4.2.7. Нарада та її підготовка

Кожна людина повинна в процесі

життя навчитись рахувати

гроші й дорожити часом.

Народна мудрість

Нарада потрібна як чинник знаходження ідей та шляхів розв’язання проблем при контакті із зацікавленими особами. Проте у світі визнаною є думка, що нарада - найбільш дорогий вид управлінської діяльності (багато учасників і великих втрат робочого часу), і водночас велика кількість людей отримує інформацію і може дати свою оцінку проблемам, що розглядаються.

У сфері управлінської культури наради ділять на: проблемні, інструктивні, оперативні.

Під час підготовки наради необхідно визначити порядок денний і розіслати його у відповідні структури з певним резервом часу. Неетично запрошувати на нараду по телефону, і в цю “хвилину”. Справа в тому, що на роботі кожен управлінець, особа розподіляє свій час і теж відповідає за виконання вчасно запланованої справи. Нарада - робота колективного розуму, і тому не бажано відволікати управління через дрібниці. Аби люди даремно часу не витрачали, керівники практикують на відповідно відведений час запрошувати їх у службових справах і, вирішивши справу, відпускають на робоче місце.

Нарада має тривати близько 45 хвилин. Психологи вважають, що фізіологічна межа втоми при спільній праці дорівнює годині. Тому тривалі наради неефективні, бо в такому разі приймаються будь-які рішення, тільки б швидше закінчилася нарада.

У приміщенні має бути прохолодно, тихо, без телефонів, повинна бути вентиляція, свіже повітря, щоб учасники наради думали, не дрімали.

Бажано попередньо підготувати проект рішення наради. Головою зборів бажано обирати авторитетну людину, що знає справу. На нараду запрошувати тих, хто може висловити корисну думку.­

Промовців бажано готувати наперед, а також продумувати пропозиції щодо розв’язання проблем наради, готувати наперед і враховувати суттєві думки під час виступів.

На зборах бажано дотримуватись чіткого регламенту (3-5 - 10 хвилин).

Доповідь з проблеми має бути коротка, інформаційно-проблематична, без принижень окремих людей, але з певними зауваженнями та виділеннями окремих осіб, робота яких заслуговує на увагу. Бажано, щоб виступали люди різного статусу, тоді буде необхідний ефект від наради і результати для вивчення громадської думки.

На наради завжди треба виносити поряд з проблемами організації і проблеми працівників установи, фірми. Цікаво, скажімо, що для японського підприємця досить важливо вкладати гроші в потреби персоналу, а в нас, як не прикро, навіть не завжди виплачують заробітну платню працівникам. Для японця фірма - “велика сім’я”, і тому він, розповідаючи про себе, спочатку називає фірму, посаду на ній, а потім своє ім’я. Є резон над цим задуматися нашим керівникам й управлінцям.

4.2.8. Цінувати час - важлива риса управлінця

Кожна розумно використана хвилина -

ваш доробок на життя.

Народна мудрість

Усім нам відомо, що Господь відміряв кожному тривалість життя. Дуже важливо особистості, управлінцю освоїти те, що чим більше добрих справ зробимо в найкоротший час, тим ефективнішим є управлінські рішення та кращим стане наше буття.

Якщо запитаєте у себе, як Ви провели ще один рік життя, то навряд чи хто-небудь зможе дати конкретну відповідь. Проте є потреба досить серйозно зважати на час. Проаналізувавши втрати часу, можна переконатися, що в кожного з нас невідомо звідки мають місце простої, тобто даремно витрачений час. Тому важливо­ думати над тим, щоб раціонально використовувати свій час. З цією метою пропонуємо Вам ось що:

1. Використовуйте час виключно на розв’язання тих проблем, які становлять для Вас найбільший інтерес чи потребу.

2 Розподіляйте час таким чином, щоб його вистачало для серйозних справ і відпочинку.

3. Не потрібно квапитися. Не намагайтесь вижати з відтинку часу більше, ніж це необхідно, бо виснаження організму відбере­ після у вас більше сил та енергії.

4. Якщо для вирішення справи маєте багато часу, то використайте зекономлений час з вигодою для справ і сім’ї.

5. Уникайте неорганізованих людей, що відбирають у вас час.­

6. Прагніть спростити буденні справи, щоб вивільнити час для пізнання навколишнього світу.

7. Не відкладайте роботу на завтра, а виконуйте її відразу.

8. Ніколи не говоріть, що не варто щось починати, оскільки обмаль часу - він дасть відповідь і зробить своє.

9. Бажано планувати свій час на день, тиждень, місяць, рік, а потім робити самоаналіз: як ви збагатилися і як керували своїм­ життям.