4.3.4. Копирование данных, адресация ячеек

Таблицы, как правило, содержат большое количество данных, над которыми необходимо выполнять однотипные, а иногда и одинаковые операции. В таблице, представленной на бумаге, подобные данные необходимо многократно копировать, перемещать, для чего в электронной таблице используются механизмы копирования и перемещения. При этом можно копировать и перемещать данные, форматы данных, формулы. Копируемая и перемещаемая информация может содержаться в отдельных ячейках, в блоке ячеек, в рабочем листе. При копировании в отличие от перемещения, информация в источнике сохраняется.

1. Применение буфера обмена. Буфер обмена – это область оперативной памяти, предназначенная для временного хранения информации. Копируемая или перемещаемая информация помещается в буфер обмена после ее выделения и применения к выделенному боку команд Копировать или Вырезать. Из буфера обмена информация вставляется в помеченное место командой Вставить.

2. Метод перетаскивания. Курсор мыши наводится на рамку текущей ячейки и превращается из креста в стрелку. При нажатой левой клавиши выделенная информация перетаскивается в нужное место, для копирования данный шаг следует выполнять при нажатой клавише Ctrl.

Перетаскивание с помощью правой клавиши мыши обладает большими функциональными возможностями. Действия выполняются как и в предыдущем случае, но необходимо удерживать нажатой правую клавишу мыши, при этом появляется меню, в котором нужно выбрать выполняемую операцию: переместить, копировать данные и форматы и т.п.

При перемещении формул имеющиеся в ней ссылки на ячейки остаются неизменными, а при копировании формулы ссылки на другие ячейки могут оставаться неизменными или автоматически изменяться. Для реализации этого механизма используются относительная и абсолютная ссылки.

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и передает в Excel сведения о расположении данных, которые требуется использовать в формуле. При помощи ссылок можно использовать в одной формуле данные, находящиеся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах значение одной ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями.

Относительной называется ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании содержащей ее формулы. Изменение происходит таким образом, что сохраняется расстояние по обеим частям адреса между ячейкой, на которую производится ссылка и той ячейкой, откуда она выполняется. Относительная ссылка выглядит как обычный адрес ячейки, состоящий из заголовков столбца и строки, например, А8. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. При копировании формулы вдоль строк или столбцов ссылка автоматически корректируется. Например, при копировании формулы с относительными ссылками из ячейки С1 в ячейки С2 и С3 ссылка в формуле автоматически изменяется: =A1+В1 на =A2+В2 и =А3+С3 соответственно. На рис.4.19 показан пример копирования формулы с использованием относительной ссылки.

Абсолютной называется ссылка, не изменяющая ссылок при копировании формулы, содержащей их. Запись абсолютной ссылки получается из записи относительной ссылки добавлением знака доллара $ в общем случае как перед заголовком столбца, так и перед заголовком строки, например $A$1. Рассмотрим пример, показывающий использование абсолютных ссылок (Рис.4.20.). При копировании формулы вычисления процента продаж товара отдельно по каждому месяцу необходимо изменять ссылки в числителе формулы и не изменять в знаменателе, что и обеспечивает использование абсолютной адресации.

	A	B	C
1	3	5	=A1+B1	До копирования
2	2	7	=A2+B2	После копирования
3	8	4	=A3+B3	После копирования
4

Рис.4.19. Копирование формулы с относительной ссылкой

Для января эта доля может быть вычислена по формуле =B1/B4, все ссылки в этой формуле относительные. Поэтому при копировании этой формулы в ячейки С2 и С5 получим ошибку "#ДЕЛ/0!". Это произойдет потому,

	A	B	C	D
	Месяц	Товар	Процент по месяцам	Примечание
1	Январь	5	= B1/B$4 (32%)	До копирования формулы
2	февраль	7	= B2/B$4 (43%)	После копирования
3	Март	4	= B3/B$4 (25%)	После копирования
4	Итого	=B2+B3+B4 (16)	(100%)
5

Рис.4.20. Копирование формулы с абсолютной ссылкой

что обе ссылки будут изменены и для ячейки С2 получим: B1/B5, а ячейка В5 не заполнена, то есть содержит значение 0. Чтобы сделать формулу корректной для копирования, ссылка на В4 должна быть абсолютной. Для этого перед номером строки 4 необходимо поместить знак $. Такая ссылка на ячейку называется смешанной, то есть относительной для адреса столбца и абсолютной – для адреса строк таблицы. При необходимости ссылку можно сделать абсолютной как для строк, так и для столбцов таблицы, например $B$4.

Смешанные ссылки. Смешанная ссылка содержит абсолютный столбец и относительную строку или абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1, $B1 и т.д, а абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1 и т. д. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная ссылка изменяется, а абсолютная не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и столбцов относительная ссылка автоматически корректируется, а абсолютная ссылка не корректируется. Для быстрого изменения типа ссылки используется клавиша F4. Введите в ячейку А1 любое число, а в ячейку А2 введите формулу =А1. Затем нажимайте клавишу F4 и обратите внимание, что после каждого нажатия клавиши тип ссылки будет изменяться (рис.4.21).

Рис. 4.21. Изменение типа ссылки