4.1.17. Информация и документация

Управление информацией включает в себя моделирование, сбор, отбор, хранение и извлечение данных (форматированных, неформатированных и графических данных, документальных и электронных копий).

Следует проявлять осторожность в том, кто имеет доступ и к какой информации. Наблюдается тенденция к заваливанию людей излишней информацией. Заинтересованные стороны должны получать только ту информацию, в которой они нуждаются, в удобной для них форме, что позволит им предпринять необходимые действия.

Система документации должна быть построена на правилах, относящихся к тому, какая информация содержится, в каком разряде и типе документа, в каком формате эта информация подана в документе. Разряд документа определяется по принципу его целевого предназначения; тип документа определяется по типу носителя информации – печатный, магнитный, электронный. Управление документацией описывает процессы производства, распространения, идентификации; формирование файлов, архивацию, определение критериев доступа и конфиденциальности, извлечение и уничтожение документов.

Документация хранит в себе все данные, информацию, знания и мудрость, накопленные на протяжении жизненного цикла проекта, особенно, если они касаются конфигурации, изменений и всех управленческих документов проекта.

Как правило, команда отдела документации и информации является постоянным компонентом организации. Менеджер проекта, программы или портфеля должен назначить лицо, которое будет взаимодействовать с командой и/или устанавливать процессы, обеспечивающие соответствие между стратегическим курсом организации и любыми регулятивными требованиями к информации и документации.

Возможные шаги процесса управления информацией:

1. Спланируйте систему управления информацией для проекта, программы или портфеля.

2. Обеспечьте соответствие между стратегическим курсом организации и любыми законными требованиями к информации.

3. Выполните требования системы управления информацией.

4. Контролируйте использование системы управления информацией проекта.

5. Проведите аудит системы управления информацией проекта.

6. Документируйте извлеченные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Возможные шаги процесса управления документацией:

1. Разработайте план управления документацией.

2. Обеспечьте соответствие между стратегическим курсом организации и любыми законными требованиями к документации.

3. Составьте классификацию документов.

4. Издавайте документы.

5. Храните документы либо в виде печатной копии и/или в электронном формате.

6. Следите за обновлением и версиями документов.

7. Архивируйте документы.

8. Документируйте извлеченные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для исследования:

Конфиденциальность

Разработка документов и их формат

Идентификация и модификация документов

Формирование файлов, архивация

Передача документов клиенту

Информационные базы данных

Информационная структура и план управления

Юридические требования к документам

Безопасность

Семантика

Критерии оценки компетентности по уровням:

А Кандидат удачно осуществил управление информацией и документами в рамках важных программ и/или портфелей организации или её отдела.

В Кандидат удачно осуществил управление информацией и документами в ситуациях сложного проекта.

С Кандидат удачно осуществил управление информацией и документами в ситуациях проекта ограниченной сложности.

D Кандидат обладает знаниями, необходимыми для управления информацией и документами проекта, и может применить их на практике.

Основные связи:

1.05. Качество, 1.10. Замысел и итоговый продукт проекта, 1.15. Изменения, 1.16. Контроль и отчетность, 1.18. Коммуникация, 1.19. Запуск проекта, 1.20. Закрытие проекта, 2.03. Самоконтроль, 2.10. Согласование, 2.13. Надежность, 2.15. Этика, 3.02. Программно-ориентированное управление, 3.03. Портфельно-ориентированное управление, 3.04. Осуществление проектов, программ и портфелей (3П), 3.05. Постоянная организация, 3.11. Юридические аспекты.