6.4.6. Создание и печать отчетов
Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access для этих целей предназначены отчеты , позволяющие выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию, представить выводимую информацию на печать в желаемом пользователю формате. Отчет можно дополнить рисунками, графиками, колонтитулами и т.д. Источником данных для отчета могут быть таблицы или запросы. Отчеты и формы Access имеют много общего, но в отличие от форм, отчеты предназначены только для просмотра и печати данных. Отчет может быть создан также , как и форма с помощью мастера, его разделы могут включать заголовок отчета, область данных, верхний и нижний колонтитулы и т.д. Access позволяет создавать отчет на основе таблицы или запроса, для чего необходимо выбрать объект Отчет и таблицу для его построения. Наиболее просто это реализуется с помощью Мастера отчетов, который предлагает за ряд шагов для выбранной таблицы Сотрудники сформировать отчет (рис. 6.17). С помощью Мастера отчетов можно создавать отчеты , содержащие поля из одной или более таблиц, также имеется возможность выполнять сортировку записей и т.п.
Рис.6.17. Отчет Сотрудники
6.4.7. Основные этапы разработки базы данных
Процесс проектирования базы данных представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры определенной предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах реляционной модели. В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:
Определение цели создания базы данных.
На данном этапе выполняется системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области. Определяется назначение и использование базы данных, выбираются фактические данные, которые нужно хранить в базе данных и по каким темам они должны быть распределены. Темам должны соответствовать таблицы, а данным - поля (столбцы) в этих таблицах.
Определение полей в базе данных.
Каждое поле содержит требуемые фактические данные, например, фамилия, имя, отчество, адрес, должность , номер телефона и т.п. Для каждого типа сведений следует выделить отдельное поле в таблице. При составлении схемы полей, учитывайте следующее: включать все необходимые сведения и разбивать информацию на минимальные логические компоненты. Например, имена сотрудников удобно разбить на отдельные поля: Фамилия, Имя, Отчество, что облегчит сортировку по фамилиям.
Например, в таблице, содержащей поля «Цена» и «Количество» не следует создавать поле, содержащее произведение значений этих полей.
Определение таблиц и полей таблиц базы данных.
Каждая таблица должна содержать данные только на одну тему. Список нужных полей покажет, какие требуются таблицы. Каждое поле необходимо включать только в одну таблицу, не надо включать поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы.
Определение полей с уникальными значениями в записи.
Для связывания данных, хранящихся в разных таблицах, каждая таблица должна содержать поля, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле называют первичным ключом. Первичный ключ всегда иметь уникальный индекс и используется для связывания таблицы с внешними ключами других таблицах.
Определение связей между таблицами
После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым будут связаны сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных.
Усовершенствование структуры базы данных
После определения и создания требуемых таблиц, полей и связей, пока таблицы не заполнены данными, необходимо проанализировать полученную структуру базы данных и выявить возможные недостатки. Для этого следует ввести в таблицы необходимый объем данных для проверки структуры, создать между ними связи. Для проверки связей в базе данных, создайте запросы для получения нужных данных, также рекомендуется создать пробные формы, отчеты и посмотреть отображаются в них нужных данных. Проанализируйте избыточные повторы данных в таблицах и исключите их.
Ввод данных и создание требуемых объектов базы данных
После коррекции структуры таблиц в соответствии с заданными требованиями выполняется ввод всех данных. Затем создаются все необходимые объекты базы данных: запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.