2.5.2. Порядок підготовки та проведення ярмарків в Україні і за кордоном

Порядок підготовки та проведення ярмарків (виставок) в Україні регулюється "Положенням про порядок проведення міжобласних оптово-промислових ярмарків" (затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 30.08.95 Р. №693). Згідно з цим Положенням ініціаторами проведення ярмарків можуть бути:

• міністерства та відомства;

• місцеві органи державної виконавчої влади, міськкоми Рад; господарські товариства, об'єднання підприємств, інші органі­зації та підприємства, діяльність яких пов'язана з насиченням ринку това­рами.

Ініціатори проведення міжобласних оптово-промислових ярмарків подають Міністерству економіки України до 15 березня кожного року пропозиції про час , місце проведення ярмарків, їх товарну спрямованість, склад дирекцій та їх учасників.

Міністерство економіки узагальнює ці пропозиції, уточнює склад дирекцій, учасників, час і місце проведення ярмарків, розробляє графік їх проведення і подає Міжвідомчому комітетові з організації та проведення міжобласних оптово-промислових ярмарків на затвердження.

Після встановлення часу та місця проведення ярмарку його органі­затори повинні визначити джерела надходження коштів, за рахунок яких буде проводитися ярмарок; вирішити інші питання, пов'язані з проведен­ням ярмарку та інформувати про це учасників, інших зацікавлених юри­дичних та фізичних осіб у формі запрошень, рекламних повідомлень у за­собах масової інформації тощо.

Запрошення потенційним учасникам ярмарку його організатори надсилають не пізніше ніж за зо днів до початку роботи. У разі зміни дати проведення ярмарку про це повідомляються учасники не пізніше ніж за ю днів до встановленого раніше строку.

У запрошенні зазначаються: місце та час проведення, вид (регіона­льний, міжнародний, міжрегіональний), товарна спрямованість ярмарку, сума коштів за участь у ярмарку із зазначенням вартості кожного виду по­слуг, що надаватимуться; порядок розподілу експозиційної площі та допу­ску експонатів до участі в ярмарку, рекламування товарів та інші умови. Крім цього, повідомлення про проведення ярмарків та виставок подаються в засобах масової інформації, каталогах тощо.

Суб'єкти підприємницької діяльності, які передбачають взяти участь у ярмарку, надсилають його комітету письмову заявку не пізніше ніж за 15 днів до початку ярмарку.

Учасники ярмарку мають право:

• рекламувати свою продукцію, в тому числі і ті товари, що готуються до виробництва;

• укладати договори купівлі-продажу (поставок) товарів;

• представляти інтереси та укладати договори від імені інших юридичних осіб;

• вимагати від організаторів ярмарку дотримання умов його проведення.

Суб'єкти комерційної діяльності, що беруть участь в ярмарку, зо­бов'язані: зареєструватися на ярмарку; представляти (для продавців) зра­зки товарів відповідно до вимог чинних стандартів, каталоги, проспекти, інші матеріали, що характеризують товари; подавати повну інформацію про товар, що реалізується; мати відповідні повноваження для укладання

угод

Координацію робіт з організації та проведення ярмарків здійснює міжобласний комітет з організації та проведення міжобласних оптово-промислових ярмарків при Міністерстві економіки. Він є постійно діючим органом і формується з представників і відомств, діяльність яких пов'язана з питаннями споживчого ринку та затверджується Ка­бінетом Міністрів України.

Комітет за поданням Мінекономіки затверджує графіки проведен­ня ярмарків, їх вид та товарну спрямованість, склад дирекції та учасників; сприяє діяльності товаровиробників - учасників ярмарків щодо реалізації товарів вітчизняного виробництва, розширення їх асортименту та поліп­шення якості з урахуванням попиту населення, підбиває підсумки ярмар­ків; інформує Кабінет Міністрів про результати купівлі-продажу товарів на виставках, ярмарках, стан задоволення попиту покупців. Його рішення оформляються протоколом, приймаються більшістю голосів та є обов'язковими для дирекції, інших органів ярмарку та для учасників.

Засідання міжвідомчого Комітету проводяться за потребою, але не рідше одного разу в рік. Загальне керівництво роботою ярмарку здійс­нює дирекція. Вона проводить реєстрацію та розміщення учасників, складає кошторис витрат на проведення ярмарку, визначає розмір коштів, які вносяться учасниками , про що їх інформує ; визначає порядок та ре­жим роботи ярмарку, графіки зустрічей продавців і покупців з урахуван­ням черговості укладення договорів; укладає договори на оренду ярмар­кових приміщень, вирішує питання матеріально-технічного забезпечення діяльності ярмарку та його учасників; організовує роботу, пов'язану із за­безпеченням учасників необхідними послугами; вирішує питання охорони та страхування матеріальних цінностей та майна ярмарку, а також експо­натів, представлених учасниками; організовує роботу з надання правової консультативної допомоги учасникам ярмарку.

До складу дирекції ярмарку включаються представники учасників. Дирекція ярмарку використовує за домовленістю між його учасниками банківський рахунок, бланки та печатку одного із учасників, а очолює її керівник підприємства, організації, установи, банківський рахунок, блан­ки та печатка якого використовуються.

Оплата членів дирекції ярмарку, обслуговуючого персоналу та інші витрати здійснюється за рахунок коштів на проведення ярмарку.

Дирекція ярмарку не пізніше 15 днів після закінчення ярмарку уза­гальнює його результати і надає інформацію - аналітичну довідку міжві­домчому комітетові.

За рубежем порядок проведення ярмарків є більш ліберальним. Координацію їх роботи здійснюють асоціативні органи, яким делеговані ярмарками, фірмами, що входять в такі об'єднання.

В Німеччині, наприклад, таку функцію виконує Комісія з питань ярмарків і виставок (АУМА). Цей орган підготовляє дові­дники з питань проведення ярмарків, графіки їх проведення з групуван­ням за спеціалізацією і за країнами, узагальнює їх роботу і проводить на­вчання, просвітницьку роботу, організовує зв'язки з аналогічними органі­заціями інших країн.

Місця на багатьох європейських виставках і ярмарках займаються дуже швидко. Приймання заявок на участь у них завершуються за 6-І8 мі­сяців до початку. До реєстрації фірма-учасник отримує від організатора ярмарку такі документи та інформацію: плани території; плани павільйонів; документи для реєстрації; документи про послуги; місця для стендів, що пропонуються; умови проведення виставки; інструкції.

Така інформація є дуже необхідною для прийняття рішення про участь в ярмарку, виборі місця розташування стенду.

В заяві фірма-учасник вказує: розміри, тип та вид стенду, дані про товари, що будуть виставлятися тощо.

В документі про умови участі у виставці, який висилається потен­ційному учаснику, зазначаються такі пункти договору, як допуск на ярма­рок, орендна плата за стенд, умови оплати, можливості розірвання дого­вору, порядок реєстрації субекспонентів та додаткових фірм.

Виставково-ярмаркова діяльність за рубежем - це ціла індустрія, яка дає можливість вирішити, крім числа комерційних справ, питання до­тримання техніки безпеки, страхування, надання сервісних послуг, транс­портування та зберігання, інформаційного обслуговування, захисту нав­колишнього середовища тощо.