32.Задание формул удержаний

Формулы удержаний вводятся в поле Формула соответствующего удержания (См. стр. 54, раздел 29.3 Настройка видов расчета). При нахождении курсора в данном поле Вы можете нажать на клавишу <F2>. На экране появится список возможных формул, из которого Вы можете выбрать нужную.

Общие переменные и переменные, соответствующие значению полей расчетов в карточках сотрудников такие же, как и при задании формул начислений.

Расчетные переменные:

НАЧ_ВСЕГО - общая сумма начислений.

НАЧ_ВСЕГО_НР - аналогична предыдущей, за исключением того, что в данную переменную включаются только начисления, выдаваемые на руки.

НН_1, НН_2 ... НН_n - переменные, имеющие значение результатов расчета начислений по номеру начисления, заданному в справочнике видов расчета.

УДН_1, УДН_2 ... УДН_n - переменные, имеющие значение результатов расчета удержаний по номеру удержания, заданному в справочнике видов расчета.

ПОДН - значение налога на доходы.

УД_ВСЕГО - последовательно изменяется при расчете, от одного удержания к следующему и имеет значение суммы результатов предыдущих расчетов. Например, для первого удержания всегда имеет значение равное сумме начисленного налога на доходы и пенсионного взноса (если он есть). Для второго - с учетом значения результата расчета первого и т.д.

ОСТАТОК_НАЧ - остаток по сотруднику на дату расчета (начисления).

Не забудьте, что порядок расчета удержаний зависит от значения поля Приоритет в справочнике видов расчетов (См. стр. 54, раздел 29.3 Настройка видов расчета).

33.Порядок начисления и проверки заработной платы

Рекомендуемый порядок начисления заработной платы Вы также можете прочитать в одноименном документе в разделе “Зарплата” первичных документов (пункт меню “Операции/Документы”).

1. Зайдите в список сотрудников (выберите пункт меню “Зарплата/Список сотрудников” или “Зарплата/Личные данные”). Проверьте, не изменились ли общие данные по сотрудникам, которые влияют на расчет зарплаты (оклад, предоставление стандартных вычетов и льгот, индивидуальная скидка по ЕСН (для инвалидов)). Проставьте в нижней табличке к списку сотрудников (в таблице детализации) текущие начисления и удержания (то есть начисления и удержания, которые получают сотрудники в текущем месяце. Вы можете указывать любое количество начислений и любое количество удержаний.

2. Зайдите в расчетную ведомость (выберите пункт меню “Зарплата/Расчетная ведомость”). Укажите, если нужно, отдел и сотрудников, которым нужно рассчитывать зарплату. Выберите разрешенный месяц и год расчета и, если это необходимо, скорректируйте дату начисления зарплаты. Рассчитайте расчетную ведомость. При формировании проводок нажимайте на кнопку “Отмена”. Проверьте начисления и удержания по сотрудникам. Если нужно, исправьте текущие данные сотрудников (в списке сотрудников) и рассчитайте расчетную ведомость еще раз. Добейтесь того, чтобы в расчетной ведомости все было правильно (так, как нужно). После этого рассчитайте расчетную ведомость еще раз и нажмите на кнопку “ОК” при формировании проводок. Теперь Вы можете распечатать расчетную ведомость.

3. Выберите пункт меню “Зарплата/Дополнительно/Отчет по отделам”. Сформируйте его по всему предприятию (для этого в полях “Наименование структурного подразделения” и “Сотрудник” поставьте звездочки ("*")) за расчетный период. Определите на основе этого отчета налоговую базу по налогу на доходы физических лиц и базы по ЕСН. Проверьте, чтобы суммы начислений в этом отчете совпадали с бухгалтерскими операциями (для этого Вы можете использовать “Оборотную ведомость” или другие встроенные отчеты). (См. стр. 71, раздел Встроенные отчеты). Для более углубленной проверки Вы можете формировать этот отчет в двух вариантах: за расчетный месяц и нарастающим итогом с начала года.

4. Выберите пункт меню “Зарплата/Дополнительно/Проверка скидок по начислениям”. Рассчитайте его по всему предприятию за текущий год в первом режиме расчета (без изменения данных). Все скидки по начислениям должны быть предоставлены правильно.

5. Выберите пункт меню “Зарплата/Дополнительно/Проверка категорий по ПФ”. Рассчитайте его в первом варианте расчета (без изменения данных). Категории должны быть проставлены правильно.

6. Выберите пункт меню “Зарплата/Дополнительно/Отчет по з/пл и ЕСН”. Рассчитайте его по всему предприятию за расчетный месяц. В нижних строчках таблицы отражаются начисленные суммы ЕСН, рассчитанные суммы ЕСН и суммы ЕСН в журнале бухгалтерских операций. Эти строчки таблицы должны совпадать во всех столбцах таблицы. Также проверьте, чтобы базы по ЕСН по фондам совпадали с определенными Вами в пункте 3. Для более углубленной проверки Вы можете формировать этот отчет в двух вариантах: за расчетный месяц и нарастающим итогом с начала года.

7. Выберите пункт меню “Операции/Документы”, раздел “Зарплата: ГНИ, ПФ”. Там выберите документ “ГНИ: Реестр сведений о доходах физических лиц. Формирование сведений на дискету”. Сформируйте его по всему предприятию за текущий год. При вопросе о сохранении файла нажмите на кнопку “Стоп”. Проверьте сумму общего дохода с начала года (она должна быть равна обороту по кредиту 70-го счета с начала года). Также проверьте, чтобы совпадали суммы исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц (они должны совпадать и должны быть равны обороту по кредиту счета 68/ПОДН(НДФЛ) с начала года). Если эти суммы не совпадают, значит Вам нужно проверить правильность расчета налога на доходы у конкретных сотрудников. Для этого Вы можете использовать лицевой счет сотрудника, справку о доходах (форма 2-НДФЛ) и налоговую карточку сотрудника (форма 1-НДФЛ).

8. После расчета заработной платы Вы можете переходить к выплате заработной платы (для этого Вам нужно выбрать пункт меню “Зарплата/Платежная ведомость”).

Примечание: Пункты 3-7 являются РЕКОМЕНДУЕМЫМИ (но не обязательными) для выполнения каждый месяц. Следуя этим пунктам, Вы сможете выявить ошибки в начислении заработной платы сразу же, а не в момент сдачи отчетных и годовых форм строгой отчетности.

34.Вопросы и ответы по зарплате

В этом разделе собраны наиболее частые вопросы по работе с блоком расчета заработной платы и ответы на них.

34.1.Общие вопросы.

34.1.1.Где в программе хранятся данные по сотрудникам?

Данные по сотрудникам хранятся в справочнике сотрудников (пункт меню “Зарплата/Список сотрудников” или “Зарплата/Личные данные”). Там же задаются текущие начисления и удержания сотрудников (начисления и удержания, которые получают сотрудники в текущем месяце) (См. стр. 56, раздел 29.4 Ввод сотрудников).

34.1.2.Чем отличаются “Список сотрудников” от “Личных данных сотрудников”?

Это один и тот же справочник. Отличие состоит только в том, что в пункте меню “Зарплата/Список сот­рудников” Вы видите только те данные сотрудников, которые влияют на результаты расчета заработной пла­ты, а в пункте меню “Зарплата/Личные данные” Вы видите все данные по сотрудникам, включая паспортные и адресные данные. (См. стр. 56, раздел 29.4 Ввод сотрудников).

34.1.3.Где можно настроить работу блока расчета зарплаты?

Настройки блока расчета заработной платы задаются через определения (пункт меню “Справоч­ники/Определения”), в разделе “х Зарплата”. Также основные настройки блока расчета заработной платы мож­но настроить, выбрав пункт меню “Сервис/Зарплата/Настройки”. (См. стр. 53, раздел 28 Начальная настройка.).

34.1.4.Какой лучше использовать порядок расчета зарплаты?

Для того, чтобы изучить порядок расчета и проверки расчета заработной платы, Вам нужно выбрать пункт меню “Операции/Документы”, выбрать закладку “Зарплата” и прочитать там документ “Рекомендуемый поря­док начисления заработной платы” (См. стр. 64, раздел 33 Порядок начисления и проверки заработной платы).

34.1.5.Где хранится вся аналитика по начислениям и выдаче заработной платы?

Вся аналитика по начислениям и по выдаче заработной платы хранится в “Журнале расчетов с сотруд­никами” (пункт меню “Зарплата/Журнал расчетов”). На основе этого журнала формируются все документы по заработной плате в программе.

34.1.6.Где хранится вся аналитика по начисленному ЕСН и по налогам в ПФ?

Вся аналитика по начислениям ЕСН с заработной платы хранится в “Журнале расчетов по ЕСН” (пункт ме­ню “Зарплата/Журнал расчетов по ЕСН”). На основе этого журнала формируются все документы по начислен­ным суммам ЕСН в программе.

34.1.7.Почему при изменении бухгалтерских операций не изменяются данные в документах по зарплате?

Это связано с тем, что вся аналитика по начислениям, по выдаче заработной платы и по начислениям ЕСН хранится в “Журнале расчетов с сотрудниками” и в “Журнале расчетов по ЕСН”. Обратной связи между журналом бухгалтерских операций и этими журналами нет. Для того, чтобы изменить документы по заработной пла­те, Вам нужно заново рассчитать заработную плату. При этом необходимо следить, чтобы не было удвоения проводок в журнале бухгалтерских операций.