Проблема эффективности канала связи

Преграды эффективной коммуникации часто коренятся в неверном выборе канала связи или неэффективности избранного канала связи. Поэтому важно иметь в виду следующее.

Во-первых, избираемый канал связи должен соответство­вать типу сообщений, которые передаются по системе коммуника­ции. Для одних сообщений лучше подойдет совещание руководите­лей подразделений, для других – общее собрание работников, для третьих – письменная информация и т.д. В каждом отдельном случае руководитель должен продумать, какой канал будет наиболее соот­ветствующим типу сообщения и преследуемым в данном информа­ционном обмене целям.

Во-вторых, канал связи будет эффективно функционировать в том случае если он тщательно подготовлен и его состояние нахо­дится под контролем, если он позволяет своевременно и без особых искажений донести информацию. Более того, полезно дублировать каналы информационного обмена для повышения результативности.

Например, многие организации используют информацион­ные бюллетени, посредством которых сотрудники с определенной периодичностью информируются о состоянии дел в организации, внедряемых новшествах, лучших достижениях в работе и т.д. Такие бюллетени могут выходить в форме печатных изданий, но они могут также дублироваться в локальной компьютерной сети, и работники, вероятнее всего, предпочтут экран компьютера с его живой графи­кой газете и журналу. Некоторые организации выпускают видеогазеты, демонстрируемые как в общих залах просмотра, так и в локаль­ной видеосети предприятия.

Вообще, современные информационные средства, новейшие телефонные, видео– и компьютерные технологии позволяют резко повысить качество информационного обмена даже между подразде­лениями организаций, находящихся за сотни и тысячи километров друг от друга. Такие формы связи, как электронная почта и видео­конференции наделяют информационный обмен особыми качества­ми – "эффектом близости" или "эффектом присутствия".

Проблемы эффективности приема сообщений

Преграды эффективной коммуни­кации также проистекают из осо­бенностей приема сообщений, т.е. из того, как получатели обра­батывают и интерпретируют полученную информацию и какие дей­ствия на её основе предпринимают.

Выше уже было показано, что многие помехи коммуника­ции на данном этапе коммуникационного процесса обусловлены личностными особенностями получателя (приемника): его критери­альной системой, жизненным опытом, профессиональной подготов­кой, языковой средой и т.д. Все это должно учитываться отправите­лем, но уже в очень малой степени может быть изменено им. Но от­правитель (т.е. руководитель того или иного уровня) может воздей­ствовать на получателя информации организационно, проинструк­тировав, как следует получать, обрабатывать и интерпретировать информацию.

В этом отношении большую роль может сыграть выработка общих для всей организации правил информационного обмена, в которых для определенных стандартных (программируемых) со­общений оговариваются виды информационных сообщений для разных уровней и подразделений, виды ответов получателей на них и виды действий получателей. Также могут быть оговорены формы сооб­щений, знаковые системы, типы каналов связи и формы обратной связи.

Особое значение для выполнения получателем его функций имеет наличие свободно действующей системы обратной связи, по которым он мог бы в оптимальные сроки уточнить, верно ли он интерпретировал содержание полученного сообщения. Поэтому, если организация действительно стремится к эффективной комму­никации, то в ней должны быть созданы условия для достаточно вы­сокой свободы общения с вышестоящими уровнями управления. Одно дело, например, когда получатель информации, требующей срочных мер, имеет право незамедлительно связаться с вышестоя­щим начальником и обсудить ее содержание, и совсем другое - ко­гда он обязан дожидаться официального приема в строго оговорен­ные часы или дни.