Підготовка до участі у виставці Планування підготовки

Отже, рішення про участь у виставці прийнято, визначено цілі та критерії їх досягнення.

Програма подальших дій така:

1. Планування:

• складання плану підготовки до виставки;

• складання кошторису витрат;

• проектування експозиції.

2. Підготовка:

• підготовка та оформлення експозиції, вибір експонатів;

• розробка рекламно-інформаційних матеріалів та рекламної кампанії;

• вибір та підготовка персоналу;

• підготовка різних форм активності на виставці.

Усі питання, пов'язані із підготовкою до виставки, краще вирішувати заздалегідь, із ґрунтовним відпрацюванням. Усе, що ви випустили або залишили «на потім», не найкращим чином відобразиться на ефективності участі у виставці, на іміджі вашого підприємства.

Під оргкомітетом розуміють команду фахівців підприємства — організатора виставки, що відповідають саме за цю виставку та за роботу із учасниками та відвідувачами.

Оргкомітет надає учасникам такі матеріали, з якими треба ознайомитися:

• інформаційний лист або брошуру, що містить докладні дані про тематику виставки, очікуваний склад відвідувачів, виставкову статистику (чиста площа, кількість учасників, кількість відвідувачів) минулого року;

• плани виставкових павільйонів із розміщеними стендами, які можна обирати;

• форму для заповнення заявки на участь у виставці;

• ціни на додаткові послуги та обладнання;

• правила для учасників виставки (умови оплати та розірвання договору, правила монтажу та демонтажу, правила техніки безпеки та громадської безпеки, правила проведення різних форм активності на стенді тощо).

Іноді всі ці документи збираються докупи в так званий посібник учасника.

Посібник учасника [англ. exhibitors manual] — електронний або фізичний документ, що містить інформацію про захід, правила та норми, форми для замовлення послуг та іншу інформацію, що стосується участі учасника у виставці.

Уважно прочитайте всі надані матеріали — у них містяться відповіді на значну кількість запитань, які у вас виникнуть, а також правила і приписи для учасників виставок та інша корисна інформація. Дізнайтеся, хто із співробітників оргкомітету відповідає за які питання — це дозволить вам уникнути багатьох проблем та зекономити час. Отримайте в оргкомітеті проект контракту та зверніть увагу на умови оплати, умови розірвання договору (при розірванні договору незадовго до виставки сплачується повна сума договору). Ознайомтеся із правилами для учасників виставки щодо монтажу і демонтажу експозиції, техніки безпеки і пожежної безпеки, охорони і страхування, проведення різних акцій тощо. Отримайте план рекламної кампанії щодо запрошення відвідувачів.

Бажано, щоб усі переговори з оргкомітетом, замовлення обладнання та послуг, контроль над їх виконанням від імені підприємства — учасника виставки вела одна уповноважена особа, інакше обов'язково виникне ефект «зіпсованого телефону». Назвемо цю людину керівником експозиції. Він чи вона повинні мати підтримку керівництва підприємства на високому рівні, тому що, з одного боку, їм доведеться приймати рішення, що мають суттєвий вплив на комерційні результати та імідж підприємства; з іншого боку, в організації підготовки до виставки бере участь значна кількість співробітників, і треба мати певний авторитет, щоб організувати їх усіх.

Наступна таблиця подає найбільш типові помилки, яких припускаються керівники експозицій при підготовці до виставки.

Таблиця 2