Менеджмент виставкового центру

У зв'язку з тим, що останнім часом в Україні з'являються професійні виставкові центри, доречно коротко зупинитись на питаннях менеджменту виставкових центрів. Оскільки, як ми вже зазначали у попередній главі, виставковий центр з точки зору бізнес-моделі можна віднести до комерційної нерухомості, основні принципи управління виставковим центром є такими ж, як і загальні принципи управління комерційною нерухомістю.

Управління комерційною нерухомістю, у тому числі виставковим центром, побудовано за трирівневою схемою:

• Управління активами — система дій з досягнення запланованих економічних показників виставкового центру як інвестиційного проекту. Управління активами є фінансово-економічною функцією та включає бюджетування, фінансовий менеджмент тощо.

• Управління майном — система дій з ефективного управління використанням виставкового центру для надання послуг клієнтам. Управління майном є комерційною функцією та включає маркетинг виставкового центру, продаж основних та додаткових послуг організаторам виставок, забудовникам та іншим підрядникам, а також організаторам інших (не виставкових) заходів, які можуть відбуватися у виставковому центрі (розважальні, спортивні, корпоративні заходи тощо). Управління майном також включає організацію логістики (координацію роботи всіх служб, організаторів та підрядників, включаючи питання транспорту, режиму, безпеки тощо) та супроводження всіх видів заходів.

• Управління спорудами — система дій з підтримки об'єктів нерухомості у робочому стані, включаючи виробництво послуг клієнтам. Управління спорудами є інженерно-технічною функцією та включає організацію роботи експлуатаційних служб, служб охорони, прибирання та інших. Організаційна структура виставкового центру найчастіше включає три підрозділи, відповідальні за вищезазначені три функції (наприклад, фінансову, комерційну й технічну дирекцію). Окремо стоїть питання забезпечення громадського харчування у виставковому центрі, яке вирішується найчастіше шляхом створення спеціалізованого дочірнього підприємства.

Основні вимоги до сучасного виставкового центру:

• максимальна простота простору та гнучкість його використання («архітектурні надмірності» не лише згодом підвищують вартість оренди, а й роблять приміщення мало придатним для виставок певних типів);

• максимально розгалужені інженерні мережі, кабель-канали для їх прихованого підведення;

• велика кількість входів та вантажних воріт;

• велика кількість конференц-залів змінних розмірів;

• максимальна гнучкість у розміщенні та використанні будь-яких сервісів;

• регулярність простору (однакові відстані до точок підключення і між колонами, однакова висота залів, однакова відстань до воріт і входів);

• відсутність денного світла.

Загалом основні принципи побудови та експлуатації виставкового центру такі ж, як у будь-якої комерційної нерухомості (торговельні центри, офісні будівлі, готелі, склади тощо): максимальна функціональність, економічність у будівництві та експлуатації, максимально щільне наповнення, надання широкого спектру платних додаткових послуг.

Інфраструктура виставкової діяльності. Найважливішою складовою інфраструктури є виставкові центри. До 2003 року лише Донецьк міг похвалитися сучасним виставковим центром міжнародного класу («ЕкспоДонбас»), який було побудовано ще за радянських часів. У Києві до 2003 року виставки проводилися головним чином на ВДНГ та у Палаці спорту, які для подібних заходів практично не пристосовані. Тому найважливішою подією стало будівництво та впровадження в експлуатацію у 2003 році двох нових виставкових центрів — «КиївЕкспоПлази» і Міжнародного виставкового центру.

В інших містах, окрім Києва та Донецька, навіть у найрозвиненіших з них, ситуація з виставковими площами погана, а подекуди катастрофічна. Виставки проводяться зазвичай у спорткомплексах або у концертних залах— місцях для цього абсолютно непристосованих, що не може не вплинути на якість та ефективність заходів.

Друга важлива складова виставкової інфраструктури — виставкові конструкції. Якщо у Києві більшість забудовників працює з сертифікованими конструкціями «Октанорм» або іншими відомими європейськими марками, то у регіонах переважають старі стандарти, причому часто місцевого виробництва. А в регіонах зазвичай організатори виставок мають власне виставкове обладнання.

Крім того, безліч спеціалізованих підрядників пропонують транспортно-експедиторські, охоронні, рекламні послуги, послуги монтажників-висотників, тимчасовий персонал тощо.

Виставкові асоціації. Виставкова федерація України (www.expo.org.ua), заснована у 1997 році, об'єднує практично всіх організаторів виставок, експоцентри, забудовників та інші спеціалізовані компанії. Через брак державної політики щодо виставкової індустрії впродовж багатьох років Виставкова федерація України є ініціатором багатьох важливих для галузі рішень. Щорічні конференції, брошури, спільні маркетингові проекти сприяли як обміну досвідом між професіоналами, так і кращому розумінню сутності виставок з боку держави та широких верств підприємців.

Галузеві стандарти, боротьба з недобросовісною конкуренцією, проблема прозорості та достовірності виставкової статистики, розвиток професійної освіти й трансфер технологій— ці проблемі стоять досить гостро та активно вирішуються. Важливим внеском ВФУ було прийняття у 2003 році Кодексу чесного бізнесу.

Можна напевно сказати, що лідери українського виставкового бізнесу отримали міжнародне визнання. Про це свідчить їхнє членство в авторитетних міжнародних асоціаціях. Членами Всесвітньої асоціації виставкової індустрії UFI (станом на кінець 2008 року) є вже 11 провідних організаторів та експоцентрів, а 12 виставок отримали сертифікати UFI.

Досить важливу роль відіграє також українське членство у Міжнародному союзі виставкової статистики CENTREX, який об'єднує провідних організаторів виставок Польщі, Чеської Республіки, Угорщини, Словаччини, України, Румунії та Болгарії. Головна мета спілки, задекларована при її створенні в 1997 році, — впровадження системи аудиту статистичних даних про виставки за міжнародними стандартами, хоча останніми роками CENTREX активно займається також спільними маркетинговими, освітніми та дослідницькими проектами. Серед 20 членів CENTREX — три провідні українські компанії: «Євроіндекс», «Київський міжнародний контрактовий ярмарок» і «Гал-Експо».

МІЖНАРОДНІ І НАЦІОНАЛЬНІ ВИСТАВКОВІ АСОЦІАЦІЇ

Міжнародні і національні виставкові асоціації є настільки важливою частиною виставкової індустрії, що ми присвятимо їм окрему главу. Як правило, національні виставкові асоціації є об'єднаннями виставкових фірм (зареєстрованими згідно з законодавством відповідної країни) і мають приблизно однакові завдання:

- підвищення рівня виставкової діяльності, впровадження міжнародних стандартів;

- пропаганда виставок як ефективного інструменту маркетингу;

- налагодження міжнародних зв'язків;

- захист інтересів членів асоціації.

Здебільшого виставкові асоціації користуються у своїх країнах великим авторитетом, тому що є центрами концентрації професійних знань у сфері виставкової діяльності — адже, як правило, переважна більшість провідних виставкових фірм відповідних країн є членами цих асоціацій. Ми подаємо також адреси веб-сайтів асоціацій і рекомендуємо їх як надійне джерело інформації, що регулярно оновлюється.

Окрім регіональних міжнародних виставкових асоціацій, існують також професійні, що об'єднують виставкові фірми за інтересами. Так, Міжнародна асоціація виставкової логістики IELA (International Exhibition Logistics Association, www.iela.org) об'єднує провідні транспортно-експедиторські компанії, що працюють у виставковій індустрії. Європейська асоціація найбільших виставкових центрів ЕМЕСА (European Major Exhibition Centres Association, www.emeca.com) об'єднує два десятки найбільших експоцентрів Європейського Союзу. Європейська асоціація EURASCO (The European Federation of Agricultural Exhibition and Show Organizers, www.eurasco.org) об'єднує організаторів сільськогосподарських виставок. Існують також інші спеціалізовані виставкові асоціації.

Найбільш авторитетним професійним об'єднанням у світовій виставковій індустрії є Всесвітня асоціація виставкової індустрії UN (The Global Association of the Exhibition Industry, www.ufi.org) Вона об’єднує провідних організаторів виставок і виставкові центри а також національні та інші міжнародні виставкові асоціації. Головна мета UFI — представляти, пропагувати і підтримувати на світовому рівні виставкову індустрію в цілому та своїх членів. UFI відіграє роль платформи для міжнародного спілкування фахівців, пропагує виставки і ярмарки у світовому масштабі, займається дослідженнями у галузі виставкової діяльності, підвищенням кваліфікації фахівців шляхом організації професійних семінарів і конференцій тощо. Серед форм діяльності UFI - проведення конгресів, засідань регіональних відділень, зустрічей профільних комітетів (з маркетингу, з інформаційно-комунікаційних технологій, з освіти тощо), навчальних семінарів, професійних конкурсів досліджень та опитувань тощо.

ОТІ було створено 1925 року під назвою «Союз міжнародних ярмарків» (франц. Union des Foires Internationales) двадцятьма провідними ярмарками Європи. Спочатку ця організація мала на меті розвиток міжнародної кооперації виставкових центрів задля пожвавлення міжнародної торгівлі після Першої світової війни. Як неполітична організація, після війни UFI намагалася відновити міжнародну торгівлю у розділеній Європі UFI поступово зростала, поповнюючись організаторами численних спеціалізованих виставок, що з'явилися внаслідок розвитку промислового виробництва, у тому числі за межами Європи. На початок 2009 року ОТІ об'єднує 530 організацій, у тому числі 276 організаторів виставок, 123 організатора виставок що є одночасно виставковими центрами, 56 виставкових центрів що не є організаторами виставок, 46 національних і міжнародних виставкових асоціацій та 28 партнерів виставкової індустрії (дослідницькі центри тощо) Члени UF працюють у 203 містах 82 країн. Знак «Схвалено UFI» мають більше 800 виставок і ярмарків. А загалом члени ОТІ проводять більше виставок і ярмарків загальною чистою площею 50 млн. кв. метрів, кількість учасників перевищує 1 мільйон, а відвідувачів — 150 мільйонів. Члени ОТІ — виставкові центри мають загальну виставкову площу, що перевищує 12 млн. кв. метрів. Такою є верхівка піраміди світової виставкової індустрії, бо ще є регіональні й місцеві виставки і ярмарки, які не є членами ОТІ.