Функциональный контроль

По критерию функций, ресур­сов и результатов, которые контролируются, контроль может под­разделяться на маркетинговый, производственный контроль матери­альных (финансовых, трудовых, информационных и т.д.) ресурсов, контроль качества полуфабрикатов или продукции и т.д.

Этапы процесса контроля

Какой бы тип или вид контроля осуществлялся, управленческий контроль может быть пред­ставлен в форме процесса, в котором выделяются, как правило, три наиболее чётко различимых этапа:

1. установление стандартов, нормативов и критериев, а также "точек контроля";

2. сопоставление достигнутых результатов с установлен­ными стандартами и выявление отклонений;

3. принятие необходимых мер по корректировке.

Этот процесс может быть графически изображён в виде модели (См. рис. 11.1).

Как видно из рисунка, процесс контроля представляет собой управленческий цикл, замкнутый обратной связью.

На первом этапе этого цикла определяются стандарты, нормативы, критерии, которые выражают цели (подцели, задачи) организации в виде качественных или/и количественных показа­телей. Качественные показатели, как правило, выбираются та­ким образом, чтобы они также могли быть оценены количест­венно.

Стандарты – это конкретные целевые установки, про­гресс в направлении достижения которых может быть достовер­но измерен. Они предполагают наличие чётких временных ра­мок и критериев оценки, которые позволяют определить сте­пень достижения стандарта.

Для конкретных видов внутриорганизационнои деятель­ности устанавливаются нормативы (нормы), которые должны отвечать таким требованиям (критериям) как научная обосно­ванность, достоверность, надёжность, гибкость, выполнимость в нормальной ситуации, адекватность отражения реальных про­цессов и явлений.

Не все показатели могут иметь количественное измере­ние (в частности, параметры морально-психологического клима­та, общего эмоционального настроя коллектива). Тем не менее, стандарты и критерии оценки степени их достижения должны быть выработаны и установлены для всех показателей деятель­ности организации, избранных в качестве контрольных. Это – обязательное условие эффективности контроля.

Не менее важно уже на первом этапе определить те уз­ловые пункты, где будет производиться оценка результатов и в которых обязательно осуществляется сбор информации, – "точки (пункты) контроля".

На втором этапе процесса контроля производятся ана­лиз и оценка текущих или конечных результатов деятельности и сопоставление их с установленными стандартами и норматива­ми. Источниками информации о результатах могут служить на­блюдения менеджеров и мнения самих работников, статистиче­ские данные, отчёты и оперативные сообщения подразделений, опросы сотрудников, данные специальных проверок, проводи­мых как собственным персоналом, так и приглашёнными спе­циалистами.

На этом этапе главное – установить отклонения от ут­верждённых стандартов и оценить, насколько они серьёзны (достаточно ли серьёзны, чтобы принимать меры по корректи­ровке). При этом всегда следует иметь в виду, что контроль и корректировки оправдывают себя, если совокупные затраты на их осуществление не превышают совокупных выгод.

Поэтому в современных хозяйственных организациях принято устанавливать масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонения от утверждённых стандартов не вызывают никакого беспокойства и не влекут действий по кор­ректировке.

С тем, чтобы контроль достиг максимальной экономич­ности, современные организации применяют такую его форму как "контроль по принципу исключения", предусматриваю­щую, что система контроля начинает действовать только при наличии серьёзных отклонений от стандартов. Это позволяет не отвлекаться на мелочи и не тонуть в деталях.

Итак, на втором этапе происходит оценка необходимости действий по корректировке.

На третьем этапе осуществляется корректировка. При­чём здесь возможен выбор из трёх вариантов действий: 1) ни­каких действий не предпринимать (то есть, если отклонения от стандартов не столь серьёзны, то лучшим действием будет невмешательство в ход событий по принципу "не навреди"); 2) устранить причины, породившие отклонение; 3) изменить ус­тановленные стандарты.

Анализируя возможные причины отклонений от стан­дартов, необходимо внимательно исследовать состояние каждой из внутренних переменных организации как потенциального "виновника", помня при этом, что отклонение чаще всего явля­ется результатом сочетания различных взаимодействующих факторов. Правильно определить причину – значит наполо­вину её устранить.

Анализ может привести к выводу, что "виноваты" сами стандарты (то есть они были неверно, нереалистично опреде­лены). Этого бояться не нужно, наоборот, именно в этом случае руководителям необходимо суметь сохранить реализм и твер­дость в оценках, признаться в первоначальном неверном прогно­зе и неадекватности целевых установок реальной действитель­ности. Если же ситуация с пересмотром стандартов часто повто­ряется, то нужно всерьёз заняться повышением качества плани­рования в организации.

Модель процесс контроля может быть отображена и не­сколько иначе, в виде схемы цикла из восьми стадий (См. рис. 11.2), но содержание и последовательность процесса при этом сохраняется.

Стандарт

▼

Фактический результат

▼

Измерение и оценка фактического результата

▼

Сопоставление результата со стандартом

▼

Установление отклонения и его масштаба

▼

Выявление причин отклонения

▼

Программа действий по корректировке

▼

Корректировка

Рис. 11.2. Модель процесса контроля как цикла из восьми стадий.

Итак, контроль в современных хозяйственных органи­зациях выступает в двух основных типах – производственного контроля и социального контроля, которые имеют ряд разно­видностей. В качестве процесса управленческой деятельности контроль представляет собой цикл, замкнутый обратной связью.