Ранжування логістичних процесів

Важливість логістичного процесу (стан процесу)	Висока ефективність	Середня ефективність	Низька ефективність
Дуже важливий процес	Процес 1	_	Процес 2
Важливий процес	Процес 6	Процес 3	_
Другорядний процес	Процес 5	Процес 7	Процес 4

На першому етапі необхідно скласти перелік логістичних процесів підприємства. Потім формується відповідна таблиця, аналіз якої дозволяє виділити найбільш важливі процеси з встановленням їх ефективності. Так, процес 2 є дуже важливим для підприємства, але у той же час найменш ефективним. Тому у першу чергу необхідно спрямувати зусилля на його аналіз і удосконалення.

Для кожного підприємства така таблиця заповнюється по-різному. Більш того, з часом розташування процесів у графах таблиці буде змінюватися.

Візуальний якісний аналіз графічних схем логістичних процесів. Такий метод має певні обмеження, оскільки логістичний процес є досить складним об’єктом, описати який у повному обсязі не завжди вдається (рис. 6.14).

Будь-які помилки чи недоопрацювання при формуванні схеми логістичного процесу призводять до неможливості його ефективного аналізу. Важливим моментом є наявність знань про існування "ідеальних" логістичних процесів. Тобто, висновки про відсутність яких-небудь потрібних для логістика-аналітика документів можна зробити лише на основі практичного досвіду та знань кращих галузевих рішень, досвіду інших підприємств, вимог стандартів.

Візуальний якісний аналіз схем логістичних процесів

Аналіз

Входів / Виходів логістичного процесу

Аналіз логістичних функцій

Аналіз логістичних ресурсів

Аналіз персоналу

Аналіз

програмного забезпечення

Аналіз

устаткування

Рис. 6.14. Класифікація видів методик візуального якісного аналізу

Логістичних процесів

Основні підходи до візуального аналізу схем логістичних процесів визначаються таким.

1. Схему логістичного процесу можна піддати аналізу з точки зору "Входів" і "Виходів".

Аналіз "Входів" / "Виходів" логістичного процесу складається із частин:

аналіз потреби у "Входах" / аналіз потреби у виходах;

аналіз використовуваних "Виходів".

Аналіз потреби у "Входах" виконується наступним чином. Послідовно розглядається кожна функція процесу з встановленням її змісту. Визначається склад необхідної для її виконання інформації. Якщо не обхідної інформації немає а ні в одному документі, це може означати відсутність необхідного для виконання функції документу. Аналогічно виконується аналіз матеріальних "Входів", персоналу, інфраструктури.

Якщо у якійсь частині логістичного процесу встановлено відсутність вхідного документу, необхідно визначити функцію, для якої цей документ є "Входом". Виконується опит відповідних виконавців з метою пошуку поста-чальників необхідної інформації. Затим визначається, чому саме ця інформація не документована та не передається зацікавленій особі.

Аналіз не використовуваних "Виходів" означає пошук тих "Виходів" логістичного процесу, які не використовуються у інших процесах. Практика свідчить, що на підприємствах існує багато документів, які формуються, але у подальшому або не використовуються, або використовуються нормально. Для того щоб визначити документи, які не використовуються, необхідно послідовно від слідкувати весь ланцюжок їх руху по підприємству. За стартову точку береться функція процесу, на "Виході" якої такий доку-мент з’являється вперше. Далі послідовно аналізують всі функції, що пов’язані з опрацюванням, використанням та зберіганням даного документу. У разі встановлення не використовуваних документів повинні бути послідовно розглянуті всі функції процесу і вихідні документи.

2. Аналіз функцій логістичного процесу дозволяє встановити: відсутність необхідних функцій; наявність зайвих функцій; дублювання функцій.

Можна виділити декілька важливих функцій, про які консультант не повинен забувати.

а) Функції вхідного контролю логістичного процесу (рис. 6.15).

Функція вхідного контролю логістичного процесу

Результати вхідного контролю логістичного процесу

Вхід

Функція

Вхід відповідає вимогам

Вхід не відповідає вимогам

Прийняття рішення

Вихід

Рис. 6.15. Схема документу "Результат вхідного контролю логістичного процесу"

Ця функція здійснює вибірковий вхідний контроль, при цьому результати контролю фіксуються документально. У випадку, якщо вхід логістичного процесу відповідає вимогам, відбувається перехід на виконання функції "Прийняття рішення". Ця функція повинна бути описана у вигляді окремого процесу управління.

Друга функція контролю має статистичний характер (рис. 6.16).

При цьому здійснюється вибіркова перевірка виходів процесу. Результати перевірки фіксуються у документі "Результати статистичного контролю" і у подальшому повинні використовуватися для управління процесом.

б) Функції, що виконуються у позаштатних ситуаціях (рис. 6.17).

Функція статистичного контролю логістичного процесу

Результати статистичного контролю логістичного процесу

Вхід

Функція

Контроль

виконано

Вихід

Рис. 6.16. Схема документу "Результат вхідного контролю логістичного процесу"

Вхід

Функція 1

Вихід

Виникла позаштатна ситуація

Опрацювання позаштатної ситуації

Позаштатна ситуація опрацьована

Функція 2

Вхід

Вихід

Рис. 6.17. Схема документу "Результат вхідного контролю логістичного процесу"

Згідно з наведеною схемою передбачається, що після виконання функції 1 можлива позаштатна ситуація. для цього в процес включається функція "Опрацювання позаштатної ситуації".

Функції по врахуванню фактичної інформації є дуже важливими, оскільки дозволяють накопичувати управлінську інформацію за параметрами виконання логістичного процесу і яку можна використовувати для аналізу і покращення процесу. З точки зору теорії необхідно фіксувати результати виконання кожної функції.

Аналіз стану логістичного процесу стосовно вимог та нормативів. Логістичний процес можна аналізувати з точки зору задоволення деяким вимогам. На даний час у світі відсутні спеціалізованих стандартів, що регламентують вимоги до логістичного процесу. практично єдиним документом, який пред’являє певні вимоги до організації процесу, є міжнародний стандарт ISO 9001:2000. Цей стандарт рекомендує використовувати цикл Демінга PDCA (Plan – Do – Check – Act).

Окрім того, логістичний процес повинен включати відому схему управління по відхиленням "планування процесу – виконання процесу – облік – контроль – прийняття рішень".

Типовий логістичний процес повинен задовольняти таким вимогам:

розгляд всіх складових процесу по відношенню до вимог міжнарод-ного стандарту ISO 9001:2000;

розгляд логістичного процесу з використанням циклу PDCA .

Призначення функцій циклу Демінга PDCA представлено в табл. 6.3.

Таблиця 6.3

Опис циклу PDCA стосовно аналізу логістичного процесу

Функції циклу PDCA	Опис
Планування процесу	Група функцій по плануванню процесу: показників ефективності процесу; показників продукту процесу
Аналіз процесу	Група функцій по аналізу процесу: показників ефективності процесу; показників продукту процесу даних задоволеності клієнтів процесу
Покращення процесу	Група функцій по покращенню процесу за рахунок змін: регламентуючих документів процесу; персоналу; інфраструктури

Вимоги до аналізу логістичного процесу, які враховують положення стандарту ISO 9001:2000, представлені у табл. 6.4.

Таблиця 6.4

Вимоги до аналізу типового логістичного процесу

Група вимог	Вимоги до аналізу
1	2
1. Вимоги до власника процесу	1.1. Повинен існувати один власник процесу
	1.2. Повноваження та відповідальність власника процесу мають бути чітко визначені
	1.3. Не повинно бути пересічень повноважень і відповідальності з іншими керівниками підприємства
2. Межі процесу	2.1 Межі процесу повинні бути чітко визначені (за функціями і відповідальністю керівників) та зафіксовані документально
	2.2. Межі функціональних підрозділів процесу мають бути чітко визначені
3. Регламентуючі документи	3.1. Повинен існувати діючий опис процесу у цілому
	3.2. Повинні існувати діючі положення про підрозділи

Закінчення табл. 6.4

1	2
	3.3. Повинні існувати діючі посадові інструкції
	3.4. Повинні існувати діючі методики (внутрішні стандарти)
	3.5. Повинна функціонувати система актуалізації документації
	3.6. Процес повинен відповідати існуючим законодавчим актам і нормативним документам, що регламентують виконання процесу
4. "Виходи" процесу	4.1. Виходи процесу повинні бути чітко визначені
	4.2. Користувачі кожного виходу процесу повинні бути чітко визначені, потреби користувачів оформлені документально
	4.3. Повинні існувати специфікації, які містять вимоги на кожний вихід процесу
	4.4. Кожний вихід повен бути закріплений за відповідальним виконавцем
	4.5. Повинна функціонувати система контролю якості виходів процесу
5. "Входи" процесу	5.1. Входи повинні бути чітко визначені
	5.2. Постачальники кожного входу процесу повинні бути чітко визначені, вимоги до постачальників – специфіковані
	5.3. Повинні існувати специфікації. які містять вимоги на кожний вхід процесу
	5.4. Кожний вхід повинен бути закріплений за відповідальним виконавцем
	5.5. Повинна існувати система вхідного контролю якості
6. Ресурси	6.1. Ресурси повинні бути чітко визначені
	6.2. Повинні існувати специфікації, які містять вимоги до кожного ресурсу
	6.3. Кожний ресурс повинен бути закріплений за відповідальним виконавцем (матеріально-відповідальною особою)
7. Показники процесу	Показники ефективності процесу повинні бути визначені і постійно використовуватися на практиці
	Повинні бути визначені і використовуватися показники послуг процесу
	Повинна існувати система збору та використання даних задоволеності клієнтів процесу

Логістичний процес повинен підлягати аналізу з точки зору наявності циклу управління за відхиленнями. такий цикл має п’ять груп функцій процесу, призначення яких представлено у табл. 6.5.

Таблиця 6.5

Функції циклу управління логістичним процесом

Функції циклу управління	Опис
Планування	Група функцій по техніко-економічному і фінансовому плануванню виконання робіт по процесу
Виконання	Група функцій по виконанню процесу (приклади: підготовка документу, виробництво продукції тощо)
Облік	Група функцій по реєстрації фактичної інформації по виконанню процесу
Контроль	Група функцій по контролю виконання планових показників діяльності (в порівнянні з фактичними)
Прийняття рішення	Група функцій по підготовці та прийняттю управлінських рішень на підставі даних по відхиленням від планових показників діяльності

Якщо в результаті аналізу буде встановлено, що процес задовольняє всім вказаним вище групам вимог, то організацію процесу можна вважати задовільною. подальша робота по покращенню такого процесу буде полягати в аналізі та покращені його показників.

Кількісний аналіз логістичних процесів.

Аналіз показників ефективності логістичного процесу.

Побудова інтегрального показника ефективності логістичного процесу можлива при невеликій кількості складових елементів. За таким, виникає питання про кількісну оцінку кожного з показників ефективності логістичного процесу. Необхідно вибрати такі методи, які б дозволили системно і комплексно вимірювати ефективність логістичного процесу, їх узагальнювати і будувати інтегральний показник ефективності (табл. 6.6).

Оптимальний вибір методів аналізу показників ефективності логістичного процесу визначається такими вимогами.

1. Для вимірювання економічної ефективності логістичного процесу:

специфічність (врахування діяльності підприємства і специфіки про-дукції підприємств певної галузі);

універсальність (можливість нетрудоємного відображення всіх показників ефективності процесу);

комплексність (необхідність охоплення системою показників всіх сторін логістичної діяльності підприємства);

лаконічність (кількість показників має бути оптимальним);

доступність (вихідна інформація для розрахунку показників чи самі показники мають знаходити своє відображення у фінансовій звітності);

повно системність (необхідність врахування всіх взаємозв’язків між показниками).

Таблиця 6.6

Методи аналізу ефективності логістичного процесу

Методи аналізу	Спосіб розрахунку
1. Метод динамічного порівняння	Реалізується шляхом порівняння фактичних значень показників процесу звітного і попереднього періодів
2. Метод просторового порівняння	Визначає відхилення показників аналізованого логістичного процесу від конкурентних
3. Метод групування	Виділяє однорідні групи логістичних процесів за загальними ознаками
4. Методи математич-ної статистики	Визначаються різними методами залежно від обраної моделі
5. Матричний метод	Відображає поєднання всіх показників логістичного процесу у індексній матриці

2. Для узагальнення показників, які характеризують ефективність логістичного процесу:

обґрунтованість (узагальнення показників повинно мати економічний зміст);

пропорційність (збереження пропорціональної залежності між показниками і темпами їх росту);

системність (охоплення всієї системи показників).

3. Для побудови інтегрального показника ефективності логістичного процесу:

інформативність (відображення всіх критеріїв ефективності процесу);

значимість (врахування значимості критеріїв ефективності процесу);

інтепретаційність (можливість характеристики рівня ефективності процесу згідно значенню інтегрального показника);

встановлення слабких сторін (можливість виявлення недоліків у забезпеченні ефективності процесу);

співпоставленість (необхідність забезпечення однакового виміру складових елементів інтегрального показника).

Аналіз показників логістичного процесу.

Аналіз показників логістичного процесу є важливими засобами, що дозволяють консультанту знаходити шляхи покращення процесів. Процес можуть характеризувати декілька груп показників:

показники процесу;

показники продукту процесу;

показники задоволеності клієнтів процесу.

Показники логістичного процесу можуть бути визначені як числові величини, що характеризують протікання самого процесу і витрати на нього (часові, фінансові, ресурсні, людські і т. ін.). Показники логістичного про-цесу можуть бути абсолютними і відносними (приведеними до обсягу послуг, сезонним коливанням, тарифним змінам і іншим зовнішнім факторам, що не залежать від управління аналізованим процесом).

Показники продукту / послуги – числові величини, що характеризують продукт / послугу як результат виконання процесу (абсолютний об’єм послуг, об’єм послуг відносно замовлених чи необхідних, кількість помилок і збоїв при наданні послуги, номенклатура наданих послуг, номенклатура наданих послуг відносно необхідних і т. д.).

Показники задоволеності клієнтів процесу – числові величини, що характеризують ступінь задоволеності споживача результатами процесу (Виходом, послугою і т. ін.). При цьому необхідно розрізняти задоволеність споживача (внутрішнього і зовнішнього) виходом процесу і задоволеність кінцевого споживача отриманою продукцією чи послугою.

На рис. 6.18 наведена найпростіша класифікація показників логістичного процесу.

На підставі якісних оцінок логістичного процесу практично неможливо приймати обґрунтовані управлінські рішення.

Кількісні показники логістичного процесу поділені на дві групи: абсо-лютні й відносні.

1. До абсолютних показників відносять показники часу виконання процесу, технічні показники, показники вартості і якості.

Відносні показники можуть розраховуватися на основі абсолютних показників процесу шляхом формування різних відношень між ними.

1.1. Показники часу виконання логістичного процесу.

До них відносять: середній час виконання процесу у цілому; середній час простоїв; середній час виконання окремих функцій процесу; інше.

Показники логістичного процесу

Якісні

Кількісні

Суб’єктивні оцінки керівників

Абсолютні

Відносні

Суб’єктивні оцінки експертів

Показники часу виконання

План / факт

Порівняння з іншим процесом

Інші суб’єктивні оцінки

Технічні показники

Показники вартості

Питомі

Показники якості

Рис. 6.18. Класифікація показників логістичного процесу

На першому етапі аналізу логістичного процесу необхідно розглядати найбільш прості показники, наприклад час виконання процесу у цілому. При більш детальному аналізі можна розглядати такі показники, як час простоїв, час виконання окремих функцій процесу і т. ін.

Для виміру таких показників необхідно розробити та впровадити систему обліку часу виконання окремих функцій процесу. На тих робочих місцях, де це доцільно, необхідно фіксувати інформацію про момент початку виконання функції і моменту її завершення. Для цього можуть бути використані різні форми реєстрації, наприклад журнали надходження вхідних документів тощо. Для інших робочих місць можна використовувати нормативні оцінки середнього часу виконання. Найбільш простим способом такої оцінки є наступна. Розраховується об’єм вироблених функцією продуктів (послуг, опрацьованих документів). Далі сумарний робочий час ділиться на розраховану кількість продуктів. отримують середній час виконання функції. У випадку, коли один спеціаліст виконує декілька функцій, можна використовувати різні вагові коефіцієнти, що визначають структуру розподілу робочого часу виконавця за різними завданнями.

1.2. Технічні показники логістичного процесу. До них відносять ті показники, які характеризують технологію виконання процесу, використовуване устаткування, програмне забезпечення, середовище і т. ін. Технічні показники будуть різними для логістичних процесів підприємств різних галузей. У той же час декілька показників можна виміряти для будь-якого логістичного процесу: кількість функцій процесу, що виконуються на робочих місцях; чисельність персоналу процесу, у тому числі керівників і спеціалістів; кількість трансакцій за період; кількість автоматизованих робочих місць; інше.

Технічні показники відображають ефективність організації процесу і можуть бути використані при виконанні порівняльного аналізу логістичного процесу з процесами підприємств-конкурентів. Як правило, найбільш яскравий вигляд мають порівняння вітчизняних і закордонних підприємств однієї галузі. Наприклад, порівняння за чисельністю персоналу свідчить, що для виконання аналогічних процесів компанії розвинутих країн використовують в 3 – 5 разів менше персоналу, а ніж вітчизняні підприємства. Необхідно відзначити, що порівняння технічних показників логістичних процесів по абсолютній величині більш за все не інформативно.

Технічні показники служать основою для розрахунку множини питомих показників логістичного процесу, таких як виробіток на одного працівника, ступінь автоматизації процесу і т. д. Необхідно розуміти, що важливим є не набір показників сам по собі, а можливість прийняття на його основі рішень по покращенню логістичного процесу.

1.3. Показники вартості логістичного процесу. Вони є одними з найбільш важливих показників. Їх можна розділити на декілька груп.

а) Вартість процесу у цілому.

б) Показники вартості процесу: витрати на оплату праці виконавців; амортизація устаткування і нематеріальних активів; витрати на тепло і електроенергію; витрати на зв'язок; витрати на отримання інформації; витрати на підвищення кваліфікації виконавців інше.

в) Показники вартості продуктів процесу: вартість сировини і матеріалів; витрати на оплату праці; амортизація устаткування; інше.

Для покращення логістичного процесу важливі не абсолютні, а питомі і відносні показники, а також динаміка зміни показників, яка відображає процес покращення.

При аналізі кожного логістичного процесу необхідно визначити обмежений набір вартісних показників, які будуть слугувати індикаторами покращення чи погіршення процесу. До таких показників можна віднеси:

фонд заробітної плати (при покращені процесу може відбуватися скорочення персоналу і / чи збільшення продуктивності праці); витрати на енергоносії (нетехнологічна енергія, економія енергоресурсів);

витрати на ремонт і технічне обслуговування (більш якісне і своєчасне обслуговування призводить до скорочення загальної вартості ремонтів); втрати від браку; інше.

Систематизація завдання підбору вартісних показників логістичного процесу забезпечується за рахунок уважного аналізу його складових та витрат, що пов’язані з кожною такою складовою (рис. 6.19).

Оплата праці

Витрати на ремонт

Витрати на зв'язок

Персонал

Устаткування

Зв'язок

Логістичний процес

Енергоносії

Технології

Інше

Витрати на енергію

Витрати на забезпечення

Рис. 6.19. Схема виявлення вартісних показників логістичного процесу

1.4. Показники якості логістичного процесу. Вони є найбільш важ-ливою групою показників, що характеризують логістичний процес. Якість логістичного процесу – це його здатність у встановленій мірі задовольнити потреби своїх споживачів при мінімальних витратах ресурсів.

Ключовим аспектом визначення якості процесу є орієнтація на споживача. Штучно створені, відірвані від потреб споживача показники якості логістичного процесу не можуть слугувати інструментом для реальних покращень.

До показників якості логістичного процесу можна віднести такі:

а) ступінь дефектності продукції процесу;

б) кількість повернень та рекламацій на продукцію процесу;

в) кількість скарг і рекламацій на якість обслуговування, що надійшли від споживачів;

г) кількість некомплектних (що не відповідають специфікаціям) відвантажень продукції;

д) збереженість готової продукції;

е) кількість позаштатних ситуацій, що потребують оперативного втручання керівництва верхнього рівня;

є) здатність процесу швидко адаптуватися до змінюваних вимог замо-вника;

ж) здатність процесу зберігати свої параметри при зміні зовнішніх умов (стабільність процесу, мінімальні варіації);

з) незалежність процесу від змін в частині персоналу;

к) керованість процесу;

л) здатність процесу до покращення.

Показники якості (а – е) досить просто виміряти, розробивши методики збору та опрацювання відповідної інформації. Показники якості (є – з) інтуїтивно зрозумілі, але на практиці їх вимірювати досить складно. Можна відслідковувати зміни даних показників, аналізуючи збої в роботі процесу, які відбуваються за різних зовнішніх і внутрішніх позаштатних ситуацій. Визначення причин таких збоїв може допомогти встановити напрями покращення процесу.

Побудова ефективно працюючої системи показників логістичного процесу вимагає тривалого часу і зусиль. Кожна фірма-консультант чи підприємство повинні створювати таку систему з врахуванням специфіки логістичних процесів. Необхідно відзначити, що система показників логістичного процесу повинна розвиватися разом з самим процесом: по мірі покращення процесу необхідно використовувати все більш складні показники.

2. Відносні показники виконання логістичного процесу. Вони розраховуються на основі абсолютних показників процесу. До них відносять.

2.1. Часові показники.

а) показники "план / факт": плановий час виконання процесу / фактичний час виконання процесу; плановий час виконання функції / фактичний час виконання функції.

б) порівняння з іншим процесом: середній час виконання процесу / середній час виконання процесу у конкурента; час обслуговування, що вимагає споживач / фактичний час обслуговування споживача.

в) питомі: час виконання процесу / чисельність персоналу процесу; час виконання процесу / кількість функцій процесу.

2.2. Вартісні показники виконання логістичного процесу. До числа відносних вартісних показників можна віднести.

а) показники "план / факт": планова вартість процесу / фактична вартість процесу; планові витрати на ресурс / фактичні витрати на ресурс; плановане скорочення витрат на процес / фактичне скорочення витрат на процес; планові витрати на ремонт / фактичні витрати на ремонт.

б) порівняння з іншим процесом: вартість процесу / вартість процесу конкурента; величина оплати персоналу процесу / величина оплати персоналу процесу конкурента.

в) питомі: рентабельність процесу = прибуток по процесу / вартість процесу; рентабельність оборотних активів процесу = прибуток по процесу / об’єм використовуваних оборотних активів; виробіток на одного працівника = об’єм продукції процесу / чисельність працівників; фондовіддача процесу = об’єм продукції / величина основних фондів; оборотність оборотних активів процесу = величина виручки / середні залишки оборотних активів процесу; частка накладних витрат = величина накладних витрат / вартість процесу.

2.3. Технічні показники логістичного процесу. До їх числа відность такі.

а) показники "план / факт": планова кількість простоїв / фактична кількість простоїв; планова кількість трансакцій / фактична кількість трансакцій.

б) порівняння з іншим процесом: чисельність персоналу процесу / чисельність персоналу процесу конкурента; кількість автоматизованих робочих місць процесу / кількість автоматизованих робочих місць процесу конкурента.

в) питомі: ступінь завантаження персоналу = загальний час роботи по виконанню функцій процесу / загальний час всіх працівників; ступінь автоматизації = кількість автоматизованих функцій процесу / загальна кількість функцій процесу; величина офісної площі на одного працівника; кількість персональних комп’ютерів на одного працівника.

2.4. Показники якості виконання логістичного процесу:

а) показники "план / факт": планова ступінь дефектності / фактична ступінь дефектності; планова кількість скарг / фактична кількість скарг споживачів процесу; планова кількість повернень продукції / фактична кількість повернень продукції; кількість позаштатних ситуацій за звітний період / кількість позаштатних ситуацій за минулий період.

б) порівняння з іншим процесом: ступінь дефектності продукції про-цесу / ступінь дефектності продукції процесу конкурента; наявність рекламацій процесу / наявність рекламацій процесу конкурента.

в) питомі: кількість скарг / загальна кількість споживачів.

Аналіз задоволеності споживачів логістичного процесу.

Дані задоволеності споживача продукцією логістичного процесу можна отримати двома способами:

анкетування представників споживача, чи замовника по спеціально створеним анкетам;

аналіз взаємовідносин з споживачами і постачальниками на підставі власних даних (непряма оцінка задоволеності).

1. Анкетування споживачів.

Дані задоволеності споживачів простіше всього отримати анкетуванням клієнтів, замовників та кінцевих споживачів. Для таких цілей розсилають анкету (табл. 6.7).

Таблиця 6.7