30.4. Организация личного труда

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен правильно планиро­ вать и организовывать труд. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Чем бы конкретно руководитель ни занимался, круг его обя­ занностей гораздо шире узких профессиональных рамок. Сотни дел мелких, важных, незначительных, сиюминутных, срочных постоянно находятся в поле его зрения. Что же повышает эффек­ тивность труда, превращает поток хаотических операций и дел в более или менее стройную систему? Таких важнейших составля­ ющих четыре:

1. Планирование.

Это основа любой производственной деятельности. Оно включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирова­ ние, сопоставление, консультации, разработка самого плана и доведение его до исполнителей.

2. Реализация плана.

Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкрет­ ные задачи разбиваются на две категории. Первая — это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя. Вторая - это задачи, выполнение кото­ рых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Их решение дает важный общий конечный результат с их нарас­ тающей сложностью. В любом случае задачи в каждой из катего­ рий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.

3. Мониторинг и контроль.

Любая работа должна проверяться как в отношении исполни­ тельности, так и с точки зрения получения оптимальных резуль­ татов. Проверка может быть самой простой или очень сложной, сопряженной со множеством дополнительных операций.

4. Взаимодействие с другими людьми.

На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, ведь руководителю необходимо реализовать свою роль в межлич­ ностных отношениях, участвовать в принятии решений и выпол­ нять управленческие функции планирования, организации, мо­ тивации, координации, регулирования и контроля.

Общий практический опыт свидетельствует о том, что увели­ чение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и, в конечном счете, к экономии вре­ мени в целом [151].

Экономия времени требует времени.

«Правило Тейлора»

Руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее вре­ мя, составлять план личной работы, при этом необходимо учиты­ вать все выполняемые им работы, уметь расположить их в поряд­ ке важности.

Планируя, мы отвечаем на вопросы: а) чего я достиг?

б) чего я хочу достичь? в) как я этого добьюсь?

Первый вопрос требует оценки ситуации, второй —предпола­ гает постановку целей, третий вопрос требует плана действий во времени.

Чтобы избежать излишних затрат времени, можно составлять ежедневный временной план, который поможет отслеживать, на что вы тратите свое время. Проанализировав временной план, вы сможете определить те дела, на которые можно потратить меньшее количество времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, вы начнете пе­ ресматривать и по-новому планировать очередность дел.

Нерационально спланированный рабочий день имеет следу­ ющие признаки:

•неизвестно, на что расходуется время;

•неизвестно, сколько времени требуется для выполнения тех или иных дел;

•неизвестно, какие факторы мотивируют или ограничивают работоспособность.

Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, ко­ торая выполняется в следующей последовательности:

•анализ бюджета времени;

•определение содержания планируемых дел;

•определение времени, необходимого для выполнения этих

дел;

•сопоставление необходимых затрат времени на планируе­ мые дела с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями;

•составление списка основных дел на год;

•составление тематического списка дел на месяц;

•составление плана действий на неделю;

•запись текущих дел и составление рабочих планов на день. По истечении соответствующего планового периода посред­

ством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на после­ дующий период.

Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд и исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий день руководителя обычно за­ полняется текущими делами и не остается времени на решение перспективных вопросов, повышение своей квалификации, реа­ лизацию духовных интересов и отдых.

Чем лучше мы распределим свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных действий и результатов означает также выигрыш во времени, дос­ тижение успехов и большую уверенность в себе. Чтобы успевать больше в меньшее время, требуется всего две вещи: организован­ ность и самодисциплина [151].

Практический прием, который можно рекомендовать, — это деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее это будет сделано, тем легче себе представить затраты времени на ее выполнение.

После того, как определен бюджет времени и уточнены его затраты на планируемые дела, необходимо сопоставить эти дан­ ные. Прежде всего оценивается их суммарное взаимоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом плани­ руемых дел и реальными возможностями их выполнения. Ясно, что если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень пла­ нируемых дел. Если же они соответствуют друг другу, то такое со­ поставление для проверки можно продолжить и узнать, насколь­ ко реально выделено необходимое для работы время в те или иные конкретные периоды. В конечном итоге получаем уточнен­ ный перечень планируемых дел и ряд практических соображений по поводу последовательности их выполнения.

При составлении плана на день наряду с обычными момента­ ми необходимо учитывать расположение временных зон, чтобы, например, планирование второстепенных работ не попало во временные зоны «первого класса», т. е. в зоны, наименее всего подверженные помехам.

Руководитель должен самостоятельно ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, состав­ лять новый план, подготавливаясь к наступающему рабочему дню.

Реальный рабочий план на день состоит из определенных временных блоков, заполненных Л делами, исполнению которых не должны помешать никто и ничто. То, что не предусмотрено, а значит, не запланировано, но все-таки неизбежно наваливается на руководителя, следует вмещать в те временные блоки, в кото­ рых запланировано выполнение Б и В дел. Тогда уже эти Б и прежде всего В дела руководитель может и не выполнять.

Никому не позволяйте прервать А занятие. Если руководи­ тель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б и В дела. Его будут уважать, ценить и не захотят потерять.

Если руководитель выполнил некоторые дела Б и В, но едва приступил к выполнению А дел, вследствие чего обнаружатся лишь незначительные успехи, никто не похвалит его за выполне­ ние Б и В дел. Его будут ценить не слишком высоко.

Сколько часов в день можно запланировать для выполнения той или иной работы? Это зависит от плановой работы. Если распорядок дня в основном «свободен» от различных неожидан­ ностей, руководитель спокойно может выделить 6 часов. Если неожиданности не только не исключены, но и даже возможны, следует ограничиться 3 или 4 часами.

Те, кто полагает, что его распорядок дня вообще не допускает такого планирования, может прибегнуть к планированию «кли­ ном». Начинать планирование следует с одного часа в день. Это может позволить себе каждый. Когда в этом появится опыт, мож­ но перейти и к 2 часам и т.д.

Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время следует таким образом, чтобы в каждый час 15 минут оста­ вались свободными, которые можно было бы использовать для подготовки к тем или иным делам, телефонных звонков, визиро­ вания документов, непредусмотренных работ и даже отдыха.

Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техничес­ кими средствами.

Более удобны для записи формы в виде календаря-еженедель­ ника, т. е. перекидного безотрывного календаря в виде удобного блокнота. Его можно брать с собой на совещания, в командиров­ ки. Еженедельник дает возможность планирования рабочей недели и каждого дня, контроля за выполнением записанных ме­ роприятий, анализа израсходованного времени. Каждое дело на­ носится на сетку часов соответственно сроку его выполнения.

Помимо обычных записных книжек и блокнотов, где дела располагаются без всякой системы, можно рекомендовать специ­ альную форму, представляющую собой лист плотной бумаги, разграфленный в соответствии с основными направлениями ра­ боты. Записи на листе делаются карандашом, а после выполне­ ния стираются или аккуратно зачеркиваются. Такая форма дает наглядную картину всех текущих дел, и из нее легко делать вы­ борку при составлении дневного плана.

Для составления ежедневного плана с использованием мето­ да «Альпы» требуется в среднем не более 10 минут. Метод вклю­ чает пять стадий:

1.Составление заданий.

2.Оценка длительности акций.

3.Резервирование времени (в соотношении 60 : 40).

4.Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

5.Контроль (учет несделанного).

Ниже приводятся основные доводы в пользу данного метода.

1.Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

2.Четкое представление о задачах дня.

3.Преодоление забывчивости.

4.Концентрация на наиболее существенном.

5.Уменьшение объема «бумажной работы».

6.Достижение целей дня.

7.Выделение более важных и менее важных дел.

8.Принятие решений об установлении приоритетов и о пере-

поручении.

9.Сокращение помех и нежелательных перерывов.

10.Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

11.Ощущение успеха в конце рабочего дня.

12.Повышение удовлетворенности и мотивации.

13.Pocf личных результатов.

14. Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования време­ ни и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени [151].

Вы можете еще больше рационализировать составление пла­ на, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов будете использовать другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например, для пометки тех или иных действий, можно при­ менять следующие символы:

Т Срочно. ! Важно.

? Выяснить.

+Приоритет категории А.

•Задача выполнена.

О Перенос на более поздний срок.

х Невыполнимое или само собой разрешившееся дело. Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках

места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последова­ тельно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени. При помо­ щи бюрографии вы сможете повысить эффективное использова­ ние дневника времени.

Дневник времени представляет собой личную рабочую карто­ теку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря ра­ циональному подразделению, должна быть удобна своей нагляд­ ностью. Дневник времени является одновременно настольным календарем, записной книжкой, личным дневником, инструмен­ том планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля.

Это постоянный спутник, так сказать, «письменная память», которая всегда и всюду под рукой. Дневник времени представля­ ет собой, кроме того, практическую составную часть последова­ тельной системы планирования времени, а именно рабочий на­ копитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.

Существуют и другие формы планирования времени.

Надо выбирать то средство планирования времени, которое наиболее вам подходит. Часто поступают так: берут что-то наибо­