Учасник виставки

Визначення учасника виставки важливе для учасників, щоб аргументовано прийняти рішення про участь чи неучасть у виставці, а також для відвідувачів, щоб прийняти рішення про відвідання виставки.

Учасник [англ. exhibitor] — підприємство, установа чи організація, що демонструє товари або послуги за згодою організатора, чий персонал присутній на виставці, включаючи основних учасників та співучасників. Учасник іноді також називається прямий учасник [англ. direct exhibitor]. [ISO]

Зазначимо, що в окремих випадках (наприклад, при проведенні сільськогосподарських ярмарків, ярмарків народної творчості тощо) учасником ярмарку може бути фізична особа, що не є суб'єктом підприємницької діяльності. Але це виняток.

Ключових ознак, що визначають учасника, три:

• наявність на виставці його товарів і послуг;

• присутність його персоналу (тому підприємство, яке не має власного персоналу на виставці, не вважається учасником, і це справедливо — адже, як ми зазначали, головне на виставці — особистий контакт учасників і відвідувачів; ми ще повернемося до цієї важливої ознаки нижче);

• згода (в тій або іншій формі) організатора виставки.

«Згода» організатора — досить широке поняття, але найчастіше під «згодою» розуміється договір між організатором та учасником, адже участь у виставці — це правовідносини, що регламентуються договором підряду.

Відповідно до типу своїх правовідносин з організатором та до характеру своєї активності на виставці учасники поділяються на кілька типів.

Основний учасник [англ. main exhibitor] — учасник, що уклав договір безпосередньо з організатором. [ISO]

Співучасник [англ. co-exhibitor] — учасник на стенді основного учасника з власними товарами або послугами і персоналом, що має на те згоду організатора. Співучасник іноді називається пайовий учасник [англ. share exhibitor]. [ISO]

Таке часто буває, коли один учасник із групи учасників бере на себе зобов'язання щодо взаємодії з організатором в інтересах інших (наприклад, дозволяє представлятися на своєму стенді своїм діловим партнерам: постачальникам, підрядникам, дистриб'юторам тощо). В інших випадках таким основним учасником (а фактично — суборганізатором) стає посольство іноземної країни, галузева асоціація, зовнішньоторговельне об'єднання тощо, тобто організація, яка має на меті розвиток міжнародної торгівлі і з цією метою організовує участь підприємств своєї країни (регіону) у виставці. Співучасники є прямими учасниками, незважаючи на те, що вони не укладали договору з організатором (за них це зробив основний учасник або суборганізатор) — найголовніше, що вони представлені на виставці безпосередньо своїм персоналом та мають згоду організатора. Як правило, з точки зору відвідувача співучасники нічим не відрізняються від інших прямих учасників — адже вони представлені на виставці під власним ім'ям, їхню інформацію розміщено в каталозі тощо, і відвідувачам немає різниці, яким чином укладено договори.

Представлена компанія [англ. represented company] — підприємство, установа чи організація, чиї товари або послуги демонструються на стенді учасника без присутності персоналу. Представлена компанія не розглядається як учасник, навіть якщо вона може з'явитися у каталозі виставки. Представлена компанія іноді називається непрямий учасник [англ. indirect exhibitor] і не розглядається як учасник. [ISO]

Фактично представлена компанія не бере участі у виставці, лише надаючи свої експонати для демонстрації (наприклад, виробник надає свої товари дистриб'ютору). Зрозуміло, що кількість представлених компаній може бути у декілька разів більшою, ніж кількість прямих учасників: наприклад, торговельна фірма може представляти інтереси кількох торговельних марок, а дистриб'юторська фірма — кількох десятків торговельних марок. Всі вони будуть вважатися представленими компаніями.

Різницю між прямими учасниками і представленими компаніями важливо розуміти для визначення масштабу виставки. Саме тому Всесвітня асоціація виставкової індустрії UFI вимагає від організаторів виставок вказувати в якості кількості учасників виставки лише кількість прямих учасників (у тому числі співучасників). Буває, що організатори виставок вдаються до недобросовісної конкуренції, рахуючи представлені компанії разом з прямими учасниками (без явної вказівки на це). Але ж такі «непрямі учасники» не мають відносин з організатором виставки (ані з його суборганізаторами, агентами) і, прямо кажучи, можуть нічого не знати про свою «участь» у виставці. І найголовніше — відвідувачі виставки не мають можливості зустрітися з ними на виставці.

Ще одним прикладом недобросовісної конкуренції є використання поняття «заочний учасник». Так називають підприємство, яке не має на виставці не лише власного персоналу, але й своїх товарів і послуг — обмежується плакатом та/або інформацією в каталозі. Тому переважна більшість організаторів виставок не використовують це поняття і не допускають появи «заочних учасників», щоб не вводити в оману відвідувачів та інших учасників.

Досить часто у професійному спілкуванні та в літературі використовується ще один термін:

Експонент [англ. exhibitor] - учасник виставки. Тобто це просто синонім. Тепер розберемося з відвідувачами виставок.