6.4.3. Создание таблиц

После выбора способа создания таблицы выполняется команда Создать и вызывается соответствующее окно, на рис.6.8. показано создание таблицы в режиме конструктора. Создаются требуемые поля таблицы с заданным типом данных, который выбирается посредством кнопки выбора – «галочка», в нижней части окна находится раздел выбора свойств поля, которые предлагаются вначале по умолчанию.

Можно создать таблицу в режиме конструктора, меняя, добавляя или удаляя поля таблицы. Для введения нового поля в верхней части окна таблицы указывается имя поля и определится его тип. Для переименования поле, надо изменить его имя в столбце "Имя поля".

Рис.6.8. Создание таблицы в режиме конструктора

При создании таблиц используются следующие основные типы данных:

• текстовый – текст (до 255 знаков);

• поле меню – (до 65535 символов);

• числовой – действительные числа;

• дата и время – календарные даты и текущее время;

• денежный – денежные суммы;

• счетчик – порядковая нумерация записей (неповторяющиеся);

• логический – принимает значения ДА или НЕТ;

• поле объекта OLE – указатель на объект OLE;

• гиперссылка – хранение адресов URL WEB-объектов Интернета.

Свойства полей таблицы базы данных Access указаны в нижней половине таблицы ( см. рис.6.8.).

После создания таблицы ее сохраняют, присвоив имя, и , таким образом, она стала частью базы данных для дальнейшей работы с ней. При необходимости можно затем добавить новые поля , выполнить изменение типов данных и т.п. Для заполнения таблицы данными ее открывают , она имеет только названия полей и их заполняют стандартным образом, например как в электронных таблицах ( Рис.6.9. ).

Рис.6.9. Ввод данных в таблицу

Если необходимо изменить состав полей или их свойства, нужно открыть таблицу в режиме Конструктора.

Создание таблиц с помощью мастера таблиц. Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц для базы данных выбранного типа. Мастер предлагает набор параметров для базы данных. Необходимо следовать инструкциям мастера баз данных. После вызова мастера нужно выбрать образец таблицы, а затем образцы полей, которые затем переносятся в создаваемую таблицу. После завершения каждого шага выполняется команда далее и так до готовности. На рис. 6.10 показан пример создания таблицы с помощью Мастера. Необходимо выбрать тип таблицы (деловые , личные), требуемые образцы полей и перенести в поля создаваемой таблицы с помощью кнопок (>, >>).

Рис.6.10. Создание таблиц с помощью Мастера

Следует отметить, что с помощью мастера баз данных нельзя добавлять новые таблицы, формы и отчеты в существующую базу данных.

Определение связей между таблицами . Перед тем, как приступить к созданиюбазы данных необходимо разработать схему данных , то есть организовать связи между таблицами. Схема данных – это структура основных таблиц, в Access используется два типа связей между таблицами.

• «один»-ко-«многим».

• «один»-к-«одному».

Связь между двумя таблицами определяется наличием общего поля, причем в одной таблице оно должно быть первичным ключом, то есть на стороне «один» - первичный ключ, на стороне «многим» - вторичный ключ. При создании связи между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена, однако они должны иметь одинаковый тип. Если в базе данных не определены еще связи то, после нажатия кнопки Схема данных на панели инструментов, автоматически открывается диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы задать связи между полями, надо выбрать поле в одной таблице и перетащить его на соответствующее поле во второй таблице. Обычно связывают поле первичного ключа (выделенное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (иногда имеющим то же имя) второй таблицы, называемое полем внешнего ключа. Внешний ключ – это одно или несколько полей, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Далее необходимо настроить свойства связи. Для этого мышью выделяют в схеме данных нужную связь, открывают контекстное меню связи, а далее выбирают команду «изменить связь». В открывшемся окне устанавливают флажок «обеспечение целостности данных» (тогда удалять в ключевом поле данные нельзя). Если вместе с ним включить флажки: «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей», то можно, редактируя главную таблицу, автоматически редактировать и связанную таблицу. На рис. 6.11 показана схема данных со связью один – к одному.

Рис.6.11. Схема данных со связью один – к одному