Найбільш типові помилки при підготовці до виставки

№	Типова помилка
1	Не врахований характер виставки (виставка чи ярмарок, професійна чи споживча, універсальна чи спеціалізована)
2	Участь у виставці не пов'язана з маркетинговими планами підприємства
3	Не визначено цілі участі у виставці
4	Не визначено критерії досягнення цілей
5	Відсутнє попереднє планування (план підготовки, кошторис)
6	Розмір стенду не відповідає поставленим завданням (немає місця для експонатів, стендистів, відвідувачів)
7	Стенд не поділений на зони
8	Стенд не оформлений належним чином
9	Немає чи недостатньо роздавальних матеріалів для відвідувачів
10	Не розіслано запрошення існуючим та потенційним клієнтам
11	Недостатньо стендистів
12	Неправильно підібрано стендистів (їхні особисті і ділові якості не відповідають завданням роботи на виставці)
13	Стендистів не проінструктовано
14	Немає зворотного зв'язку з клієнтами після виставки

Важливим елементом роботи є складання плану підготовки до виставки. План підготовки до виставки служить двом цілям. По-перше, він дозволяє передбачити якнайбільше дрібниць і не забути нічого важливого. По-друге, для участі у виставці потрібні ресурси — людські, фінансові тощо, і тому план підготовки до виставки, узгоджений з керівництвом, є надійним інструментом забезпечити собі вплив на ці ресурси.

Рекомендується скласти план підготовки до виставки одразу після прийняття рішення про участь. Рекомендується визначити витрати часу на ті або інші важливі пункти плану і обов'язково взяти до уваги контрольні строки, визначені організатором виставки. Приклад плану підготовки наведено у таблиці 3.

Таблиця 3

Приклад плану підготовки до виставки

(скорочення: ГД — генеральний директор, ФД — фінансовий директор, КВМ — керівник

відділу маркетингу, КВП — керівник відділу продажу, КВЛ — керівник відділу логістики)

№>	Що зробити	Строк	Відповідальний
1.	Подання заявки і резервування стенду	б місяців перед виставкою	КВМ
2.	Підписання договору на участь у виставці	4 місяці перед виставкою	КВМ, юрист
3.	Остаточне визначення цілей участі у виставці і критеріїв їх досягнення	2 місяці перед виставкою	ГД, КВМ, КВП
4.	Складання і затвердження кошторису витрат	2 місяці перед виставкою	КВМ, ФД
5.	Призначення КВМ керівником експозиції	2 місяці перед виставкою	ГД.КВМ
6.	Попереднє проектування експозиції і відбір експонатів	місяць перед виставкою	КВМ
7.	Передача в оргкомітет інформації до каталогу, плану експозиції1	місяць перед виставкою	КВМ
8.	Розробка і виготовлення рекламно-інформаційних матеріалів	місяць перед виставкою	КВМ
9.	Замовлення організатору виставки додаткових послуг	3 тижні перед виставкою	КВМ
10.	Проведення розсилання запрошень і рекламної кампанії	3 тижні перед виставкою	КВМ
11.	Відбір персоналу для роботи на стенді, затвердження наказом	3 тижні перед виставкою	КВМ, КВП, ГД
12.	Планування активності на стенді, семінарів та презентацій	3 тижні перед виставкою	КВМ
13.	Передача до оргкомітету переліку експонатів, списку стендистів	2 тижні перед виставкою	КВМ
14.	Перший інструктаж персоналу	тиждень перед виставкою	КВМ
15.	Прибуття на виставку, прийняття стенду	2 дні перед відкриттям	КВМ

У цьому прикладі передбачається, що стенд досить простий і замовляється виставки.

РОЗМІР, РОЗТАШУВАННЯ І ТИП ВИСТАВКОВОГО СТЕНДУ

Подальша робота починається із визначення площі стенду. Тому ми окремо зупинимося на питаннях, пов'язаних із виставковим стендом. Оскільки він є центром всієї виставкової роботи, розглянемо його послідовно з різних точок зору — так, як доводиться це робити практикам виставкового маркетингу при участі у виставках.

Площа стенду [англ. booth space, stand space] — відкрита та/або закрита площа, яку зайняв учасник на підставі договору, платно чи безоплатно, для демонстрації товарів або послуг. [ISO]

У той же час термін «стенд» використовується для позначення вже змонтованої конструкції, розташованої на площі стенду, хоча на практиці ви часто зустрінете використання слова «стенд» для позначення «площі стенду».

Стенд [англ. booth, stand] — конструкція, зайнята для демонстрації товарів або послуг. [ISO]

Треба узгоджувати розмір стенду із цілями та критеріями їх досягнення. Якщо ви ставите завдання здійснити певну кількість контактів із клієнтами, на стенді повинно працювати стільки стендистів, скільки потрібно, щоб здійснити ці контакти. Площа стенду повинна відповідати кількості стендистів, щоб їм усім вистачало місця.

Кількість стендистів вираховується за простою формулою:

К = С х V / T,

де К — необхідна кількість стендистів, С — бажана кількість контактів, V— тривалість одного контакту у хвилинах, Т — загальна тривалість виставки у хвилинах.

Підраховуючи, звертайте увагу на те, що і стендисти, і відвідувачі — живі люди. Стендисти не можуть працювати 8 годин без перерви, без їжі та відпочинку. Відвідувачі можуть приходити нерівномірно, в якийсь момент на ваш стенд їх завітає од багато, а в останні години виставки їх буде значно менше. Тому потрібно мати запас — і в кількості людей, і в площі стенду для їх роботи.

Необхідно зазначити, що кількість стендистів, як випливає з формули та прикладу, залежить від глибини контакту із відвідувачами. На детальне знайомство із широким асортиментом товарів може дійсно знадобитися 15 хвилин, а на коротке інтерв'ю з відвідувачем і обмін візитними картками достатньо 3-4 хвилини. Для укладання серйозного контракту може бути і години замало, а для заповнення відвідувачами реєстраційних форм майже не потрібен — вони заповнюють їх самі і здають стендистові (потрібно мати на стенді місце для відвідувачів, що заповнюють форми і місце для стендистів, які будуть їх до цього заохочувати).

Визначившись із розміром стенду, відправляйте організатору виставки заявку та резервуйте конкретне місце розташування стенду. Необхідно зазначити, що ви напевне зможете зарезервувати конкретне місце лише у випадку, якщо ваш стенд має досить великий (для цієї виставки) розмір. Якщо ваш стенд малий, ви у багатьох випадках повинні будете чекати, поки розмістяться основні (найбільші) учасники.

Розташування стенду

Краще щоб стенд розміщувався на видному місці, по ходу руху основних потоків відвідувачів. Найкращими місцями розташування стендів вважаються: наближені до входів або переходів між павільйонами, місця в центральній частині павільйону та на перетині основних проходів, місця біля конференц-залів. Найгіршими вважаються місця біля запасних виходів та тупиків, у кутах павільйонів (вони звичайно залишаються для учасників, які прийшли останніми).

Стенд повинен мати якомога більшу ширину по фронту або навпаки, глибину, якщо відвідувачі будуть заходити на стенд або вам необхідна територія для переговорів в глибині.

Залежно від розміщення, стенди можуть бути кількох видів:

Стенд лінійний — виставковий стенд, який має підхід лише з одного боку.

Стенд кутовий — виставковий стенд, який має підходи з двох боків.

Стенд-півострів — виставковий стенд, який має підходи з трьох боків.

Стенд-острів, або острівний стенд — виставковий стенд, який має підходи з чотирьох боків.

Стенд наскрізний – виставковий стенд, який має прохід з двох паралельних сторін.

Стенд, який відкритий з двох і більше боків (кутовий, півострів острів) має беззаперечні переваги - у вас більша довжина периметру де ви можете демонструвати експонати і здійснювати контакти з відвідувачами (адже саме це є основною метою участі у виставці). Кутовий стенд переважає над лінійним, півострів - над кутовим, острів - над всіма іншими типами (наскрізний тип зустрічається не часто).

В усіх випадках право на більш вигідне розташування належить учасникам, які раніше подали заявку та/або уклали договір з організатором виставки, або ж власникам найбільших стендів. Після резервування стенду необхідно своєчасно підписати договір з організатором виставки, тому що будь-яке резервування є тимчасовим, — учасники, які зарезервували місце, але не підписали договір, рано чи пізно поступаються цим місцем тим учасникам, які готові підписати і сплатити договір. Тому при резервуванні дізнайтеся, протягом якого часу воно буде дійсним.

При виборі розташування стенду не буде зайвим з'ясувати, де знаходяться стенди лідерів галузі, а також ваших основних конкурентів.

Вибір місця розташування здійснюється таким чином. Організатор виставки складає план виставки, який є планом (схемою) виставкового павільйону із нанесеними місцями розташування груп стендів.

План виставки – схема розміщення стендів та інших об’єктів виставки.

План виставки враховує:

- «жорсткі» фактори - технічні особливості виставкового павільйону: розташування входів і виходів, колон, евакуаційних виходів, стаціонарних засобів пожежегасіння, конференц-залів, туалетів, кафе та ін. стаціонарних місць для надання послуг.

- «м’які» фактори – особливості планування виставки: очікуваний розмір експозиції, очікуваний розмір великих і малих виставкових стендів, співвідношення їх кількості, ширину проходів, маршрути огляду експозиції, тематичні розділи експозиції, нестаціонарні місця надання послуг (гардероби, мобільні кафе тощо)

На загальному плані експозиції виставки найчастіше позначаються лише острівні стенди. Окремі острівні стенди «нарізані» на менші частини, що є півострівними, кутовими, лінійними стендами. Інші острівні стенди значено доя найбільших учасників виставки, і можуть бути зарезервовані лише повністю. Учасник виставки може вибрати собі острівний стенд або «відрізати» від нього півострівний, кутовий, лінійний. На великих виставках стенди нумеруються —- номер стенду дозволяє швидко знайти його у павільйоні. Резервування стенду може здійснюватися або підписанням додатку до договору на участь у виставці, який зображає загальний план експозиції із позначеним на ньому зарезервованим стендом, або (якщо стенди пронумеровані) вписуванням номера стенду до договору.

Необхідно брати до уваги, що не всі відвідувачі виставки відвідають саме ваш стенд. Кількість і якість відвідувачів конкретного виставкового стенду залежить від багатьох факторів:

- розсилання запрошень перед виставкою;

- розміщення стенду;

- розмір стенду;

- оформлення стенду;

- проведення на стенді цікавих акцій;

- поведінка стендистів тощо.

Тому при плануванні (у тому числі при складанні кошторису) необхідно до уваги брати всі ці фактори.

СКЛАДАННЯ КОШТОРИСУ ВИТРАТ

Кошторис витрат на участь у виставці складається з таких пунктів:

1. Виставкова площа та реєстраційний збір.

2. Виставкове обладнання (у тому числі освітлення).

3. Оформлення стенду (дизайн, виготовлення і монтаж; за необхідності — оренда відео- та іншої техніки, квітів тощо).

4. Виготовлення рекламно-інформаційних матеріалів та сувенірів.

5. Рекламна підтримка участі у виставці, включаючи розсилання запрошень, заходи у сфері зв'язків з громадськістю, супутні заходи та промо-акції.

6. Транспортні витрати на перевезення експонатів, включаючи упаковку, митне оформлення (при участі у виставці в іншій країні), розвантаження, складування тари, страхування тощо.

7. Витрати на відрядження (при участі у виставці в іншому місті): візові процедури, проїзд, проживання, харчування, страхування.

8. Харчування персоналу, представницькі та господарчі витрати.

Структура витрат значною мірою залежить від масштабу та місця проведення виставки. Наприклад, при участі у виставці в іншій країні вартість проїзду, проживання, перевезення експонатів, митних та візових процедур буде складати значну частину кошторису, а при участі у виставці в рідному місті ці витрати можуть дорівнювати нулю.