18.4. Организация эффективного контроля

Иметь стратегическую направленность, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

Быть ориентированным на результаты, т.е. помогать организа­ ции достигать поставленных целей и формулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

Быть своевременным. Для этого необходимо: во-первых, опре­ делить наиболее подходящий временной интервал контроля, учитывающий временные рамки основного плана, скорость из­ менений, а также затраты на проведение измерений и распрост­ ранение полученных результатов; во-вторых, обеспечить воз­ можность устранять отклонения прежде, чем они примут серьез­ ные размеры.

Быть гибким, т.е. должен приспосабливаться к происходящим изменениям.

Быть простым. Простота контроля обеспечивает лучшее по­ нимание его целей и инструментов, а значит и поддержку суще­ ствующей системы контроля персоналом организации. Кроме того, простые методы контроля более экономичны.

Быть экономичным. Затраты на осуществление контроля не должны превышать создаваемые им преимущества. Масштабы контроля должны соответствовать потребностям системы управ­ ления в аналитической информации.

Используемые средства и методы контроля должны соответ­ ствовать контролируемому виду деятельности (предмету контроля).

Чтобы система контроля была эффективной, ее необходимо периодически оценивать. Критериями такой оценки могут быть:

1) выполнение задач контроля —контроль должен определять совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать своевременному устранению отклонений, выра­ ботке эффективных решений; для оценки системы контроля по этому критерию необходимо дать ответ на следующие вопросы:

•спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения?

•представляет ли система контроля менеджерам информа­ цию, на основе которой можно действовать в разумных времен­ ных рамках;

2) экономичность контроля — следует оценить расходы, свя­ занные с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; затраты на персонал и технику контроля;

3) эффект влияния на людей —необходимо выяснить, вызыва­ ет ли у работников применяемая система контроля положитель­ ные стимулы или негативные, стрессовые реакции. Для повыше­ ния эффективности контроля и избежания его отрицательного влияния на людей специалисты рекомендуют:

•устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

•обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;

•устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

•избегать чрезмерного контроля;

•вознаграждать за достижение стандартов.

Таким образом, контроль —это процесс обеспечения достиже­ ния организацией своих целей. Он состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректирующих мер. Предназначением контроля является пре­ дупреждение возможных отклонений, а не их ликвидация. Функ­ ция контроля не является конечным пунктом всего процесса уп­ равления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция дви­ жима другой. Пользуясь результатами контроля, предприятие составляет новые планы, принимает решения в области органи­ зации и мотивации труда.

Выводы

1.Функция управления —это направление или вид управлен­ ческой деятельности, характеризующийся обособленным комп­ лексом задач и осуществляемый специальными приемами и спо­ собами.

2.Основными функциями управления целесообразно считать

всамом общем виде —планирование, организацию, мотивацию, контроль.

3.Конкретные функции управления следующие: функции управления ресурсами, функции управления процессами и функ­ ции управления результатами.

4.Планирование —один из важнейших процессов принятия управленческих решений на предприятии. Оно состоит из от­ дельных этапов и процедур их реализации, которые находятся в определенной логической взаимосвязи и осуществляются в по­

стоянно повторяющейся последовательности, образуя на пред­ приятии специфический плановый цикл.

5.Для того чтобы не только выжить, но и усилить свои конку­ рентные позиции на рынке, предприятию необходимо занимать­ ся стратегическим планированием. Процесс стратегического планирования включает определение миссии организации, уста­ новление целей, анализ внутренней и внешней среды, выбор стратегии на основе анализа стратегических альтернатив, плани­ рование реализации стратегии и ее оценку.

6.Функция организации направлена на создание необходи­ мых условий для достижения поставленных целей. Основными задачами организации являются: формирование структуры орга­ низации исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и других переменных; установление режимов работы подразделений предприятия, отношений между ними, обеспече­ ние деятельности предприятия необходимыми ресурсами. Орга­ низация как функция управления должна обеспечивать соответ­ ствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях.

7.Средством для достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления является делегирование полномо­ чий, которое заключается в передаче задач и полномочий сверху вниз лицу или группе, которые принимают на себя ответствен­ ность за их выполнение. Ответственность при делегировании полномочий не снимается с руководителя, хотя и распространя­ ется на подчиненного. На практике эффективная реализация де­ легирования может быть затруднена вследствие многих причин. Для преодоления препятствий необходимо их выявить и предп­ ринять меры по их существу: создать систему стимулирования, контроля, обучения, информирования, обеспечить необходимы­ ми ресурсами и т.п.

8.Чтобы предприятие работало эффективно, необходимо за­ интересовать в этом его сотрудников. Для этого руководитель должен овладеть современными теориями мотивации с учетом человеческого поведения и механизмов побуждения к тому или иному действию. Современные теории мотивации можно разде­ лить на две группы: содержательные (теории А. Маслоу, Ф. Герцберга, Д. МакКлелланда и др.) и процессуальные теории мотива­ ции (теория ожидания, теория справедливости и модель Портера - Лоулера).

9. Не менее важное значение имеет функция контроля. Конт­ роль — это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возника­ ющих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объ­ ектов управления проблем и изменений внешней среды. Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процес­ са. Инструментами выполнения этой функции являются на­ блюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. Процедура контроля состоит из выработки стандартов, сопостав­ ления с ними реальных результатов и принятия необходимых корректирующих действий. Чтобы система контроля была эф ­ фективной, ее необходимо периодически оценивать. Предназна­ чением контроля является предупреждение возможных отклоне­ ний, а не их ликвидация.

10. Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конеч­ ного пункта не существует вообще, так как каждая управленчес­ кая функция движима другой. Пользуясь результатами контроля, предприятие составляет новые планы, принимает решения в об­ ласти организации и мотивации труда. Таким образом, управле­ ние является непрерывным циклическим процессом.

Контрольные вопросы

1.Какую роль играет выделение управленческих функций?

2.Что такое функция управления?

3.Перечислите общие функции управления.

4.Перечислите конкретные функции управления.

5.Что такое планирование? Для чего оно необходимо?

6.Какие виды планирования вы знаете?

7.Из каких этапов состоит функция планирования?

8.Каких принципов нужно придерживаться, осуществляя пла­ нирование?

9.Что такое стратегическое планирование?

10.Чем стратегическое планирование отличается от долгосроч­ ного?

11.Из каких этапов состоит стратегическое планирование?

12.Что такое миссия организации? Какие элементы она может включать?

13.Какие цели может ставить перед собой организация?

14.Какие факторы оценивают при анализе внешней среды; при анализе внутренней среды? Какими методами анализа при этом пользуются?

15.Какие основные стратегии действий предприятия вы знаете?

16.Из каких этапов состоит тактическое планирование?

17.В чем заключается управление по целям?

18.Как следует оценивать стратегический план?

19.В чем заключается функция организации?

20.Что такое делегирование полномочий? Для чего оно необхо­ димо?

21.Какие виды полномочий вы знаете?

22.Какие причины могут препятствовать эффективному делеги­ рованию полномочий?

23.Что такое мотивация?

24.Какие теории мотивации вы знаете?

25.Что представляет собой пирамида потребностей А. Маслоу?

26.Что относится к факторам здоровой окружающей среды, а что —к факторам мотивации в теории Ф. Герцберга?

27.На чем основана теория ожиданий В. Врума?

28.Какова основная мысль теории справедливости?

29.Какая теория соединяет в себе теорию ожиданий и теорию справедливости?

30.Какие выводы для управления можно сделать, основываясь на существующих теориях мотивации?

31.Что такое контроль?

32.Какие виды контроля вы знаете?

33.Из каких этапов состоит процедура контроля?

34.Какими свойствами должен обладать контроль, чтобы быть эффективным?