4.6. Объединение электронных таблиц
Объединение таблиц можно осуществить путем их связывания. Поскольку разные таблицы размещаются на отдельных листах, то можно говорить не о связывании таблиц, а о связывании листов книги.
Рис.4.28. Объединение таблиц
Две таблицы называются связанными, когда в ячейках одной из них присутствуют ссылки на ячейки другой. Пусть таблица Прайс-лист содержит цены на продаваемые книги, а таблица Калькуляция – количество и стоимость каждой книги. Обе таблицы принадлежат одной книге и размещены на Лист1 и Лист2 (рис.4.28). Стоимость книг на Лист2 в таблице Калькуляция вычисляется с использованием значения цены на Лист1. Формула для вычисления стоимости книг на Лист2 включает имя Лист1 и адреса ячеек, разделенных восклицательным знаком: =В4*Лист 1!В4. Если ссылка на ячейку осуществляется из другой книги, то в ссылку добавляется полное имя книги, то есть путь к файлу и имя файла. При этом имя книги заключается в квадратные скобки, а полное имя файла в апострофы.
4.7. Анализ данных с помощью сводных таблиц
Сводные таблицы - это очень мощное и эффективное средство Excel для работы с данными, они предназначены для наглядного просмотра и анализа данных больших таблиц, так как традиционными средствами делать это сложно, а иногда и практически невозможно. Сводными называются таблицы, содержащие данные анализируемой таблицы таким образом, чтобы связи между ними отображались наиболее наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений, поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить соответствующим образом данные. Сводные таблицы позволяют структурировать данные, представленные в неупорядоченной форме в таблицах, автоматически сформировать любые итоговые результаты по выбранным критериям для полученного документа. В качестве примера построения сводной таблицы, из которого будет понятна технология процесса, рассмотрим преобразование исходной неупорядоченной информации о продаже туров за один квартал тремя турфирмами (рис.4.29).
Рис.4.29. Построение сводной таблицы
В приведенном примере можно легко сравнить объем продаж туров за любой квартал и год для любой из фирм или нужных сочетаниях, вычислить окончательные итоги продаж. Также можно менять представления исходных данных для анализа других вариантов, например, количество, среднее значение. В отчете сводной таблицы каждый столбец или поле исходных данных становится полем сводной таблицы, в котором подводятся итоги нескольких строк.
Для создания сводной таблицы выполняется команда Данные - Сводная таблица, в результате чего на экране появляется Мастер сводных таблиц, реализуемый данную процедуру за три шага:
на первом шаге выбирается источник данных, для нашего примера они хранятся в базе данных листа Excel и нажимается кнопка Далее;
на втором шаге определяется диапазон адресов исходных данных и выполняется переход к шагу 3 командой Далее;
на третьем шаге, являющимся самым главным, осуществляется выбор структуры создаваемой сводной таблицы, шаг начинается с нажатия кнопки Макет (см. рис.4.29), после чего на экране появляется окно, представленное на рис.4.30.
Рис.4.30. Макет сводной таблицы
На данном шаге необходимо перетащить четыре кнопки в соответствующие области макета создаваемого отчета сводной таблицы. Смысл отдельных полей следующий:
страница – поле используется для заголовка страницы сводной таблицы;
столбец – поле используется в качестве заголовка столбцов сводной таблицы;
строка – поле используется для заголовков строк сводной таблицы;
данные – поле, в котором отображается итоговые результаты сводной таблицы.
На рис.4.31 приведена результирующая сводная таблица для рассматриваемого примера. Используя Кнопки в таблице (черные треугольники),
Рис.4.31.Результирующая сводная таблица
можно получить отчеты по любым выбранным критериям. Следует отметить, что построенную сводную таблицу можно настраивать на требуемый вид.