2. Підбір і підготовка персоналу

За влучним висловом британських організаторів виставок, «перше правило виставок: стенд створюють люди». У цій главі ми розглянемо чи не найважливіші питання — питання підготовки стендистів.

Стендист [англ. booth (stand) assistant, attendant] — співробітник учасника виставки або найманий спеціаліст, який працює на стенді під час виставки.

Підбір персоналу

При виборі персоналу, який буде працювати на виставковому стенді, необхідно брати до уваги особисті якості та риси характеру. Далеко не і кожен здатний працювати на стенді, протягом багатьох годин поспіль з невеликими перервами відповідати на запитання чи розповідати про продукцію, виявляючи при цьому зацікавленість і доброзичливість. Сором'язлива чи замкнена в собі, нетовариська людина в якості стендиста навряд чи принесе користь. Також малоефективною буде робота стендиста, який дуже поверхово знає продукцію, її технічні характеристики та особливості. Отже, вам слід обирати людей, що мають такі якості:

- вміння спілкуватись з людьми, комунікабельність;

- знання продукції;

- витривалість;

- терпіння, доброзичливість, позитивне мислення;

- приваблива зовнішність.

Найважче у роботі стендиста — необхідність десятки і сотні разів з однаковою зацікавленістю (як уперше) пояснювати одне й те ж саме, відповідати на ті самі питання. Тому чудових фахівців, які не витримують тривалої монотонної роботи, краще тримати в запасі, викликаючи їх «з-за лаштунків» тоді, коли потрібно буде відповісти на дійсно складне питання чи поспілкуватися із важливим клієнтом.

Окреме питання — кількість стендистів. Недостатня кількість стендистів призведе до втрати контактів із потенційними клієнтами, до нервових та фізичних перевантажень, особливо на великому стенді, де їм доведеться метушитися. З іншого боку, надмірна кількість стендистів, що призводить до штовханини, ще гірша. Кількість стендистів повинна відповідати розміру стенду, із урахуванням 25%-го запасу, щоб люди мали можливість відпочити (оптимальний варіант — не більше 2-3 годин безперервної роботи і потім не менше 30 хвилин перепочинку). Додайте технічних спеціалістів, які відповідатимуть на складні питання і демонструватимуть складні експонати. Додайте співробітників відділу продажу, щоб мати можливість безпосередньо укладати контракти. Не беріть на стенд співробітників, які там не потрібні і не будуть працювати. Дуже добре, якщо на стенді у певні години будуть присутні керівники фірми (для великих фірм — керівники відповідних підрозділів).

Отже, плануючи склад стендистів, забезпечте, щоб було кому виконувати всі нижчезазначені ролі:

• керівник експозиції;

• уповноважений представник керівництва фірми;

• персонал продажу (контакти з важливими клієнтами, укладання угод);

• технічний персонал (забезпечення роботи експонатів, відповіді на технічні питання);

• прес-секретар (контакти з журналістами);

- інформаційний персонал (контакти з основною масою відвідувачів виставки);

- сервісний персонал (чистота і порядок, частування гостей тощо).

Беручи участь у міжнародних виставках в Україні, потурбуйтеся про те, щоб серед вашого персоналу були люди, які володіють англійською, і щоб розклад роботи було складено з урахуванням присутності в будь-який момент когось із них. Беручи участь у міжнародних виставках за кордоном, взагалі не беріть з собою тих, хто не володіє жодною іноземною мовою — адже користі від них не буде.