Принятие решений.

В современной литературе принятие решений определяется как выбор между альтернативами. Когда менеджер осуществляет планирование, организационную деятельность и контроль, он принимает решения. В принятии решений выделяют три последовательных этапа:

Этап идентификации, на котором происходит признание проблемы и осуществляется ее диагностика.

Этап развития, в рамках которого осуществляется поиск уже существующих стандартных процедур и разработка новых решений.

Этап выбора, который осуществляется тремя способами: на основе суждения, анализа и авторитаризации, приобретения законной силы (Минцберг, 1976.). Динамический характер принятия решений имеет как стратегические, так и поведенческие последствия для организации. Основой и исходным положением для развития и анализа различных поведенческих моделей принятия решений являются степень и смысл рациональности, достижимости цели. Для принятия решений ранее использовались в основном количественные методы. В настоящее время, когда креативность при решении управленческих проблем приобретает первостепенное значение, в организациях используются как традиционные методы (план Скэнлона, сбор предложений), так и групповые методы, которые могут привести к повышению эффективности принятия решений, некоторые из них рассматриваются ниже.

Групповые методы принятия решений.

1. Метод "мозговой штурм"²⁸

Метод «мозгового штурма» возник в 30-е годы как способ коллективного поиска новых идей. Область его применения достаточно широка - от научно-технических и экономических проблем до социальных и психологических ситуаций. «Мозговой штурм» - это способ работы группы, при котором первоочередной целью является нахождение альтернативных вариантов решения в проблемной ситуации.

Фоном «мозгового штурма» служат два таких способа работы группы как "мозговой обмолот" и синектика. "Мозговой обмолот" - это техника выдвижения идей. Синектика - это такой способ творческой работы, который стремится к действенному решению, но имеет слабое место - "излишнее творчество". Кроме того, следует помнить, что «мозговой штурм» - не является чудодейственным средством, с помощью которого можно решить вечные и глобальные проблемы, он хорошо работает только тогда, когда требуется решить конкретную проблему.

По характеру проблемы можно разделить на три основных типа:

- аналитические, или причинные, проблемы ( почему компьютер не включается? );

- синтетические, или проблемы мер ( как я буду работать над материалом, если компьютер не работает?);

- проблемы выбора (каковы есть еще способы, чтобы поработать над материалом?) .

«Мозговой штурм», как считают некоторые авторы³, - это способ работы для решения синтетических проблем. К счастью, подавляющее большинство проблем можно облечь в синтетическую форму "как".

Наилучшие результаты мозгового штурма достигаются при разработке новых форм управления, совершенствовании способов работы, содействии маркетингу и продажам, при улучшении технических конструкций.

Стадии «мозгового штурма»:

1) представление проблемы для рассмотрения (излагается проблема, цель к чему нужно стремиться, отмечается, что уже сделано или что пытались сделать);

2) выдвижение как можно большего числа идей для решения этой проблемы,

• индивидуальная стадия (некоторое время дается на обдумывание в одиночку)

• групповая стадия (брожение идей);

3) отбор нескольких идей для дальнейшей разработки, преобразование отобранных идей в форму «как»;

4) на основе выбранных идей разрабатываются альтернативные варианты конкретного решения, действенные на практике.

Эти четыре стадии «мозгового штурма» проводятся в две фазы:

1фаза - Генерация идей (первые две стадии).

2 фаза - Оценка и отбор лучших идей (третья и четвертая стадии).

В фазе генерации идей группа делится на небольшие группы. В каждой из них выбирается секретарь для записи идей. Выдвижение идей осуществляется по правилам, приведенным ниже.

Во второй фазе оценка и отбор лучших идей проводится теми же малыми группами, но с взаимной передачей идей из одной группы в другую. Обсуждение проводится по правилам проведения дискуссии.

"Мозговой штурм" требует полного раскрепощения мысли, свободы для воображения, соблюдения следующих правил:

1. Как бы фантастична ни была идея, выдвинутая кем-либо из участников, она должна быть встречена с одобрением.

2. Категорически запрещены взаимные критические замечания и промежуточные оценки высказываний

3. Не допускаются суждения о неразрешимости проблемы.

4. Чем больше выдвинуто предложений, тем больше вероятность появления новой и ценной идеи.

5. В ходе "мозгового штурма" приветствуются усовершенствование и развитие идей, поэтому разрешается задавать коллегам вопросы с целью уточнения и развития их идей.

6. Если задача в целом трудно разрешима или не поддается решению, попробуйте ее расчленить на составные части, либо поставьте задачу обратную данной (например, как увеличить габариты изделия вместо требующегося уменьшения).

Правила поведения для участников "мозгового штурма":

- участник должен стремится не к демонстрации своих познаний и квалификации, а к решению выдвинутой проблемы;

- во время обсуждений нет ни начальников, ни подчиненных - есть ведущий и участники;

- участник не должен ждать одобрения или осуждения своего предложения со стороны коллег, не должен обращаться за поддержкой к руководителю "мозгового штурма";

- в процессе "мозгового штурма" не должен думать о возможных последствиях;

- следует воздержаться от перешептывания, переглядывания, жестов, которые могут быть неверно истолкованы другими участниками;

- за несколько минут до начала "мозгового штурма" участники должны подумать: «Заслуживает ли данная проблема внимания? Что даст ее решение?

Кому и для чего это нужно? Что произойдет, если ничего не менять?»

- участник должен прийти к убеждению, что положительное разрешение проблемы имеет для него большое значение, а оптимизм и уверенность удесятерят умственную и психологическую энергию человека.

МОЗГОВОЙ ШТУРМ С РАЗДЕЛЕНИЕМ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫХ ФУНКЦИЙ

(групповое решение проблем).

Участники разбиваются на группы с различными функциями:

- генераторы идей;

- эрудиты;

- эксперты;

- рабочая группа.

Для организации процесса назначаются организатор и коммуникатор. Численность каждой группы определятся по договоренности. В процессе работ может меняться по решению организатора. Каждая группа располагается за отдельным столом и работает самостоятельно, выполняя свою функцию. В каждой группе выбирается

клиент, он излагает проблему и несет ответственность за выполнения решения;

толкач-лицо, тот, кто направляет работу;

идеолог- все прочие участники.

Для того чтобы добиться успеха в решении проблемы важно, чтобы " толкач" владел рабочим процессом. Его задача: так организовать работу, чтобы участники действовали по правилам и принципам творческой работы. "Толкач" составляет график работы. У "клиента" должно быть настроение и принципы деятельности хорошего хозяина толоки:

- он должен знать к чему стремится;

- должен побуждать и вдохновлять участников толоки на поиск новых и оригинальных идей;

- должен уметь переводить приходящую на ум критику в форму вопросов "как" (например, фразу "Но это слишком дорого", содержащую критику, переводить в форму идеи "Как можно получить это более низкой ценой?") Хорошо, если в группе идеологов есть люди разбирающиеся - специалисты и «профаны», так как именно они, чаще всего, дают нестандартное решение, являясь катализаторами идей для специалистов.

ФУНКЦИИ ГРУПП:

Генераторы идей - выдвигают максимальное количество идей, направленных на решение проблемы, включая малореальные, фантастические, "сумасшедшие" и т.д.

Эрудиты развивают, конкретизируют и обогащают эти идеи своими знаниями и опытом, стараясь их вывести на уровень новейших достижений.

Эксперты всесторонне оценивают возможность реализации этих идей с учетом конкретных условий. Имеют право на обоснованное отклонение идеи. Аргументы типа "Нам не нравится" не имеют силы.

Рабочая группа окончательно формулирует и систематизирует выдвинутые предложения.

Организатор несет ответственность за организацию работы всех групп, производит подбор и расстановку, перераспределение кадров. Оценивает работу групп и отдельных участников, подписывает окончательный документ по результатам всей работы.

Коммуникатор - несет ответственность за создание доброжелательной деловой обстановки, оперативно помогающий разрешить трудности взаимодействия в группах.

После завершения работы проводится подведение итогов по схеме:

- организатор оценивает работу групп, всего коллектива;

- "клиенты" групп оценивают работу членов своих групп, коммуникатора, организатора и общие результаты;

- "идеологи", участники, оценивают работу руководителя группы, коммуникатора, организатора и общие результаты.

Факторы, препятствующие успеху реализации метода "мозговой штурм", можно представить следующим образом:

1) критика, исходящая от кого-либо из участников, т.к. лицо, высказывающее критику, обычно мыслит привычно и мешает другим искать, отличающие от стандартных идей решения (поскольку критика направлена на эти идеи);

2) формальность и официальность во время работы;

3) излишнее стремление к поиску "правильных решений";

4) слишком подробные разъяснения и обоснования;

5) пассивность участников.

Способствующие факторы:

1) безопасная и открытая атмосфера во время работы групп, т.к. при рождении идей всегда стоит вопрос о свободе мысли;

2. активное воображение и желание решить предложенную проблему;

3. развитие, переработка и соединение высказанных идей;

4)переработка, осмысление, удивление и сомнение в имеющемся решении;

5. активность участников;

6. использование интуиции, творческих способностей и т.п.

Таким образом, на учебных занятиях может быть использован метод "мозгового штурма" как групповой метод решения проблем, способствующий резкой активизации поисковой мыслительной деятельности студента.

Для организации работы с помощью этого метода преподаватель выделяет проблему - "точку" в материале лекции, фиксируя на ней внимание студентов.

Основное отличие метода мозгового штурма от метода анализа ситуаций это то, что обоснование своей идеи необязательно. Такой подход позволяет: избавиться от привычных форм мышления, отыскивать неожиданные и нестандартные решения проблемы, использовать свои индивидуальные особенности, природные задатки.

Схема реализации мозгового штурма представлена в Приложении 3.

2. МЕТОД "635"

Этот метод является одним из вариантов метода "мозговой атаки". Обмен информацией в пределах группы в этом случае не акустический и осуществляется в письменном виде.

Требования метода: возросшая целевая ориентация связей, имеющих место между отдельными идеями, поскольку последующие идеи членов творческого коллектива должны быть направлены на углубление (дальнейшее развитие) рекомендаций (идей), предложенных на первом этапе работы.

На первом этапе каждый из 6 членов группы записывает основные идеи для решения проблемы в специальных бланках, которые были разработаны для этой цели, а также в целях предупреждения пространного описания идей. Основные идеи (6*3=18) по очереди поступают к членам коллектива, каждый из которых дополняет их еще 3 мыслями, касающихся решения проблемы. После прохождения всех шести участников бланки содержат 108 идей. Время, необходимое для проведения "раундов", оказывается достаточным для письменного представления основных и дополнительных идей. Первый "раунд" можно завершить за 5 минут, последующие требуют на 1 минуту больше, чем предыдущие, следовательно, шестой "раунд" продлится всего 10 минут.

Примечание:

Основные и дополнительные идеи могут быть представлены в виде рисунков, схем, если того требует решение проблемы.

Качественная оценка работы коллектива дается на основе незаполненных рубрик бланка, а не на основе числа ответов и высказанных идей.

Представленные в письменном виде идеи отличаются большей обоснованностью и четкостью, чем устно высказанные идеи, хотя зачастую первые бывают и менее оригинальными; обязательность письменного изложения идей не позволяет членам группы оставаться пассивными.

Число основных и даже временно дополнительных идей может варьировать в зависимости от формы учебных занятий.

СХЕМА РЕАЛИЗАЦИИ МЕТОДА «635»:

(например, количество членов группы - 6, каждый из них должен подать по 3 основных идеи, между членами группы может быть только 5 передач информацией)

Членов группы	Основные идеи	Число передач
6	3	5

Бланк сбора идей по методу "635"

Проблема и ее формулировка
Идеи по решению проблемы	Направления и способы решения проблемы Участники решения проблемы 1 2 3 4 5 6
Первая идея Вторая идея Третья идея

Практическое занятие: Подбор эффективной команды и формирование навыков принятия управленческих решений.

Задание 1: Подбор эффективной команды

Исследуя факторы успешной деятельности, английский ученый М. Белбин выявил, что каждый из членов управленческой команды играет как минимум две роли. Одна из них относится к функциональным обязанностям, другая к неформальным отношениям в группе. В результате своих исследований М. Белбин выделил и описал восемь ролей, которые могут играть члены коллектива:

- служащий компании (СК),

- председатель (П),

- созидатель (С),

- генератор идей (ГИ),

- исследователь ресурсов (ИР),

- контролер (К),

- рабочий в команде (Р),

- завершающий задание (З).

Индивидуальный подбор управленческой команды – понятие достаточно условное. Однако попробуем с помощью теста «Исследование предпочтений в командной работе» создать сбалансированную команду.