Особливості різних видів заходів

Розглянемо основні типи заходів, які відбуваються на виставках.

Корпоративна презентація — це виступ із розповіддю про фірму та її товари/послуги. Як правило, виступ супроводжується демонстрацією зразків продукції, слайдів чи відеоматеріалів. Презентація може проводитися як у конференц-залі, так і безпосередньо на стенді( за наявності місця).

Презентація [англ. presentation] — відкрита або закрита короткочасна демонстрація одним або кількома підприємствами своїх товарів (робіт, послуг), інформації про себе, події ділового або суспільного характеру тощо.

З огляду на те, що на презентації, які відбуваються в окремих конференц-залах, приходять здебільшого фахівці, рекомендується вдаватися обговорення технічних характеристик, а не до рекламних гасел.

Інші заходи мають більш складний характер і потребують більше організаційних зусиль. Наведемо визначення різних типів заходів відповідно до міжнародного стандарту ISO.

Конференція [англ. conference] — організована формальна зустріч або ряд зустрічей людей, що мають спільні інтереси, для обговоренні проблем, ідей та принципів.

З'їзд [англ. convention, congress] — організована зустріч представників галузі, професії чи організації для обміну знаннями та досвідом. З'їзд іноді ще називається «конгрес».

Семінар [англ. seminar] — організована зустріч для глибокого обговорення спеціальних питань.

Симпозіум [англ. symposium] — організована зустріч багатьох експертів для представлення і обговорення доповідей з певної предметної сфери. Типовий симпозіум є науковим або медичним.

Робоча група [англ. workshop] — організована зустріч, яку проводять експерти для досягнення заздалегідь установлених цілей, матеріали якої надалі доступні для зацікавлених сторін. [ISO]

Окремо зазначимо можливості спонсорства конференцій та круглих столів, підготованих організатором виставки чи іншим незалежним суб'єктом (галузевою асоціацією, громадською організацією чи галузевим журналом).

Круглий стіл відрізняється від конференції наявністю всіх учасників одночасно за столом (стіл може бути не круглим, а прямокутним, або учасники можуть просто сидіти в рядок на сцені) та обмеженим часом виступи (звичайно 3-5 хвилин на виступи та 1-2 хвилини на репліки та зауваження). Круглий стіл зазвичай присвячено конкретній гострій та актуальній проблемі, на яку існують різні погляди. Всі ці погляди мають бути відкрито висловлені — тому круглий стіл є більш цікавим для відвідувачів і журналістів, але й більш складним в організації. До участі у круглому столі запрошуються відомі експерти із різних компаній та організацій (при цьому необхідно розрахувати кількість учасників, що мають право на виступ, таким чином, щоб протягом круглого столу на кожного припадало приблизно 7-10 хвилин, тому звичайно запрошують 4-12 експертів, не більше; якщо буде більше, хтось не матиме можливості висловитися і піде ображеним). Для успішного проведення круглого столу необхідний модератор, тобто ведучий — особа, яка буде вирішувати, кому надавати слово, коли переривати виступи і як поводитися у випадку суперечок. Модератор має бути глибоко обізнаним із темою круглого столу та мати великий авторитет у професійному співтоваристві. Щодо технічного забезпечення круглого столу, зазначимо необхідність достатньої кількості мікрофонів та важливість так посадити учасників, аби вони бачили один одного. При невеликій кількості учасників можна посадити всіх у рядок обличчям до слухачів, але якщо учасників більше 4-5 (а звичайно так і буває), знадобиться круглий чи прямокутний стіл; у цьому випадку відвідувачі сідають навколо столу.

Робоча група за своїми організаційними механізмами є близькою до круглого столу. Відмінність полягає у необхідності повноцінного документування роботи, тому необхідно передбачити місце та обладнання для секретаріату.

З'їзд та симпозіум відрізняються від конференції (з точки зору особливостей організації) більшою урочистістю, закритим характером та обов'язковою реєстрацією делегатів. Процедурні особливості з'їздів та симпозіумів ми не розглядаємо, тому що, як правило, їх організаторами виступають професійні асоціації, галузеві спілки або наукові товариства, які мають відповідних кваліфікованих працівників.

Семінар відрізняється від конференції обмеженим часом і тематикою, а також більшою практичною спрямованістю. Звичайно семінар триває 1-2 години і присвячений конкретній практичній проблемі, яку може бути вирішено завдяки продукції компанії

Тренінг є дуже близьким до семінару, але передбачає спрямованість на отримання практичних навичок і великий ступінь участі відвідувачів, Вони не просто пасивно слухають, а ведуть повноцінний діалог тренером, виконують його завдання тощо.

Майстер-клас є проміжною між семінаром і тренінгом формою заходу. Ведучим майстер-класу зазвичай виступає відомий фахівець-практик, який навчає відвідувачів за принципом «роби як я». Для майстер - класу, можливо, знадобиться спеціальне обладнання. У такому випадку краще проводити його безпосередньо на стенді, де це обладнання встановлено, а не в конференц-залі.

Прийом є заходом для важливих гостей, який проводиться або сам по собі, або на завершення конференції, круглого столу тощо. Прийоми бувають різних форматів, але на виставках фактично використовуються два: фуршет і коктейль (банкет та інші форми прийомів на виставках зустрічаються дуже рідко). Фуршет відрізняється від коктейлю наявністю гарячих страв і передбачає спеціальні столи («шведський стіл») зі стравами, гості можуть обслуговувати себе самі або страви їм можуть видавати офіціанти. Коктейль столів не передбачає, частування обмежується алкогольними та безалкогольними напоями і закусками (холодними і гарячими, а також десертними), які розносять офіціанти (що отримало назву «летючого буфету»).

Прес-конференція — зустріч відповідальних осіб із журналістами, присвячена важливому приводу. Організація прес-конференції під силу лише фахівцям і потребує великого обсягу спеціальних знань, тому ми зупинимось лише на кількох основних порадах. Інформаційний привід має бути дійсно важливим, а представники фірми, що беруть участь у прес-конференції, мають бути керівниками високого рангу. Журналістів треба запрошувати заздалегідь, інформуючи про тему і виступаючих. Перевірте, щоб ваша прес-конференція не співпала за часом з іншими важливими заходами, які можуть конкурувати з вами за увагу журналістів. Продумайте порядок акредитації журналістів, які прийдуть (хто, де, як буде це робити); найчастіше ставлять реєстраційний стіл біля входу до конференц-залу. Підготуйте матеріали, які ви будете роздавати (прес-реліз, корпоративні буклети тощо). Обов'язково підготуйте іменні таблички на столи «президії». Головне — добре потренуйтеся разом із виступаючими, у тому числі продумайте відповіді на можливі запитання. Майте на увазі, що прес-конференція — «двосічний меч»: її вдале проведення здатне надати вашій компанії значного поштовху в розвитку бізнесу, а невдале — спрацювати проти вас.

Щодо всіх типів заходів необхідно зазначити кілька важливих принципів:

• тема заходу має бути актуальною і цікавою для цільової аудиторії— це запорука успішності заходу (звичайно, це не стосується прийомів);

• необхідно вчасно розпочинати захід і вчасно закінчувати: не забувайте, що за вашим заходом іде наступний;

• кожен захід має власний кошторис витрат, який необхідно складати та контролювати так само, як і кошторис участі у виставці; кошторис витрат на заходи включається до кошторису витрат на участь у виставці і затверджуються одночасно;

• кожен захід потребує професійної підготовки, тому необхідно заздалегідь виділити для його організації декілька співробітників, що мають відповідну кваліфікацію; це не можуть бути ті ж люди, які відповідають за виставковий стенд та інші аспекти участі у виставці.

Якщо у вашої компанії немає достатніх ресурсів (фінансових і особливо людських) для організації заходу власними силами, краще обмежитися участю у заходах, організованих організатором виставки чи ц незалежними суб'єктами (асоціаціями, засобами масової інформації т По завершенні виставки звіти про проведені заходи включают звітів про участь у виставці. Якщо організатором заходу виступав організатор виставки, він після виставки надає всім учасникам звіт про проведений захід.