4.3. Основы работы в Excel

4.3.1. Ввод данных в ячейки электронной таблицы

В ячейки можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константа - это постоянное (не вычисляемое) значение. Например, число 120 и текст «Отдел кадров» являются константами. Выражение и результат вычисления по формуле константами не являются. Константы делятся на следующие основные категории: числа, текст, даты и время, логические значения и ошибочные значения.

Число - это числовая константа, в одной таблице могут использоваться разные числовые форматы, позволяющие изменить формат числа, не изменяя значение самого числа. Фактическое значение числа отображается в строке формул. Примеры некоторых популярных форматов чисел приведены ниже:

• общий формат – обеспечивает запись числовых данных в том виде, как данные были введены ;

• числовой формат с фиксированным числом десятичных знаков после запятой, например формат с 3-мя десятичными знаками 0,123 (в качестве разделителя целой и дробной частей числа используется «,»;

• процентный формат - использует умножение значения ячейки на 100 и отображения результата с символом процента., например число 0.153 в процентном формате имеет вид 15.3%;

• экспоненциальный формат, в котором количество знаков после запятой равно двум, например число 1234567890 отобразится как: 1,23E+9, то есть 1,23*10^-9. Имеется возможность определить используемое количество десятичных знаков.

Текст – это любая последовательность символов, используемых для заголовков таблиц, строк, столбцов. При использовании этого формата содержимое ячейки рассматривается как текст и отображается в том виде, в котором пользователь вводит его, включая ввод чисел. Ввод текста полностью аналогичен вводу числовых значений, вводить можно практически любые символы. Если длина текста превышает ширину ячейки, то текст накладывается на соседнюю ячейку, хотя фактически он находится в одной ячейке. Если в соседней ячейке тоже присутствует текст, то он перекрывает текст в соседней ячейке. Для настройки ширины ячейки по самому длинному тексту, надо щелкнуть на границе столбца в его заголовке. Так, если щелкнуть на линии между заголовками столбцов А и В, то ширина ячейки будет автоматически настроена по самому длинному значению в этом столбце. При необходимости используется автоподбор ширины столбца.

Если возникает необходимость ввода числа как текстового значения, то перед числом надо поставить знак апострофа, либо заключить число в кавычки - “2937” Числовое или текстовое значение в ячейке определяется видом выравнивания: текст выравнивается по левому краю ячейки, а числа - по правому.

Дата - может быть представлена в разных форматах, с ней можно выполнять различные арифметические и логические операции. Наиболее часто используются следующие форматы дат: дд-ммм-гг (04-янв.-95), ммм-дд-гг (янв.-04-95), дд-ммм (04-янв.) и т.п..

Автозаполнение. Процесс набора данных одного типа в смежные ячейки таблицы можно автоматизировать, используя режим автозаполнения, основанный на копировании данных. Для заполнения данных в ячейки столбца В1:В20, например от 1 до 20 не нужно вводить последовательно каждое из них, а достаточно набрать два первых числа и затем, выделив их, копировать в остальные ячейки столбца. Программа автоматически распознает заданный закон арифметической прогрессии в исходных данных и загрузит остальные числа в ячейки столбца В. Аналогично автозаполнение можно использовать и для заполнения строки данными, а также и для ввода дат, так как даты представляют собой числа, представленные в определенном формате. Реализовать закон арифметической прогрессии можно с различным шагом изменения вводимых данных. Например, если в ячейках В1 и В2 введены числа 5 и 10, то после использования автозаполнения в ячейках В3:В10 будут введены числа 15, 20,25 и т.д. Используя автозаполнение, можно вводить дни недели, месяцы и т.п. Для автоматизации заполнения столбца или строки также можно использовать команду Правка >Заполнить> Прогрессия (Рис.4.3).

Рис.4.3. Окно Прогрессия

Рис. 4.3. иллюстрирует использование команды Заполнить числа в строку, используя закон арифметической прогрессии, начиная с 3 до 15 с заданным шагом 3 . Из приведенного окна Прогрессия наглядно виден смысл опций, доступных пользователю. При выборе в качестве Тип Даты становится активным опция Единицы, которая позволяет задать требуемый вид последовательности: день, рабочий день, месяц, год.

Понятно, что ручной ввод данных в таблицы Excel является трудоемкой работой для таблиц большого объема. Поэтому для этого можно использовать системы управления базами данных (СУБД), такие как Access, SQL Server. Для получения внешних данных можно использовать программу MS Query, позволяющую переносить данные из внешних источников в программы Microsoft Office. Используя программу Query для извлечения данных из общей базы данных  и файлов, нет необходимости в повторном вводе данных для анализа в Excel. Также можно автоматически обновить отчеты и документы Excel данными из исходной базы данных, при их изменении. Извлечение данных из базы данных производится путем создания запроса данных, хранящихся во внешней базе данных.Использование технологии Query для извлечения данных представлено на рис 4.4.

Рис.4.4. Технология ввода данных

Перенос внешних данных в Excel с помощью MS Query состоит из трех шагов:

• сначала настраивается источник данных для соединения с базой данных;

• затем используется мастер запросов для выбора данных ;

• данные передаются в Excel, где они могут быть отформатированы, обобщены и по ним могут быть построены отчеты.

Вызов программы MS Query выполняется командой Данные-Внешние данные-Создать запрос. После этого Мастер создания запросов будет запрашивать определенные данные. После настройки источника данных для указанной базы данных его можно использовать всякий раз, когда нужно создать запрос для выбора или извлечения данных из базы данных. Источник данных представляет собой средство, с помощью которого Query и Excel соединяются с конкретной базой данных и извлекают данные из нее.