4.1.14. Закупки и контракты

Под закупками подразумевают приобретение у поставщиков работ, товаров или услуг для проекта по самой выгодной цене. Действия по приобретению работ, товаров и услуг, поставляемых другими организациями, должны соответствовать формальным требованиям: поставщики должны четко знать, что от них ожидают, как организация-получатель осуществляет контроль и в чем заключаются обязательства каждой стороны.

Как правило, закупки проводятся командой материально-технического снабжения, которая может быть частью проекта, программы или постоянной организации. Команда материально-технического снабжения имеет свою собственную стратегию и производственный процесс. В сотрудничестве с менеджерами проекта или программы члены команды определяют потенциальных поставщиков, запрашивают расценки, проводят тендер, выбирают поставщика, проводят переговоры с целью заключения долгосрочного соглашения с поставщиками и минимизируют затраты на хранение путем доставки “точно в срок”. Если организация является общественным учреждением, то ей следует удостовериться, что её действия соответствуют закону о проведении закупок работ, товаров или услуг. В случае возникновении проблем руководителям проекта следует найти решение путем переговоров с поставщиками.

Контракт – это юридическое соглашение между двумя или более сторонами, обязывающее их выполнять работы или поставлять товары и услуги согласно оговоренным условиям. Контракт может быть заключен в форме устного соглашения или документа, подписанного участвующими сторонами. Обычно в контракт входят пункты о штрафных санкциях за несоблюдение условий договора. В больших проектах назначаются генеральные подрядчики, которые заключают субдоговоры с другими поставщиками. Ответственность за соблюдение условий поставок субподрядчиками возлагается на генерального подрядчика.

Цель контрактного соглашения – контроль над соблюдением формальных требований к контракту и, после подписания соглашения, управление контрактом во время жизненного цикла проекта. Обычно юридический отдел организации занимается составлением контракта и соблюдением формальных требований с учетом интересов различных сторон, вовлеченных в проект, а также судебными исками об отказе от уплаты долга клиентом или поставщиком.

В этот элемент компетенции также включены внутренние соглашения (т.е. соглашение между сторонами, представляющими одно и то же юридическое лицо), предназначенные для приобретения или поставки товаров или услуг.

Хороший менеджер по контрактам всегда очень глубоко и детально знаком с условиями контракта, он проявляет рассудительность в том, следует ли ему требовать выплаты неустоек в случае, если клиент или подрядчик не выполнили какие-то из своих обязательств. Ему нужно учесть обстоятельства, при которых имело место несоблюдение обязательств и отношений с клиентом или подрядчиком (долгосрочное стратегическое партнёрство или одноразовый контракт).

Возможные шаги процесса:

1. Выявите и определите сферы деятельности, нуждающиеся в обеспечении.

2. Проведите тендер.

3. Выберите поставщиков.

4. Установите административное обеспечение контракта.

5. Выполните контракт.

6. Ведите управление изменениями.

7. Оцените завершение контракта.

8. Закройте контракт.

9. Документируйте извлеченные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для исследования:

Приемосдаточные процедуры и испытания

Управление изменениями

Управление претензиями

Контроль выполнения контракта

Анализ производства и закупок

Неустойки по договору

Порядок и правила выполнения закупок

Стратегическое партнерство

Договоры о каналах поставок

Представление заявки на тендер/подряд

Критерии оценки компетентности по уровням:

А Кандидат удачно осуществил управление закупками и контрактами в рамках важных программ и/или портфелей организации или её отдела.

В Кандидат удачно осуществил управление закупками и контрактами в ситуациях, возникающих в рамках сложного проекта.

С Кандидат удачно осуществил управление закупками и контрактами в ситуациях, возникающих в рамках проекта ограниченной сложности.

D Кандидат обладает знаниями, относящимися к управлению закупками и контрактами проекта, и может применить их на практике.

Основные связи:

1.01. Успешность управления проектом, 1.02. Заинтересованные стороны, 1.05. Качество, 1.06. Проектная организация, 1.07. Работа команды, 1.08. Разрешение проблем, 1.10. Замысел и итоговый продукт проекта, 1.15. Изменения, 1.16. Контроль и отчетность, 1.19. Запуск проекта, 1.20. Закрытие проекта, 2.04. Уверенность в себе, 2.08. Ориентация на результат, 2.11. Переговоры, 2.13. Надежность, 2.15. Этика, 3.01. Проектно-ориентированное управление, 3.06. Предпринимательская деятельность, 3.09. Здоровье, безопасность, охрана труда и окружающая среда, 3.11. Юридические аспекты.