6.4.4. Создание запросов
В режиме таблицы возможны самые различные операции с данными: просмотр, сортировка, фильтрация, редактирование, печать. При необходимости выполнения обработки или просмотра данных из группы таблиц можно выбрать требуемые данные с помощью запросов.
Запросы могут являться источником записей для форм, отчетов. После выполнения запроса на выборку Access формирует набор записей, содержащих отобранные данные. Как правило, с набором записей можно работать так же, как и с таблицей: выполнять просмотр и выборку данных, обновлять данные и выводить на печать. Этот набор записей физически не существует, он создается только во время выполнения запроса. Если изменить данные в наборе записей, Access внесет соответствующие изменения в таблицы, на базе которых построен запрос. В Access имеется несколько основных типов запросов.
Запросы на выборку. Этот запрос наиболее часто используется. Результатом этого запроса являются данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы, записи в которой можно обновлять. Эти данные можно также использовать для выполнения каких - либо действий.
Запросы с параметрами. Запрос с параметрами - это запрос, который при выполнении предлагает ввести некоторые данные, например условие для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра. На основе запроса с параметрами создаются формы и отчеты. Например, можно создать месячный отчет о доходах.
Перекрестные запросы. Такие запросы используют для расчетов и представления данных в виде, удобном для их анализа. Запрос выполняет статистические расчеты и их результаты группируются в виде таблицы.
Запросы на изменение. Это запрос, который за одну операцию меняет или перемещает несколько записей.
Запрос на создание таблицы. Этот запрос создает новую таблицу из данных одной или нескольких таблиц. Он нужен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Access.
Запросы SQL. Это запрос, создаваемый при помощи команд языка SQL (Structured Query Language), и используемый для обновления и управления реляционными базами данных. Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора, автоматически создается эквивалентная конструкция SQL.
Выбор данных из таблиц. Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц, но запросы полезны и при работе с одной таблицей. Все приемы, используемые при работе с одной таблицей, подходят и для сложных многотабличных запросов, поэтому, вначале рассмотрим формирование запросов на выборку данных одной таблицы. Для создания запросов обычно пользуются режимом конструктора. В окне базы данных есть специальный значок «создание запроса в режиме конструктора», который открывает специальный бланк, называемый «бланк запроса по образцу». Большинство операций здесь можно выполнять при помощи перетаскивания полей в нужное место в бланке.
Бланк запроса состоит из двух областей: в верхней части бланка отображается структура таблицы или нескольких таблиц, к которым адресован запрос в нижней части – пустая таблица будущего запроса, куда необходимо будет перенести название полей. Рассмотрим пример простейшего запроса на выборку, представленный на рис. 6.12. Достаточно щелкнуть на нужном поле таблицы базы данных и в таблице-запросе появится это поле. Сформировав запрос его, закрывают, дают имя и в дальнейшем его запускают из окна базы данных.
Данные в запросе можно упорядочивать по возрастанию или убыванию по выбранному полю. Если необходимо сделать выбор по нескольким полям одновременно, то сортировка будет происходить по столбцам слева на право.
По умолчанию все поля запроса выводятся на экран, но в бланке запроса можно сбросить флажок «вывод на экран» и столбец на экране будет не виден.
Рис. 6.12. Запрос на выборку
В бланке для каждого поля можно задать индивидуальные условия отбора с параметрами. В строке «условия отбора» вы задаете условие, например, >20, =”A*”, >50 или <120 , в диапазоне и т.п. В итоге получаете только отобранные записи по одному из этих условий.