Технічне забезпечення заходів

Існує два основних формати розміщення відвідувачів заходів — «театр»та «навчальний клас». Формат «театр» передбачає лише стільці, «навчальний клас» — стільці та столи. «Театр» дозволяє вмістити значно більше людей, але «навчальний клас» дає більший комфорт і дозволяє проводити довші та більш насичені інформацією заходи. Якщо ви очікуєте значну кількість людей, обирайте «театр». Для тривалих заходів навчального характеру (наприклад, тренінгу — див. нижче) обирайте «навчальний клас». Окремі заходи (наприклад, круглий стіл) потребують особливого формату розсадки. Існують також інші формати — наприклад, «кабаре» (круглі столи по декілька осіб за кожним, всі дивляться в бік сцени).

Для доповідачів ставиться сцена або трибуна. Сцена дозволяє

доповідачу стояти вище, і його краще видно. Трибуна використовується для зручності доповідача, хоча багато людей не люблять ховатися за трибуною, виходячи вперед, ближче до відвідувачів. На конференції та прес-конференції на сцені знаходиться «президія», тобто столи і стільці для почесних гостей та доповідачів (їх має бути достатньо, виходячи з кількості людей у «президії»). Мікрофонів також має бути достатньо, щоб передавати мікрофони один одному на далекі відстані. Рекомендується також мати додатковий мікрофон у залі — для запитань (особливо під час прес-конференції). Найкращий підхід — двоє співробітників із радіомікрофонами, які спостерігають за залом і підходять до того, хто хоче поставити запитання.

Екран для проектування ставиться таким чином, щоб доповідачі його не затуляли собою, — найчастіше справа чи зліва від сцени. Комп'ютері краще мати один для всіх доповідачів, цей комп'ютер повинен мати інтерфейси для найбільш поширених носіїв інформації (компакт-диск універсальний роз'єм USB для флеш-пам'яті). Звичайно доповідачі самі «перегортають» слайди власної презентації — тому необхідно, щоб «лишка» була під рукою у доповідача. Найкращим варіантом, який забезпечує свободу руху доповідача, є радіо-«мишка» або пульт управління проектора, який дозволяє «гортати» сторінки. Зрозуміло, свобода руху можлива лише у випадку, якщо доповідач має радіо-, а не дротовий мікрофон. Не завадить також забезпечити доповідачів лазерною указкою. Рекомендується також поставити дошку для малюнків (маркерну дошку або фліп-чарт — великий паперовий «блокнот») та фломастери (маркери) до неї.

Для круглих столів та особливо важливих конференцій використовуються так звані конференц-системи. Конференц-система — це група зв'язаних мікрофонів, які вмикаються і вимикаються учасниками заходу. Деякі конференц-системи мають «мікрофон для ведучого» із розширеними функціями.

На конференції, прес-конференції та круглому столі необхідно забезпечити учасників (доповідачів) іменними табличками, щоб відвідувачі знали, хто виступає. Розмір літер і шрифт повинні читатися здалека. Звичайно на столи ставлять також питну воду і склянки, кладуть папір і ручки. На міжнародних заходах на стіл ставлять також маленькі прапорці країн, які представлені доповідачами. За спиною «президії» звичайно розміщуються плакати із назвою заходу, логотипом виставки, інформацією про організаторів і спонсорів (тоді їх буде добре видно на фотографіях і відеозаписі). На стінах конференц-залу розміщуються плакати, банери організаторів, спонсорів, партнерів тощо.

На важливих міжнародних заходах буде потрібен переклад. Переклад буває послідовним або синхронним. Послідовний переклад, коли кожне речення доповідача перекладається, а доповідач у цей час мовчить, є значно дешевшим і простішим. Але час на кожен виступ, який перекладається, треба подвоїти. До того ж такий переклад є важким і для доповідача, і для слухачів. Тому послідовний переклад використовують лише тоді, коли є один-два доповідачі-іноземці, а всі відвідувачі володіють основною мовою заходу. В усіх інших випадках необхідний синхронний переклад. Це дорожчий і складніший вид перекладу, адже для синхронного перекладу мало бездоганного знання мови — необхідні спеціальні навички. Для синхронного перекладу знадобиться комплект обладнання — звукоізольована кабіна перекладача, передавач з пультом і приймачі з навушниками для відвідувачів. Звичайно компанії, які забезпечують синхронний переклад, мають такі власні комплекти. Проблемою є лише видача приймачів з навушниками всім відвідувачам та збирання виході.

Ще одна важлива деталь технічного забезпечення — вентиляція у конференц-залі.

Незалежно від типу заходу, необхідно потурбуватися про звукозапис та фоторепортаж. Ці матеріали стануть у пригоді після заходу для аналізу та маркетингових звітів.