Інструктаж персоналу

Інструктаж персоналу рекомендується провести за кілька днів до відкриття виставки, повторний — у день перед відкриттям. Інструктаж персоналу повинен висвітлювати такі питання:

- тематика виставки, цілі участі фірми в ній та критерії їх досягнення;

- продукція фірми, новинки та особливо важливі експонати, ціноутворення;

- конкуренти та їхня продукція;

- різні категорії відвідувачів та моделі поведінки у роботі з ними;

- форми реєстрації контактів — реєстраційні форми чи анкети;

- правила та розклад роботи стенду (включаючи час перерви відпочинку);

- вимоги до зовнішнього вигляду стендистів

- розподіл обов'язків та відповідальності між стендистами:

- що робити і до кого звертатися в разі надзвичайних ситуацій;

- облік зауважень і недоліків, необхідний для підготовки до наступної виставки.

Правильним буде завершити інструктаж тренінгом, розібравши на практиці найбільш типові питання і ситуації. За необхідності проведіть тренінги із ведення переговорів, мистецтва презентації — власними силами або запросивши бізнес-тренера. Виявивши і спрогнозувавши найбільш типові запитання, складіть табличку відповідей, яку стендисти повинні вивчити та матимуть при собі про всяк випадок.

Стендист повинен вільно відповідати на основні питання, але знати напам'ять всі характеристики й технічні особливості продукції не обов'язково. Для цього вам потрібно заздалегідь приготувати папки з усіма необхідними даними, як технічного, так і комерційного характеру. Заздалегідь уточніть у відповідних фахівців вашої фірми відповіді на найбільш типові, а також найбільш «слизькі» питання. Уникайте ситуації, коли на питання відвідувача жоден із присутніх на стенді не може відповісти.

Важливо, щоб стендисти вміли безпомилково обирати тих, хто є потенційним клієнтом, серед інших відвідувачів, залишаючись одночасно уважними і тактовними щодо інших. Важливо, щоб вони вміли розібратися, що за людина перед ними, кого вона представляє, які її статус та інтереси.

В ході інструктажу треба наголосити, що виставка є «збільшувальним склом» для всіх переваг і недоліків фірми, і тому поведінка кожного стендиста безпосередньо впливає на імідж та фінансові результат фірми в цілому.

Окреме питання — керівник експозиції. Ми вже зазначали, що підготовку до виставки бажано зосередити в одних руках. Якщо одна й та ж особа буде керувати роботою на стенді, багатьох непорозумінь і помилок вдасться уникнути — адже вона знає всі нюанси. Керівник експозиції має бути старшим на стенді, і навіть вище керівництво, прибувши на виставку, повинно з розумінням ставитися до його вимог. Усі стендисти повинні бути на час виставки підпорядковані лише керівникові опозиції, навіть якщо їх набирали з різних підрозділів фірми. Під час інструктажу необхідно зосередити увагу на цьому питанні.

Існують різні методи контролю роботи стендистів:

- безпосереднє спостереження за їхньою роботою на стенді;

- опитування відвідувачів, які вже побували на стенді, про їхні враження (бажано проводити подалі від стенду);

- «таємний клієнт» — найнятий фахівець, незнайомий стендистам, який грає роль звичайного відвідувача і перевіряє їхню обізнаність, зацікавленість, навички комунікації та витримку.