Аудит виставкової статистики

Визнані у міжнародних ділових колах принципи чесного бізнесу у виставковій індустрії передбачають проведення незалежного аудиту виставкової статистики. За відсутності незалежного аудиту статистичні дані, представлені організаторами виставок, можуть бути перебільшеними (свідомо чи несвідомо). Це призведе до недобросовісної конкуренції, до неможливості виваженого вибору виставок їх учасниками та відвідувачами. Розвиток міжнародного співробітництва у виставковій сфері також вимагає прозорості виставкової діяльності, що може бути забезпечене лише незалежним аудитом. Отже, аудит статистичних даних для організаторів виставок є так само важливим, як аудит фінансових показників — для банків.

Головні принципи аудиту — єдність стандартів, можливість порівняння і незалежність. Це означає, що аудиту повинні піддаватись завжди ті ж самі дані, які зібрані і перевіряються у кожному випадку за тією ж самою методикою.

Незалежність аудиту означає, що він повинен проводитися підприємствами або організаціями, які не пов'язані з підприємством, що перевіряється. У світі є кілька підходів до створення системи аудиту. У різних країнах аудит статистичних даних про виставки проводять або незалежні спеціалізовані асоціації, або виставкові асоціації, або державні установи, або аудиторські компанії

Даними, що перевіряються аудитом, є чиста виставкова площа, кількість учасників виставки та кількість відвідувачів. Дані щодо виставкової площі та кількості учасників повинні бути підтверджені відповідними документами: угодами, рахунками, бухгалтерськими записами.

Складніше з відвідувачами. Усі відвідувачі поділяються на кілька груп. По-перше, враховуються відвідувачі, які купили квитки на вході, — зараховується кількість проданих квитків, що може бути перевірена за даними бухгалтерії. По-друге, враховуються відвідувачі, які купили квитки за межами виставки. Це можливо, якщо квитки мають відривні нумеровані купони, які збираються на вході. Відповідно, зараховується кількість зібраних відривних купонів. По-третє, враховуються безкоштовні відвідувачі, яких можна ідентифікувати. Достатньою підставою для ідентифікації є заповнена відвідувачем реєстраційна карта, що містить відомості про його ім'я, адресу та професію. Відповідно, зараховується кількість таких заповнених карт. Четверта категорія відвідувачів — це безкоштовні відвідувачі, яких не можна персонально ідентифікувати. Зрозуміло, їхня кількість може бути підрахована лише такими методами, що не піддаються аудиту, — тому відповідальність за ці дані несе організатор виставки, і такі відвідувачі враховуються окремо.

У ході незалежного аудиту також встановлюється кількість іноземних учасників і відвідувачів.

Зауважимо, що аудит виставкової статистики є обов'язковою умовою для отримання права вступу до Всесвітньої асоціації виставкової індустрії UFI.

Класифікація виставкових заходів

Оскільки виставок проводиться дуже багато, їх класифікація допомагає учасникам і відвідувачам вибрати ті, що якнайбільше підходять для вирішення їхніх завдань. Виставки можуть бути класифіковані за багатьма критеріями:

• за тематикою: універсальні і спеціалізовані (спеціалізовані, в свою чергу, класифікуються за спеціалізацією);

• за ознакою безпосереднього продажу: виставки і ярмарки;

• за цільовою аудиторією (типами відвідувачів): професійні і споживчі;

• за статусом (що визначається географією учасників і відвідувачів): місцеві, регіональні, міжрегіональні, національні, іноземні, міжнародні, всесвітні;

• за періодичністю (частотою проведення): щорічні, сезонні тощо;

• за джерелами фінансування: з державного бюджету, з місцевих бюджетів, на комерційних засадах, на змішаних засадах.