6.4.5. Создание форм для ввода данных
Access предоставляет пользователю наглядный интерфейс для работы с данными с помощью форм, под которыми понимаются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы являются такими же объектами базы данных Access, как таблицы, запросы и используются для ввода и отображения данных. Формы предоставляют удобный способ просмотра и редактирования данных в таблицах, существенно упрощают процесс ввода данных и содержат элементы управления для эффективного доступа к данным в таблицах. Под элементами управления понимаются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки ит.п.
Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют проверять правильность ввода данных, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.
Access позволяет создавать формы несколькими способами, самым простым из которых является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных. Некоторыми примерами форм являются следующие:
автоформа в столбец - организована в виде столбца , в котором поля записей представляются в виде набора элементов, расположенных в один или несколько столбцов. Автоформа является достаточно удобным средством для простого и быстрого создания формы.
ленточная автоформа, в которой поля каждой записи располагаются в отдельной строке, что позволяет удобно работать с большими массивами данных, располагаемых , как в обычной таблице.
табличная автоформа, имеющая вид обычной таблицы Access.
Рассмотрим в качестве примера создание формы «Сотрудники» в столбец с помощью Мастера форм, который позволяет создавать формы на базе одной или нескольких таблиц на . Источником данных для создаваемой формы является таблица «Сотрудники». Для создания данной формы необходимо выполнить следующее:
В окне базы данных необходимо выбрать объект Формы , щелкнуть по кнопке Создать на панели инструментов окна базы данных и появится окно Новая форма (рис.6.13).
Рис.6.13. Окно создания новой формы
В окне Новая форма выбрать поле Мастер форм , таблицу Сотрудники в качестве источника данных и нажать кнопку ОК, в результате появляется окно Создание форм. (рис.6.14).
Рис.6.14. Создание форм
В поле Таблицы и запросы необходимо выбрать имя таблицы Сотрудники , а из списка Доступные поля нужно выбрать требуемые , используя кнопки «>, >>» и нажать кнопку Далее. В результате появляется второе окно Создание форм (рис.6.15) , в котором выбирается вид формы (на рисунке выбран вид в один столбец) и выполняется переход Далее.
Рис.6.15. Создание форм
В следующих окнах Создание форм выбирается стиль оформления создаваемой формы, имя формы и нажатием кнопки Готово осуществляется переход к созданной форме Сотрудники (рис.6.16).
Рис.6.16. Форма Сотрудники
Работа с формами возможна в различных режимах (таблицы, конструктора и других), для выбора которого на панели инструментов имеется кнопка Вид. В показанном на рис.6.16 режиме формы пользователь может выполнять добавление и редактирование записей, просмотр и т.п. Для этого используются кнопки в поле Запись.