37.Работа с архивом документов
Существует возможность сохранить содержание заполненных полей в архив документов. Для этого можно воспользоваться пунктом меню “Файлы/Сохранить”.
Воспользоваться сохраненными данными можно следующими способами:
При загрузке документа, его поля заполняются предыдущими значениями, т.е. значениями последней записи архива.
При выборе пункта меню “Файлы/Открыть” (или при нажатии на кнопку
на панели инструментов) при открытом
документе Вы сможете выбрать конкретную
запись из архива.При выборе пункта меню “Операции/Архив документов”, возможен переход к заполнению документов, с предварительным выбором значений полей из конкретной записи архива. В этом случае документ должен быть закрыт до выполнения этой команды.
Работа с записями архива происходит стандартными методами. (См. стр. 4, раздел 2. Добавление, изменение и удаление записей).
Встроенные отчеты
Встроенные отчеты программы формируются на основе журнала бухгалтерских операций. Вызов отчетов происходит через меню “Отчеты”.
Встроенные отчеты в программе делятся на две большие группы:
встроенные отчеты по бухгалтерскому учету (начиная с оборотной ведомости и заканчивая журнально-ордерными формами)
встроенные отчеты по налоговому учету (начиная со сводной ведомости и заканчивая движением средств по объекту учета).
Возможно формирование связанных отчетов на основании уже сформированных. Например, из оборотной ведомости можно получить карточку движения средств по счету или журнал-ордер.
38.Отчетный период
Все встроенные отчеты программы формируются по границам заданного отчетного периода.
Для задания границ отчетного периода можно воспользоваться пунктом меню “Отчеты/Отчетный период”, или комбинацией клавиш <Ctrl>+<Д>. В появившемся окне укажите Начало отчетного периода и Окончание отчетного периода
Следует отметить, что в качестве окончания отчетного периода задается дата, следующая за датой последней интересующей Вас операции. Например, если требуется указать второй квартал 2002 года, то дата начала отчетного периода будет иметь значение 01.04.2002, а дата окончания 01.07.2002, т.е. дата начала третьего квартала.
Для подтверждения изменения отчетного периода нажмите клавишу <Enter> или кнопку “ОК”. В этом случае все открытые ранее внутренние отчеты останутся рассчитанными по старым границам отчетного периода, а внутренние отчеты, которые будут сформированы позже изменения границ отчетного периода, будут рассчитываться по новым границам отчетного периода.
При нажатии на кнопку “Применить” программа автоматически пересчитает все открытые внутренние отчеты по границам нового отчетного периода.
39.Настройка вида встроенных отчетов
Можно немного изменить вид получаемых отчетов. Для этого используется закладка “Отчеты” пункта меню “Сервис/Настройки”:
Существуют следующие настройки отчетов:
В группе “Параметры”:
Развернутый план счетов – если данный переключатель выключен, то отчеты формируются, только по счетам первого уровня. Если включен, то отчеты разворачиваются то уровня субсчетов, заданного в параметре Макс. порядок корр. счетов.
Только суммовая форма – при включении данного параметра, все отчеты, допускающие количественно-суммовое выражение, будут формироваться только в суммовой форме.
Показывать неиспользуемые счета – при установленном значении данного параметра, в отчетах будут показываться все счета из плана счетов. Иначе показываются только счета, по которым есть ненулевые остатки и (или) обороты.
Показывать забалансовые счета – при включении данного параметра, в отчетах будут показаны и забалансовые счета.
Показывать пустые периоды – при установленном значении параметра, в тех отчетах, где используются детализация по периодам, будут показаны и периоды, когда оборотов не было. Действительно при детализации от недели.
Показывать выключенные проводки – данный признак указывает, нужно ли формировать отчеты с учетом выключенных проводок.
Показывать закладки по периодам – данный признак указывает, что в некоторых внутренних отчетах (например, в оборотной ведомости) будут показываться закладки по различным отчетным периодам. Выбирая нужную закладку, Вы будете видеть обороты за выбранный отчетный период. (См. стр. 72, раздел 40.1 Оборотная ведомость).
Автопересчет отчетов – если этот признак установлен, то при изменении бухгалтерских операций, будут автоматически пересчитываться все открытые отчеты.
В группе “Таблицы”:
Вывод названий – переключатель, показывающий нужно ли в отчеты включать названия счетов и операций. Для данного переключателя существуют следующие позиции – “Названия не выводятся”, “Названия выводятся в зависимости от ширины таблицы”, “Названия выводятся полностью”. Если данный переключатель имеет значение “Названия выводятся в зависимости от ширины таблицы”, то сокращение слов в отчетах зависит от настройки сокращения слов. (См. стр. 11, раздел 7 Настройка сокращения слов).
В группе “Проверки”:
Проверка остатков – если переключатель включен, то при формировании отчетов, будет проверяться наличие отрицательных остатков по счетам. При этом будет выдано соответствующее предупреждение.
Проверка проводок – данный параметр показывает, нужно ли проверять при добавлении проводки между забалансовым и балансовым счетами. При этом выдается предупреждение.
Группа “Проводить в таблицах” - указывает, нужно ли, при формировании отчетов, проводить в таблицах горизонтальные или вертикальные линии.