу получения и обработки информации: регистрацион­ ный, статистический, расчетно-аналитический;

•по периодичности выполнения контрольных операций: непре­ рывный и периодический;

•по времени контроля, предварительный, текущий, заключи­ тельный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического

начала работы. Это входной контроль всех видов ресурсов, его цель —обеспечение необходимых условий для бесперебойной и качественной работы организации.

Планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое написание должностных инструкций, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных - все это увеличивает ве­ роятность того, что планы будут реализованы, а структура будет работать так, как задумано.

Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

В отношении материальных ресурсов вырабатываются стан­ дарты допустимого качества материалов: поступающие материа­ лы проверяют на соответствие этим стандартам; тщательно выби­ раются поставщики для заключения договоров, устанавлиэаются

минимальные размеры запасов для обеспечения бесперебойной деятельности организации.

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является финансовый план. Он дает ответ на вопрос: когда, сколько и каких средств (наличных, безналичных) потребуется организации, а также устанавливает предельные значения затрат по каждому структурному подразделению. В области человечес­ ких ресурсов для осуществления эффективного отбора персонала анализируются деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обя­ занностей, устанавливается минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области. При приеме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляет­ ся, насколько его характеристики соответствуют необходи­ мым требованиям. Сформулировать такие требования помога­ ют внутрифирменные профессиональные стандарты специа­ листов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его цель — совершенствование дея­ тельности, координация для движения к цели. Чаще всего объек­ том текущего контроля являются подчиненные, а субъектом —их начальники. Задача этого вида контроля —своевременно выявить и по возможности устранить отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров.

Текущий контроль осуществляется на основе обратной связи, представляющей собой получение данных о ходе процессов. Этот вид контроля позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою деятельность и деятельность подчиненных так, чтобы избежать отклонений от наиболее эф ­ фективного пути к достижению цели. Таким образом, текущий контроль дает возможность своевременно реагировать на меняю­ щиеся внутренние и внешние факторы.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения работы. Это контроль итогов, его цели —формирование мотива­ ционных вознаграждений, корректировка поведения руководи­ теля, принимаемых решений, а также формирование планов на будущее на основе анализа полученных результатов.

В процедуре контроля выделяют следующие этапы: выработка стандартов; сопоставление с ними реальных результатов; принятие необходимых корректирующих действий.

Первый этап. Стандарты —это конкретные цели, степень дос­ тижения которых поддается измерению. Стандарты должны иметь временные рамки, в которых должна быть выполнена работа, и конкретный критерий, по которому оценивается рабо­ та. Например, в качестве стандарта можно использовать цель: по­ лучить прибыль 1 млн руб. за 2003 г. В данном случае временной период составляет 1 год, а критерием является 1 млн руб. Уста­ новление стандартов позволяет сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Достаточно легко установить стандарты для величин, подда­ ющихся количественному измерению: по прибыли, объему про­ даж. Но некоторые важные цели не поддаются количественному выражению напрямую, например, повышение степени удовлет­ воренности работой. В таком случае проводятся различные обс­ ледования и опросы, происходит косвенное выражение их через другие показатели, например количество увольнений (сокраще­ ние увольнений обычно считается проявлением удовлетворен­ ности работой). Однако, используя косвенные показатели, ме­ неджер должен тщательно анализировать внутренние и внешние факторы, оказывающие на них влияние. Так, количество уволь­ нений может сократиться не в результате удовлетворенности ра­ ботой, а из-за экономического кризиса в стране, когда люди опа­ саются, что не найдут другую работу.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении ре­ ально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе необходимо предпринять следующие действия:

•определить масштаб допустимых отклонений;

•измерить результаты;

•оценить полученную информацию о достигнутых резуль­

татах;

•сравнить результаты работы с установленными стандартами. Контроль должен быть экономически эффективным, Т.е. пре­

имущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Это достигается использованием метода управления по принципу исключения. Суть его заключается в том,

что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого руководство уста­ навливает масштаб допустимых отклонений. Если обнаружива­ ются отклонения, не выходящие за рамки этого масштаба, то та­ кие отклонения не вызывают тревоги.

Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля —изме­ рение результатов, позволяющее установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Здесь важно правильно выб­ рать единицу измерения, определить частоту измерений. Все это определяется спецификой вида деятельности, подлежащей конт­ ролю. Любая система сбора информации и ее обработки доволь­ но дорога, поэтому менеджер должен избегать искушения изме­ рить все и как можно точнее.

В обеспечении эффективности контроля важно довести до сведения соответствующих работников организации как установ­ ленные стандарты, так и достигнутые результаты. Информация должна быть точной, поступать вовремя. Поэтому менеджерам необходимо оценить полученные данные о результатах работы и определить, насколько они нужны и достоверны. Только после этого можно сопоставлять достигнутые результаты с установлен­ ными стандартами.

Налаживание эффективной системы контроля может значи­ тельно улучшить финансовые результаты деятельности предпри­ ятия. В архангельском «Артелекоме» и «Электросвязи» Респуб­ лики Карелии холдинг «Связьинвест» проводит пилотные проек­ ты, отрабатывая методику отраслевых реформ. Чистые убытки обеих компаний регулярно сокращаются. С 1999 по 2000 г. они упали в компаниях на 7,8 и 28% соответственно (в стандартах международной системы бухгалтерского учета). Положительная тенденция продолжилась и в первом квартале 2001 г. Сокраще­ ние убытков стало возможным после того, как «Связьинвест» на­ чал в обеих компаниях пилотный проект по оптимизации управ­ ления, финансовой отчетности и планирования бюджета. Про­ ектов два. Оба выполняются при помощи консультантов Arthur Andersen. Первый проект начался в 1999 г., когда система отчет­ ности была «переложена» из российского стандарта в междуна­ родный. В 2001 г. стартовал второй проект - по внедрению сис­ темы бюджетирования, совместимой с международным стандар­ том бухучета. Этот проект позволит сравнивать годовые и квар­ тальные бюджеты с реальными финансовыми результатами.