Справочники
Справочники в программе предназначены для хранения данных, необходимых для заполнения различных журналов, отчетов и первичных документов. Это данные о собственной фирме, о фирмах поставщиках или покупателях, данные о товарах и услугах и т.п. Условно можно сказать, что это редко изменяющиеся данные.
Рассмотрим назначение конкретных справочников и работу с ними.
15.План счетов и Исходные остатки
В справочнике “План счетов” содержится вся информация об используемом на предприятии бухгалтерском плане счетов. Он является основой для формирования информации о хозяйственной деятельности предприятия и, соответственно, для подготовки различных отчетов. Вызвать план счетов для редактирования возможно через пункт “Справочники/План счетов”.
План счетов представляет собой таблицу, упорядоченную по кодам счетов. В колонках этой таблицы отображаются:
Код счета - является основным идентификатором счета и используется для указания нужного счета при формировании бухгалтерских операций, операций в других журналах и т.п. Полный код счета может содержать не более 20 символов. В коде счета Вы можете использовать цифры, буквы и любые другие символы, кроме служебных - “/”, “\”, “*”, “%”. Символ “/” при записи кода указывает на то, что данный счет является субсчетом. Например, коды “01”, “41”, “В”, “41/С/1” являются правильными кодами, а “41/С/12*ПР” неправильным.
Внимание!!! Программа не допускает использования неправильных кодов, а также существования нескольких счетов с одинаковым кодом. В дальнейшем, эти правила распространяются на все таблицы, где требуется задать код.
Название – является информационной характеристикой счета и не учитывается при обработке счета. Может содержать любые символы. Максимальная длина названия счета составляет 50 символов.
Раздел баланса - по разделу баланса счета делятся на:
активные - по данным счетам формируется дебетовый остаток. Отрицательный остаток является ошибкой и показывается красным цветом.
пассивные - по данным счетам формируется кредитовый остаток. Отрицательный остаток является ошибкой и показывается красным цветом.
активно-пассивные - остаток по данным счетам может быть и дебетовым, и кредитовым. Если такой счет имеет субсчета, то в случае наличия на одних субсчетах дебетового остатка, а на других кредитового, возможно формирование развернутого сальдо субсчетов. Т.е. одновременного наличия ненулевого сальдо по дебету и кредиту.
забалансовые - данные счета полностью идентичны активно-пассивным за исключением того, что они не показываются по умолчанию во встроенных отчетах программы. Однако имеется возможность их показа в отчетах. Для этого необходимо установить флажок переключателя “Показывать забалансовые счета” в закладке “Отчеты” пункта меню “Сервис/Настройки”.
Вид учета – для счетов возможен или суммовой, или количественно-суммовой вид учета.
суммовой учет - означает, что по таким счетам возможно формирование проводок только в суммовом выражении. Все отчеты по таким счетам возможны также только в суммовом виде;
количественно-суммовой учет - означает, что по таким счетам возможно формирование проводок с учетом цены, количества и единиц измерения. Эти параметры задаются при редактировании исходных остатков. Сумма такой проводки рассчитывается автоматически исходя из цены и количества. Отчеты по таким счетам возможны как в суммовом, так и в количественно-суммовом виде.
Для количественно-суммового учета возможно использование двух типов цен – средней и фиксированной. Рассмотрим каждый тип по отдельности.
Средняя цена.
В этом случае расчет цены производится исходя из общего количества и общей суммы в существующих проводках по состоянию на текущую дату.
Фиксированная цена.
В этом случае цена не рассчитывается, а задается в исходных остатках. Проводки формируются с учетом этой постоянно заданной цены. Таким образом, в проводках задается либо сумма, либо количество. Изменить цену в проводке невозможно. При изменении фиксированной цены (в исходных остатках счета) произойдет изменение цены во всех проводках с участием этого счета. При этом если в журнале бухгалтерских операций существуют проводки с корреспонденцией двух счетов с фиксированной ценой, то изменить цену для одного из них невозможно. В остальных случаях Вам будет предложено выбрать один из вариантов - либо пересчитать в проводках сумму по новой цене, либо пересчитать количество с учетом новой цены. С учетом выбранного варианта изменятся проводки в журнале бухгалтерских операций. Если Вы откажетесь от пересчета, то цена останется прежней.
Счета, имеющие субсчета, выделены светло-синим цветом и значком с изображением папки со стрелкой вниз. Имеется возможность ввести до 9 уровней субсчетов к счету первого уровня, хотя реальная потребность обычно не превышает 5 - 6 уровней. Количество счетов на одном уровне неограниченно. Все показатели субсчетов при необходимости суммируются на счетах верхнего уровня. Раздел баланса субсчетов может быть только таким, как у счета верхнего уровня. Исключение составляют активно-пассивные счета, субсчета которых, могут быть не только активно-пассивными, но и только активными, и только пассивными.
В поставку программы входит стандартный бухгалтерский план счетов.
ВНИМАНИЕ!!! Не рекомендуется удалять или изменять коды счетов, входящих в стандартный план счетов. В противном случае мы не сможем гарантировать правильную работу программы.
Это не распространяется на счета или субсчета, введенные Вами самостоятельно.
Также Вы сможете изменять план счетов и в момент выбора счета в журналах или справочниках.