Коммуникация внутри подразделе­ний

Коммуникация внутри подразделе­ний может быть подразделена на следующие подвиды:

а) Коммуникация "руководитель-подчиненный", кото­рая является разновидностью вертикальной, но в подразделении, то есть в формальной группе, имеет свои особенности.

Конечно, руководитель имеет коммуникативную связь с каждым отдельно взятым подчиненным, это могут быть и лич­ные беседы, и письменный обмен информацией, и телефонные селекторные разговоры, и послания по внутренней (локальной) компьютерной сети. Но все это происходит во внутригрупповой среде, и каждое данное отношение этого вида находится под воздействием всей суммы внутригрупповых отношений.

б) Коммуникация "руководитель-группа" отражает ту совокупность отношений, которая складывается в группе. Кон­такты руководителя с группой в целом, постановка перед ней задач как перед коллективом ("командой"), общение с ней на совещаниях, собраниях подразделения позволяют объединить дей­ствия членов группы, вырабатывать групповые решения, под­держивать "командный дух" и т.д. Но не надо забывать, что все это общение находится под влиянием группой динамики.

в) Коммуникация "подчиненный-подчиненный" – это разновидность горизонтальной коммуникации внутри группы. Наиболее часто общаются на формальной основе те работники, чьи задачи непосредственно взаимосвязаны, находятся "на стыке".

Все указанные выше разновидности в совокупности об­разуют реально действующую систему коммуникации. Однако, очевидно, что до сих пор мы имели в виду планируемую руко­водством или работниками передачу информации по должно­стным, официальным каналом, то есть формальную комму­никацию. Реальных же каналов связи в организации намного больше, так как формальная система коммуникации всегда до­полняется неформальной.

Формальная и неформальная и неформальная коммуникация

Система формальной коммуникации в организации представляет собой структуру официаль­ных информационных каналов, которая должна функциониро­вать по единому формальному плану распределения и движения информации. Эта система обусловлена системой официальных властных полномочий, формальной оргструктурой. Но формальный информационный обмен, как правило, не может удовлетворить потребности субъектов организацион­ных отношений в коммуникации – он не столь гибок и разнооб­разен, как это им необходимо. Поэтому реальная коммуникация шире, разнообразнее, чем официальная схема, включает много неформальных контактов. Параллельно формальным каналам связи, на их пересечениях, иногда - вместо них и т.д. образуется система неформальных каналов связи.

Эти каналы - еще и каналы распространения слухов.

В западной управленческой литературе применяется термин, более сочный, чем его перевод на русский язык, – grapevine, т.е. "виноградная лоза". Известный американский исследователь коммуникации Кит Дэвис указывает, что происхождение этого термина (означающего также "систему тайного сообщения", «систему распространения слухов» и "ложные сведения") относится ко времени гражданской войны в США, когда армия Севера использовала протянутые провода, которые постоянно запутывались, а передаваемые по ним сведе­ния - искажались.

Кстати, согласно ряду исследований, слухи не столь уж неточны, как принято считать, особенно если их темами высту­пают не события личной жизни, а производственные проблемы.

Итак, реально функционирующая в организации система коммуникации представляет собой сложную систему формаль­ных и неформальных каналов связи, которые пересекают ее вер­тикально, горизонтально, диагонально – по всем линиям реаль_НЬ1Х межличностных отношений. Поэтому принято говорить о коммуникационных сетях в организации, а различные спосо­бы общения в этих сетях позволяют говорить о коммуникаци­онных стилях.

Проблемы эффективности формальной системы организационной коммуникации

Необходи­мо постоянно работать над совершенствованием формальной сис­темы коммуникации в организации, так как её качество обусловли­вает и качество социальных отношений в организации. Поэтому руководители должны хорошо представлять себе как те факторы, которые могут снизить эффективность формальной коммуникации, так и те пути и способы, которые позволяют эти факторы нейтрали­зовать и преодолеть их негативное влияние.