4.1.9. Структуры проекта

Менеджеры портфелей, программ и проектов координируют работу различных структур каждый в своей сфере.

Портфели (и очень часто подпортфели) состоят из проектов и программ различных типов, стоимости, рисков, прибыли, графиков, размеров, стратегической важности, новизны, территориальной важности и т.д. Менеджер портфеля должен уметь различным образом анализировать информацию по портфелю и представлять её высшему руководству для обзора и принятия решения. Портфель – это непрерывная часть деятельности организации, поток проектов и программ, вливающихся в портфель по мере их утверждения, и покидающих портфель по мере их завершения.

Программы состоят из родственных проектов и взаимодействующих мероприятий, они обладают некоторыми из качеств портфелей, но выраженных в меньшей степени. Также, программы имеют ограниченные временные рамки, этим они отличаются от портфелей и приносят сопутствующую прибыль.

Проекты могут быть разбиты на составные части с различных точек зрения, например, структуры работ проекта, проектной организации, стоимости проекта, информации и структуры документации.

Структуры проекта – это ключевые механизмы, служащие созданию порядка внутри проекта, иерархические структуры, следящие за тем, чтобы ничего не было упущено из проекта.

Работа может быть разбита на задания, группы работ и мероприятия. Эти секции или блоки будут ассигнованы поставщику ресурсов, будет составлен график выполнения работ, стоимость будет подсчитана, работа будет спланирована, поручена, контролируема и завершена. Затем, под руководством менеджеров проекта, программы и портфеля, будет составлен и подан отчет о выполненных работах и фактической стоимости.

Проектная организация может быть разбита на подпроекты и модули (например, комбинации планирования; финансы; инфраструктура; поддержка информационно-коммуникационных технологий; научные исследования; развитие; разработка процессов; производственные мощности; закупки и поставки; управление продуктом и/или другие в зависимости от типа проекта). Эти подпроекты и модули представляют отдельные части проекта и/или отдела постоянной организации, к которым принадлежат члены команды проекта или подпроекта. В случае, если менеджер проекта и/или члены команды не имеют достаточного опыта, структуры проекта должны быть составлены очень детально, чтобы обеспечить всесторонний охват всех аспектов проекта.

На критическом пути проект может быть разбит на различные фазы, представляющие собой промежуточные продукты проекта, точки принятия ключевых решений (остановиться/продолжить), решения об инвестициях и так далее.

Затраты могут быть разбиты на части: внешние и внутренние, по усмотрению и целенаправленно, капитальные издержки и доходы, а также с точки зрения сроков несения затрат.

Потоки информации, относящиеся к проекту, могут быть разделены на группы баз данных, на информацию, выведенную на основе данных, на знания, построенные на основе информации, которые в конечном итоге ведут к осмысленному и обоснованному принятию ключевых решений. В случае, если данные сложные и объемные, могут понадобиться реляционная база данных, запросная система и инструменты добычи данных, которые помогут детально исследовать существующие данные.

Проектная документация должна соответствовать установленным форматам: формулировке характера проекта, плану управления проектом, различным видам собраний команды, обзорам проекта, документации, связанной с продуктом проекта и т.д. Доступ ко всем физическим и электронным архивам документов должен быть контролируемым, документы должны пересматриваться и сохраняться.

Возможные шаги процесса:

1. Проанализируйте портфель, программу или проект и сформулируйте различные необходимые структуры.

2. Назначьте ответственных за каждую структуру.

3. Составьте требования и пооперационный перечень работ по каждой структуре.

4. Разработайте средства демонстрации структур.

5. Детально продумайте, проанализируйте и изберите структуры.

6. Ведите обмен информацией и контролируйте структуры проекта.

7. Ведите обслуживание структур.

8. Документируйте извлеченные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для исследования:

Системы кодирования

Базы данных, ввод данных и расшифровка выходных данных

Иерархические и неиерархические структуры

Многомерные структуры

Глубина и широта структур

Структуры работ проекта

Критерии оценки компетентности по уровням:

А Кандидат удачно осуществил управление структурами проектов в рамках важных программ и/или портфелей одной из организаций или её отдела.

В Кандидат удачно осуществил создание структур в ситуациях, возникающих в рамках сложного проекта.

С Кандидат удачно осуществил создание структур в ситуациях, возникающих в рамках проекта ограниченной сложности.

D Кандидат обладает знаниями, относящимися к управлению структурами проекта, и может применить их на практике.

Основные связи:

1.01. Успешность управления проектом, 1.06. Проектная организация, 1.10. Замысел и итоговый продукт проекта, 1.13. Затраты и финансы, 1.15. Изменения, 1.16. Контроль и отчетность, 1.18. Коммуникация, 2.01. Лидерство, 2.03. Самоконтроль, 2.07. Творчество, 2.09. Продуктивность, 2.13. Надежность, 3.04. Осуществление проектов, программ и портфелей (3П), 3.07. Системы, продукты и технология.