26.2.Добавление новой операции

Добавление новой операции в журнал может происходить несколькими способами:

• С использованием типовых операций

• При формировании первичных документов

• Ввод вручную

• Посредством копирования существующей операции

• Через дополнительные журналы

Рассмотрим эти способы более подробно.

26.2.1.Добавление вручную

Для ручного добавления бухгалтерской операции нажмите клавишу <Insert> в конце списка существующих операций. При этом откроется окно редактирования хозяйственной операции. Поля этого окна были описаны выше. Заполните необходимые данные и нажмите кнопку <ОК>.

26.2.2.Добавление с использованием типовых операций

Вы можете использовать входящий в программу набор типовых операций. Данный набор содержит часто встречающиеся в хозяйственной деятельности предприятий, стандартные операции.

Для ввода типовой операции нажмите клавишу <F7>. На экране появится окно выбора типовых операций, содержащее список разделов типовых операций. Выберите нужный раздел, а в нем нужную Вам типовую операцию и нажмите на клавишу “Выбрать”. Заполните поля ввода типовой операции.

После заполнения нажмите клавишу <Enter>. Будет сформирована новая бухгалтерская операция с автоматически созданными проводками.

В этом окне вы можете откорректировать все данные вводимой операции. После нажатия кнопки “ОК” операция будет занесена в журнал. Также Вы можете нажать на кнопку “ОК и след.”, при этом операция добавится в журнал, а на экране снова появится окно ввода полей типовой операции (этот вариант используется, если нужно ввести подряд много одинаковых операций). При нажатии кнопки “Отмена” произойдет возврат в окно ввода типовой операции, при этом бухгалтерская операция в журнал записана не будет.

26.2.3.Добавление с помощью дополнительных журналов

При добавлении записей в дополнительные журналы, например, в книгу продаж, возможно и одновременное формирование операций в журнале бухгалтерских операций.

При формировании бухгалтерских операций на основе записей в дополнительных журналах эти бухгалтерские операции являются связанными с записью в журнале.

При формировании связанной бухгалтерской операции справа от записи журнала появляется желтый значок . Этот значок является признаком того, что данная запись журнала отражена в бухгалтерском учете. При нажатии на этот значок Вы можете просмотреть, какая бухгалтерская операция создана на основе данной записи в журнале. Если Вы нажмете на этот значок и будете его удерживать в нажатом положении одну – две секунды, то справа от него появится меню, в котором Вы можете выбрать “Изменить” - для изменения и редактирования бухгалтерской операции или “Удалить” - для удаления бухгалтерской операции. В последнем случае после подтверждения бухгалтерская операция, связанная с записью журнала, будет удалена (при этом значок о связанной операции тоже исчезнет). Таким образом, Вы сразу видите, какие из записей журнала проведены в бухгалтерии.

Для того чтобы можно было легко отличить связанные бухгалтерские операции от не связанных с документами операций, они выделяются серым цветом. Кроме того, справа от связанной с записью журнала бухгалтерской операцией появляется серый значок . Этот значок является признаком того, что данная бухгалтерская операция сформирована на основе записи в дополнительном журнале. При нажатии на этом значке “мышкой” появляется меню, в котором можно просмотреть, отредактировать (если не включена опция “Закрыть доступ к документу” (См. стр. 38, раздел 26.1 Настройка журнала бухгалтерских операций)) и напечатать документ. Если в настройках программы включена опция “Закрыть доступ к бухоперации” (См. стр. 38, раздел 26.1 Настройка журнала бухгалтерских операций), то проводки в операции, связанной с документом, нельзя редактировать или удалять. Но Вы можете добавлять новые проводки в операцию и менять все другие параметры операции (См. стр. 37, раздел 26 Журнал бухгалтерских операций). При изменении документа проводки автоматически пересчитываются, однако дата операции, ее название, документ, а также все проводки, которые были добавлены в операцию позже, останутся без изменений.

Порядок формирования бухгалтерских операций на основе записей в журналах зависит от значения параметра “Проводить документ” в настройках журнала бухгалтерских операций (См. стр. 38, раздел 26.1 Настройка журнала бухгалтерских операций):

Если параметр “Проводить документ” имеет значение “Автоматически сразу при записи документа в журнал”, то бухгалтерская операция, связанная с этой записью, будет формироваться сразу, без Вашего дополнительного указания. Данное значение параметра является установленным по умолчанию и рекомендуется к использованию. При данном положении параметра Вам не нужно помнить о создании бухгалтерских операций на основе записей в журнале – они формируются автоматически.

Если параметр “Проводить документ” имеет значение “Вручную при нажатии на кнопку справа в таблице”, то для создания связанной бухгалтерской операции Вам нужно будет нажать на серое поле справа от записи в журнале или нажать на записи правой кнопкой “мыши” и в контекстном меню выбрать пункт “Провести”. Преимущество этого варианта в том, что Вы сразу видите, какие формируются проводки и можете при необходимости тут же откорректировать бухгалтерскую операцию или документ.

Если параметр “Проводить документ” имеет значение “Не использовать связь документа с проводками”, то Вы не видите, связана ли данная бухгалтерская операция с документом или нет. Данное положение параметра практически не используется и требуется в специальных случаях.