2.9.4. Оформлення результатів комерційних переговорів

Відповідальний за проведення переговорів до складу їх учасників повинен призначити особу, яка буде записувати зміст переговорів. Слід підкреслити, що стенографування і магнітне записування комерційних пере­говорів робити не прийнято. Це розцінюється як прояв недовіри і бажання спіймати партнера на слові.

Працівник, якому доручено записування переговорів, коротко за­значає основні позиції сторін, розбіжності і домовленості. Після закінчен­ня переговорів він розшифровує свої помітки і складає запис , який за­тверджується відповідальним за ведення переговорів, підшивається у справу договору і вводиться в комп'ютерний файл договору. На основі до­сягнутих на переговорах домовленостей працівники оперативних комер­ційних груп і відділів вносять зобов'язання сторін у свої комплексні плани з вказівкою контрольного терміну їх виконання і контролю.

Дивною вважається практика багатьох фірм, які акуратно підшивають у справу часом малозначні комерційні документи і не оформляють записи переговорів, на яких прийняті серйозні зо­бов'язання сторін одночасно із складанням запису переговорів той же або інший учасник переговорів складає довідку на фірму контра­гента, в яку заносяться всі відомості про контрагента, отримані в хо­ді розмови. Але це аж ніяк не означає, що партнера потрібно спеціа­льно випитувати за складеною програмою.

У довідку про фірму можуть входити відомості, про її організа­ційно-правову форму, величину статутного капіталу, структурну схему управління, число працівників, номенклатуру випущених, закуплених і товарів, що збуваються, обсяг випуску і товарообігу, систему збуту і будь-які інші відомості. Одночасно з цим даються персональні характеристики представників контрагента: п'є, палить, витриманий або ризикований, за­тятий або схильний до компромісів, на якому напрямі комерційної діяль­ності спеціалізується, яке посідає становище на фірмі, яке коло повнова­жень і т.д. Довідка підписується її складачем і вноситься в комп'ютерне досьє на фірму. Нагромадження довідкових матеріалів на контрагента є процесом утворення "золотого запасу" комерційної фірми, що забезпечує можливість іншим працівникам, призначеним на наступні переговори з тим же контрагентом, завчасно бути зорієнтованими у важливих характе­ристиках його роботи. В комп'ютерні дані на контрагентів бажано заноси­ти вихідні і кінцеві матеріали до подання і вирішення рекламацій на това­ри, а також матеріали інших претензій до цієї фірми. Якщо контрагент проявив себе особливо позитивно у виконанні зобов'язань, то і такі відо­мості також корисно вводити в його комп'ютерне досьє. Всі ці справи зви­чайно зосереджуються у відділі маркетингу або комерційному відділі і до­ступні всьому керівництву і оперативному персоналу фірми.

Складання записів переговорів і довідок про фірми - це практика, застосована всіма добре організованими компаніями. Без сумніву, після переговорів представники іноземного контрагента, повернувшись в го­тель, складуть і запис переговорів , і довідку на Вас і Вашу фірму.

Якщо внаслідок переговорів не вдалося остаточно дійти згоди, все ж для фірми бажано зафіксувати досягнуті домовленості для наступного розвитку співробітництва, можна підписати протокол про наміри. У випад­ках, коли контрагент відмовляється підписати протокол про наміри, але якщо фірма все-таки хотіла б зафіксувати частковий процес у переговорах, щоб не повертатися до вже узгоджених питань, можна скласти пам'ятну записку (меморандум), підписати її з двох сторін або хоча б зі своєї сторо­ни і примірник вручити контрагенту. Ні протокол про наміри, ні тим бі­льше меморандум не мають обов'язкової юридичної сили, але певною мі­рою зобов'язують контрагента зважати на раніше прийняте рішення. Природно, що підписані протоколи про наміри і меморандуми підшива­ються в досьє контрактів і угод, а також вводяться в комп'ютерне досьє.

Останнім часом широко практикується складання протоколу про наміри. Це порівняно нова в нашій країні форма оформлення результатів переговорів, прийнята звичайно в комерційній діяльності. В цьому протоколі сторони виражають свої наміри вступити в контрактні відноси­ни і приймають конкретні підготовчі зобов'язання на визначений термін.

Простота процедури і складання документа до таких протоколів, як здається на перший погляд, вимагає уважного ставлення, щоб не допусти­ти прийняття в них будь-яких зобов'язань, здатних потягти за собою фі­нансові вимоги або претензії.

Протокол повинен містити таку мінімальну інформацію :

• назву документа;

• місце складання і дату;

• повні юридичні назви сторін, які беруть участь, прізвище і ім'я представників, їх посади і права;

• предмет обговорення і наміри сторін з цього приводу;

• цілі сторін з предмета обговорення;

• попереднє зобов'язання сторін;

• зобов'язання сторін за протоколом;

• зобов'язання не розголошувати конфіденційної інформації;

• зобов'язання здійснювати оферти за предметом протоколу тре­тій особі в період дії протоколу чи зобов'язання за ним;

• термін дії протоколу, після закінчення якого домовленість сто­рін втрачає силу, якщо обидві сторони (або одна із них) не зробили конк­ретних кроків в напрямку здійснення будь-яких дій, обумовлених цим протоколом;

• зобов'язання сторін здійснювати всі дії і витрати щодо виконан­ня своїх зобов'язань за цим протоколом за свій рахунок і не пред'являти фінансових або інших претензій до партнера.

Остання умова є дуже важливою і окреслює ризик кожної із сторін. Слід зауважити, що на практиці значна частина таких протоколів не має життєвої сили і залишається тільки на папері. Необхідність складання та­кого протоколу залежить від рішення сторін і від їх практичних намірів. Протокол про наміри може бути корисним під час вирішення питання про виділення фінансування об'єкту, одержання кредитів, складання перспек­тивного плану і в інших випадках практичної діяльності з підготовки кон­тракту, наприклад, під час проведення науково-технічної, екологічної або іншої експертизи, патентних досліджень.

Більш поглиблена і розширена форма протоколу про наміри - попередній контракт. В ньому сторони формулюють основні принципи та умови майбутнього контракту і беруть зобов'язання щодо додаткового оформлення документації, одержання кредитів, пошуку підрядників та інше. За таким контрактом сторони в майбутньому зо­бов'язуються укласти контракт на передачу продукції, виконання робіт і т.д. на умовах, здебільшого передбачених цим контрактом.

Попередній контракт може містити обмежені фінансові зо­бов'язання сторін з деякими застереженнями. Попередній контракт обов'язково укладається в письмовій формі. Інколи сторони розуміють по­передній контракт в контексті генеральної угоди або контракту, в якому докладно описують найзагальніші принципи майбутніх стосунків і умов взаємодії. Такий контракт має юридичну силу і посилання на нього дійсні. Кінцевою метою комерційних переговорів є підписання контракту про купівлю-продаж товарів, вимоги до змісту якого розглядалися вище.

ЧИ ЗНА ЄТЕ ТЕПЕР ВИ?

1. Основні норми поведінки учасників переговорів?

2. Порядок знайомства учасників переговорів?

3. Порядок формування груп учасників переговорів?

4. Як розпочати комерційні переговори?

5. Особливості психологічної атмосфери комерційних переговорів?

6. Якими документами можна оформити результати переговорів?